Umstieg oder Wahlfreiheit? Wir klären, ob das klassische Outlook noch in Office 365 enthalten ist

Die Welt der Technologie ist ständig in Bewegung, und kaum ein Bereich zeigt dies so deutlich wie die Entwicklung von Software. Insbesondere bei den Kernanwendungen, auf die sich Millionen von Nutzern tagtäglich verlassen, können Veränderungen große Unsicherheit hervorrufen. Ein solches Thema, das in den letzten Monaten für viel Gesprächsstoff, Fragen und manchmal auch leichte Verwirrung gesorgt hat, ist die Zukunft des E-Mail-Clients schlechthin: **Outlook**. Genauer gesagt, die Frage, ob das gute alte, bewährte **klassische Outlook** noch ein fester Bestandteil von **Office 365** (heute **Microsoft 365**) ist oder ob wir uns bereits auf einen erzwungenen **Umstieg** auf eine neue Version einstellen müssen.

In diesem umfassenden Artikel tauchen wir tief in die Materie ein, beleuchten die aktuelle Situation, analysieren die Unterschiede zwischen den Versionen und geben Ihnen eine klare Antwort auf die Frage nach der **Wahlfreiheit** – und was die Zukunft für E-Mail-Management unter Microsofts Flagge bereithält.

### Der Kern der Frage: Ist das klassische Outlook noch da?

Lassen Sie uns gleich zur Sache kommen: Ja, das **klassische Outlook für Windows** ist derzeit **noch in Ihren Microsoft 365-Abonnements enthalten**. Wenn Sie ein Abonnement für **Microsoft 365** (egal ob Personal, Family, Business Standard, Business Premium oder Enterprise-Pläne wie E3/E5) besitzen, haben Sie weiterhin vollen Zugriff auf die vertraute Desktop-Anwendung, die viele seit Jahren nutzen und schätzen.

Die Verwirrung entsteht hauptsächlich durch die Einführung des „neuen Outlook für Windows”, das Microsoft aktiv bewirbt und das zunehmend an Präsenz gewinnt. Dieses neue Outlook, intern auch unter dem Codenamen „Project Monarch” bekannt, ist eine Neuentwicklung, die auf einer anderen technologischen Basis fußt als sein Vorgänger. Es ist *nicht* der sofortige Ersatz für das klassische Outlook, sondern zunächst eine zusätzliche Option, die eine moderne, vereinfachte und Cloud-fokussierte Erfahrung bieten soll.

### Das klassische Outlook: Ein treuer Begleiter mit Historie

Das **klassische Outlook**, wie wir es kennen, ist eine vollwertige Win32-Desktop-Anwendung, die tief in das Windows-Betriebssystem integriert ist. Es ist seit Jahrzehnten der De-facto-Standard für professionelles E-Mail-Management in Unternehmen und bei anspruchsvollen Privatnutzern. Seine Stärken liegen in seiner umfassenden Funktionalität, seiner Robustheit und seiner Fähigkeit, auch komplexe Arbeitsabläufe zu unterstützen.

**Was das klassische Outlook auszeichnet:**

1. **Umfassende Offline-Fähigkeiten:** Es speichert E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben lokal in OST- oder PST-Dateien. Dies ermöglicht eine nahtlose Arbeit auch ohne Internetverbindung, mit der Gewissheit, dass die Daten synchronisiert werden, sobald eine Verbindung besteht.
2. **Tiefe Systemintegration:** Es integriert sich nahtlos mit anderen **Office-Anwendungen** und dem Windows-Betriebssystem, beispielsweise durch MAPI-Schnittstellen für Add-ins oder die Möglichkeit, E-Mails direkt aus Anwendungen wie Word oder Excel zu versenden.
3. **Vielfältige Add-ins und Erweiterungen:** Eine riesige Bibliothek von COM-Add-ins von Drittanbietern erweitert die Funktionalität für spezifische Branchenanforderungen, CRM-Integrationen oder spezielle Produktivitätstools.
4. **VBA-Makros und Automatisierung:** Für Power-User und Entwickler bietet das klassische Outlook die Möglichkeit, komplexe Aufgaben mittels VBA (Visual Basic for Applications) zu automatisieren.
5. **Granulare Anpassungsoptionen:** Von der Anpassung der Benutzeroberfläche bis hin zu erweiterten Regeln und Archivierungsoptionen bietet es eine hohe Flexibilität.
6. **PST-Dateien:** Die Möglichkeit, lokale Datenarchive in PST-Dateien zu erstellen und zu verwalten, ist für viele Unternehmen und Privatpersonen ein entscheidendes Feature für die langfristige Datenaufbewahrung.

Diese Merkmale haben das klassische Outlook über Jahre hinweg zu einem unverzichtbaren Werkzeug gemacht. Doch die Technologielandschaft verändert sich, und damit auch die Anforderungen an moderne Software.

### Der „neue Outlook für Windows”: Ein Blick in die Zukunft

Der „neue Outlook für Windows” ist Microsofts Antwort auf diese Veränderungen. Er basiert technologisch auf der **Outlook Web App (OWA)** und zielt darauf ab, eine einheitliche und moderne Erfahrung über alle Plattformen hinweg zu bieten. Die Idee ist, dass Outlook auf Windows, macOS und im Web dieselbe Codebasis und damit eine ähnliche Benutzeroberfläche und Funktionalität haben soll.

**Was das neue Outlook verspricht:**

1. **Vereinheitlichte Erfahrung:** Ein Ziel ist es, eine konsistente Erfahrung über alle Geräte und Betriebssysteme hinweg zu schaffen. Der „neue Outlook” soll auch die Mail- und Kalender-Apps in Windows ersetzen und zukünftig vielleicht auch das klassische Outlook.
2. **Modernes Design und Performance:** Es bietet eine aufgeräumte, moderne Benutzeroberfläche, die schneller starten und weniger Systemressourcen verbrauchen soll.
3. **Cloud-zentriert:** Der Fokus liegt auf der Nutzung von Cloud-Diensten. Das bedeutet, dass viele Funktionen direkt aus der Cloud bereitgestellt werden und die App selbst schlanker ist.
4. **Unterstützung mehrerer Konten:** Es kann verschiedene E-Mail-Konten (Microsoft 365, Outlook.com, Gmail, Yahoo!, IMAP) in einer einzigen Oberfläche verwalten, ohne dass für jedes Konto separate Profile erstellt werden müssen, wie es teilweise im klassischen Outlook der Fall war.
5. **Neue Cloud-Features:** Der „neue Outlook” ist die erste Anlaufstelle für neue, Cloud-basierte Funktionen und Integrationen, z.B. **Microsoft Loop** Komponenten oder die zukünftige Integration von **Copilot** und anderen KI-gestützten Tools.
6. **Einfachere Verwaltung:** Für IT-Administratoren verspricht die einheitliche Codebasis eine einfachere Bereitstellung, Wartung und Verwaltung der Anwendung.

Sie erkennen das neue Outlook an dem „Neuer Outlook”-Schalter in der oberen rechten Ecke des klassischen Outlook, der Sie einlädt, die neue Version auszuprobieren.

### Feature-Vergleich: Klassisch vs. Neu – Was fehlt, was ist anders?

Der Übergang ist selten reibungslos, und das neue Outlook hat, bedingt durch seine Architektur, einige Funktionen, die im klassischen Outlook vorhanden sind, derzeit (noch) nicht oder anders implementiert.

**Was im neuen Outlook (derzeit) anders/nicht vorhanden ist:**

* **Keine PST-Dateien:** Das neue Outlook unterstützt keine lokalen PST-Dateien zur Datenspeicherung oder Archivierung. Die Daten werden primär in der Cloud (Exchange Online, Gmail etc.) oder lokal über OST-Dateien (aber anders als im klassischen Outlook) verwaltet.
* **Keine COM-Add-ins:** Klassische COM-Add-ins, die tief in Windows integriert sind, werden nicht unterstützt. Stattdessen setzt das neue Outlook auf moderne Web-Add-ins (Office Add-ins), die plattformübergreifend funktionieren. Dies erfordert, dass Softwareanbieter ihre Add-ins anpassen.
* **Keine VBA-Makros:** Die Möglichkeit, Aufgaben durch VBA-Makros zu automatisieren, entfällt. Zukünftige Automatisierungen werden über Power Automate oder andere Cloud-basierte Dienste laufen müssen.
* **Begrenzte Offline-Funktionalität:** Obwohl Offline-Zugriff möglich ist, sind die umfassenden, tiefgreifenden Offline-Fähigkeiten des klassischen Outlook, insbesondere bei der Arbeit mit großen Datenmengen oder der Wiederherstellung bei längerem Ausfall, noch nicht vollständig erreicht.
* **Keine MAPI-Integration:** Anwendungen, die direkt auf MAPI angewiesen sind (z.B. einige alte CRM-Systeme oder Archivierungslösungen), können Probleme bei der Integration mit dem neuen Outlook haben.
* **Manche Nischenfunktionen:** Funktionen wie die „Öffentlichen Ordner” (in manchen Konfigurationen), einige Archivierungsoptionen oder sehr spezifische Ansichten und Filter sind möglicherweise noch nicht oder nur anders verfügbar.
* **Geringere Anpassungstiefe:** Während das neue Outlook eine modernere Optik bietet, sind die Möglichkeiten zur granularen Anpassung der Benutzeroberfläche oder des Verhaltens derzeit noch eingeschränkter als beim Klassiker.

Es ist wichtig zu betonen, dass Microsoft ständig an der Weiterentwicklung des neuen Outlook arbeitet und viele der fehlenden Funktionen im Laufe der Zeit hinzugefügt werden könnten. Einige Funktionen werden jedoch aufgrund der architektonischen Änderungen (z.B. COM-Add-ins, VBA) voraussichtlich nicht zurückkehren.

### Die Strategie von Microsoft: Eine sanfte Evolution

Microsoft verfolgt mit dem neuen Outlook eine klare Strategie: Die Vereinheitlichung der Outlook-Erfahrung über alle Plattformen hinweg, die Nutzung der Cloud als primäre Infrastruktur und die Modernisierung der Benutzeroberfläche und der dahinterliegenden Technologie. Dies erleichtert die Entwicklung neuer Funktionen, verbessert die Sicherheit und ermöglicht eine flexiblere Bereitstellung.

Der Übergang wird jedoch nicht abrupt sein. Microsoft versteht, dass Millionen von Nutzern und Unternehmen auf das klassische Outlook angewiesen sind und ein erzwungener, schneller Umstieg zu großen Problemen führen würde. Daher gibt es eine Phase der **Wahlfreiheit**, in der Nutzer zwischen den beiden Clients wechseln und das neue Outlook ausprobieren können.

Dennoch gibt es Anzeichen für die langfristige Richtung: Das neue Outlook ersetzt bereits die integrierten Mail- und Kalender-Apps in Windows 10 und 11. Dies ist ein erster Schritt, um die neue App als Standard zu etablieren. Es ist wahrscheinlich, dass das klassische Outlook irgendwann in der Zukunft nicht mehr weiterentwickelt oder nur noch mit Sicherheitsupdates versorgt wird, bevor es ganz eingestellt wird. Der genaue Zeitplan dafür ist jedoch noch unbekannt und wird stark von der Akzeptanz des neuen Outlook und der vollständigen Implementierung der benötigten Funktionen abhängen.

### Für wen ist das klassische Outlook noch unverzichtbar?

Trotz der Neuerungen gibt es klare Anwendungsfälle, in denen das **klassische Outlook** vorerst noch die bessere oder sogar die einzige praktikable Wahl ist:

* **Unternehmen mit Legacy-Systemen:** Wenn Ihr Unternehmen auf ältere CRM-Systeme, Archivierungslösungen oder Branchensoftware angewiesen ist, die spezielle COM-Add-ins oder tiefe MAPI-Integrationen erfordern, ist das klassische Outlook oft unverzichtbar.
* **Power-User mit VBA-Makros:** Nutzer, die umfangreiche Automatisierungen oder Skripte in VBA für ihre E-Mail-Workflows erstellt haben, können diese im neuen Outlook nicht mehr nutzen und müssten ihre Prozesse komplett umstellen.
* **Intensive Offline-Arbeit:** Wer oft und lange ohne zuverlässige Internetverbindung arbeitet und dabei auf den vollen Funktionsumfang seines E-Mail-Clients angewiesen ist, profitiert weiterhin von den robusten Offline-Fähigkeiten des Klassikers.
* **Nutzung von PST-Archiven:** Unternehmen oder Privatpersonen, die auf die Verwaltung und Nutzung lokaler PST-Dateien für Archivierungszwecke angewiesen sind, müssen beim klassischen Outlook bleiben.

### Für wen ist der Umstieg auf das neue Outlook sinnvoll?

Der „neue Outlook für Windows” ist für viele Nutzer bereits heute eine attraktive Option:

* **Neue Nutzer von Microsoft 365:** Wer neu in die Microsoft 365-Welt einsteigt und keine Altlasten mit sich herumschleppt, findet im neuen Outlook eine moderne, intuitive und zukunftssichere Lösung.
* **Anwender, die eine einfache, moderne Oberfläche bevorzugen:** Das aufgeräumte Design und die verbesserte Performance sprechen alle an, die eine schlanke und schnelle E-Mail-Erfahrung suchen.
* **Nutzer mit mehreren E-Mail-Konten:** Die einfache Integration verschiedener E-Mail-Anbieter (Microsoft 365, Outlook.com, Gmail, Yahoo!, IMAP) in einer einzigen App ist ein großer Vorteil.
* **Unternehmen, die auf Cloud-Add-ins setzen:** Wenn Ihre Geschäftsprozesse auf modernen Web-Add-ins basieren oder Sie plant, diese zu implementieren, ist das neue Outlook die richtige Plattform.
* **Anwender, die die neuesten Microsoft 365-Features nutzen möchten:** Wer die Integration von Microsoft Loop, Copilot und anderen KI-gestützten Cloud-Funktionen als Erster nutzen möchte, kommt am neuen Outlook nicht vorbei.

### Fazit: Wahlfreiheit mit Blick in die Zukunft

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die gute Nachricht ist, dass das **klassische Outlook** weiterhin ein integraler Bestandteil Ihrer **Microsoft 365**-Abonnements ist und Sie es ohne Einschränkungen nutzen können. Es gibt derzeit keinen erzwungenen **Umstieg**. Sie haben die **Wahlfreiheit**.

Allerdings ist der „neue Outlook für Windows” kein einfacher Klon oder nur ein kleines Update. Er repräsentiert eine grundlegende Verschiebung in Microsofts Strategie und ist die klare Zukunft der E-Mail-Kommunikation im Microsoft-Ökosystem. Es ist eine moderne, Cloud-zentrierte Anwendung, die viele Vorteile bietet, aber auch einige der traditionellen Features des Klassikers (noch) vermissen lässt.

Unsere Empfehlung lautet daher: Nutzen Sie die bestehende **Wahlfreiheit**! Probieren Sie den „neuen Outlook” aus, machen Sie sich mit seinen Funktionen vertraut und bewerten Sie, ob er Ihren persönlichen oder geschäftlichen Anforderungen bereits gerecht wird. Für viele wird er eine willkommene Modernisierung sein, während andere, insbesondere Unternehmen mit spezifischen Abhängigkeiten, vorerst beim **klassischen Outlook** bleiben müssen oder eine sorgfältige Migrationsstrategie planen sollten.

Die Technologiewelt steht niemals still, und auch wenn das klassische Outlook uns noch eine Weile begleiten wird, ist die Richtung klar: Die Zukunft ist webbasiert, Cloud-zentriert und vereinheitlicht. Wer flexibel bleibt und sich frühzeitig mit den neuen Möglichkeiten auseinandersetzt, ist bestens für die digitalen Herausforderungen von morgen gerüstet.