Barrierefreiheit in Dokumenten ist heutzutage nicht nur wünschenswert, sondern oft auch gesetzlich vorgeschrieben. Viele Unternehmen und Einzelpersonen verlassen sich auf Microsoft Excel, um Daten zu verarbeiten und zu präsentieren. Ein wichtiger Schritt, um diese Daten für alle zugänglich zu machen, ist die Konvertierung von Excel-Dateien in barrierefreie PDFs. Leider kann es vorkommen, dass der Excel PDF-Export fehlschlägt und die essentiellen Dokumentstrukturtags, die für die Barrierefreiheit notwendig sind, nicht korrekt erstellt werden. In diesem Artikel erklären wir, warum das passiert und bieten Ihnen detaillierte Lösungen, um dieses Problem zu beheben.
Was sind Dokumentstrukturtags und warum sind sie wichtig?
Bevor wir uns den Problemlösungen widmen, ist es wichtig zu verstehen, was Dokumentstrukturtags sind und warum sie für die Barrierefreiheit von PDFs unerlässlich sind. Dokumentstrukturtags (auch bekannt als „Tags”) sind unsichtbare Informationen, die in eine PDF-Datei eingebettet sind und die logische Struktur des Dokuments beschreiben. Sie definieren beispielsweise, welche Textpassagen Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen oder Bilder sind.
Warum sind sie wichtig?
- Bildschirmleseprogramme: Menschen mit Sehbehinderungen verwenden Bildschirmleseprogramme, um den Inhalt von Dokumenten zu erfassen. Diese Programme nutzen die Dokumentstrukturtags, um den Inhalt in einer logischen und verständlichen Reihenfolge vorzulesen. Ohne diese Tags „liest” der Bildschirmleser das Dokument möglicherweise in einer völlig unzusammenhängenden Weise vor, was es für den Benutzer unmöglich macht, den Inhalt zu verstehen.
- Navigation: Dokumentstrukturtags ermöglichen die einfache Navigation innerhalb eines Dokuments. Nutzer können beispielsweise schnell zu Überschriften springen, Tabellen durchsuchen oder Bildbeschreibungen abrufen.
- Suchbarkeit: Dokumentstrukturtags verbessern die Suchbarkeit von PDFs. Suchmaschinen können die Tags verwenden, um den Inhalt des Dokuments besser zu verstehen und relevante Suchergebnisse zu liefern.
- Konvertierung: Dokumentstrukturtags erleichtern die Konvertierung von PDFs in andere Formate, z.B. in Text oder HTML, ohne dass die ursprüngliche Struktur verloren geht.
Warum scheitert der Excel PDF-Export manchmal an den Dokumentstrukturtags?
Es gibt verschiedene Gründe, warum der Excel PDF-Export in Bezug auf die Dokumentstrukturtags scheitern kann:
- Komplexität des Excel-Dokuments: Sehr komplexe Excel-Dokumente mit vielen Formatierungen, Diagrammen, Bildern und eingebetteten Objekten können für Excel schwierig zu verarbeiten sein. Die Software kann Schwierigkeiten haben, die logische Struktur des Dokuments korrekt zu interpretieren und entsprechende Tags zu erstellen.
- Fehlerhafte Formatierung: Inkonsistente oder fehlerhafte Formatierung in Excel (z.B. Überschriften, die nicht als solche formatiert sind) kann dazu führen, dass Excel die Dokumentstruktur falsch erkennt.
- Nicht unterstützte Funktionen: Einige Funktionen in Excel (z.B. bestimmte Diagrammtypen oder VBA-Makros) werden möglicherweise nicht vollständig vom PDF-Export unterstützt, was zu fehlenden oder fehlerhaften Tags führen kann.
- Software-Version: Ältere Versionen von Excel haben möglicherweise weniger ausgefeilte Algorithmen zur Erstellung von Dokumentstrukturtags.
- Defekte Installation: Eine beschädigte oder fehlerhafte Excel-Installation kann ebenfalls zu Problemen beim PDF-Export führen.
- Fehlende oder falsche alternative Texte für Bilder und Grafiken: Wenn Bildern und Grafiken keine alternativen Texte zugewiesen wurden, können diese nicht in die Dokumentstruktur eingebunden werden.
Die Lösung: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung barrierefreier PDFs aus Excel
Hier ist eine detaillierte Anleitung, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Excel-Dokumente beim Export als PDF barrierefrei sind:
- Vorbereitung des Excel-Dokuments:
- Konsistente Formatierung: Verwenden Sie die in Excel integrierten Formatvorlagen für Überschriften, Absätze und Tabellen. Dies hilft Excel, die logische Struktur des Dokuments zu erkennen. Gehen Sie zu „Format” -> „Formatvorlagen” und wählen Sie die passenden Stile aus.
- Logische Reihenfolge: Stellen Sie sicher, dass die Informationen in Ihrem Excel-Dokument in einer logischen Reihenfolge angeordnet sind. Dies ist besonders wichtig für Bildschirmleseprogramme.
- Klare Tabellenstruktur: Tabellen sollten klar strukturiert sein, mit eindeutigen Kopfzeilen und Spaltenbeschreibungen. Vermeiden Sie verbundene Zellen, da diese die Barrierefreiheit beeinträchtigen können.
- Alternative Texte für Bilder und Grafiken: Fügen Sie alternative Texte (Alt-Texte) für alle Bilder und Grafiken hinzu. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild, wählen Sie „Grafik formatieren” (oder „Bild formatieren” in neueren Versionen) und geben Sie im Bereich „Alt-Text” eine prägnante Beschreibung des Bildes ein. Dieser Text wird von Bildschirmleseprogrammen vorgelesen.
- Entfernen unnötiger Elemente: Entfernen Sie alle unnötigen Formatierungen, Leerzeichen oder leeren Zeilen, die die Dokumentstruktur stören könnten.
- Überprüfen der Barrierefreiheit in Excel:
- Barrierefreiheitsprüfung: Excel verfügt über eine integrierte Barrierefreiheitsprüfung. Gehen Sie zu „Datei” -> „Informationen” -> „Auf Probleme überprüfen” -> „Barrierefreiheit überprüfen”. Die Barrierefreiheitsprüfung listet alle Probleme auf, die in Ihrem Dokument gefunden wurden, und gibt Empfehlungen zur Behebung. Beheben Sie alle angezeigten Fehler und Warnungen.
- Konfiguration der PDF-Exportoptionen:
- PDF/A-Konformität: Wählen Sie beim Exportieren als PDF das Format PDF/A (oder PDF/UA, falls verfügbar), da diese Standards speziell für die Langzeitarchivierung und Barrierefreiheit entwickelt wurden. Gehen Sie zu „Datei” -> „Speichern unter” -> wählen Sie „PDF” als Dateityp aus. Klicken Sie auf „Optionen” und stellen Sie sicher, dass die Option „PDF/A-kompatibel” aktiviert ist.
- Tags erstellen: Stellen Sie sicher, dass die Option „Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit” (oder eine ähnliche Formulierung) aktiviert ist. Diese Option ist normalerweise standardmäßig aktiviert, aber es ist ratsam, dies noch einmal zu überprüfen. In neueren Versionen von Excel ist die Option oft unter „Optionen” im Speichern-Dialog zu finden, unter dem Punkt „Informationen”.
- Verwendung eines PDF-Bearbeitungsprogramms zur Nachbearbeitung:
- Adobe Acrobat Pro: Nachdem Sie die PDF-Datei aus Excel exportiert haben, empfiehlt es sich, sie in einem professionellen PDF-Bearbeitungsprogramm wie Adobe Acrobat Pro zu öffnen und die Barrierefreiheit weiter zu verbessern.
- Barrierefreiheitsprüfung in Acrobat Pro: Acrobat Pro verfügt über eine umfassende Barrierefreiheitsprüfung, die detailliertere Informationen über die Barrierefreiheit Ihres PDFs liefert als die Excel-interne Prüfung. Gehen Sie zu „Werkzeuge” -> „Barrierefreiheit” -> „Barrierefreiheitsprüfung”. Beheben Sie alle Fehler, die von der Barrierefreiheitsprüfung gemeldet werden.
- Tag-Baum bearbeiten: Mit Acrobat Pro können Sie den Tag-Baum direkt bearbeiten, um die Dokumentstruktur zu korrigieren oder fehlende Tags hinzuzufügen. Dies erfordert jedoch ein gewisses Maß an Fachkenntnis.
- Alternativtext hinzufügen/bearbeiten: Überprüfen Sie, ob alle Bilder und Grafiken korrekte alternative Texte haben und bearbeiten Sie diese gegebenenfalls.
- Alternative Software und Plugins:
- Third-Party-Plugins: Es gibt verschiedene Third-Party-Plugins für Excel, die speziell für die Erstellung barrierefreier PDFs entwickelt wurden. Diese Plugins bieten oft erweiterte Funktionen und Automatisierungsmöglichkeiten. Beispiele hierfür sind CommonLook Office oder axesPDF for Word & Excel.
- Alternative Software: Wenn Sie weiterhin Probleme mit dem Excel PDF-Export haben, sollten Sie alternative Softwarelösungen in Betracht ziehen, die speziell für die Erstellung barrierefreier Dokumente entwickelt wurden. Denken Sie daran, dass diese oft kostenpflichtig sind.
Zusätzliche Tipps und Tricks
- Vereinfachen Sie komplexe Diagramme: Wenn möglich, vereinfachen Sie komplexe Diagramme oder wandeln Sie sie in einfachere Darstellungen um, die für Bildschirmleseprogramme leichter zu interpretieren sind.
- Verwenden Sie Kontrastreiche Farben: Achten Sie auf ausreichend Kontrast zwischen Text und Hintergrund, um die Lesbarkeit für Menschen mit Sehbehinderungen zu verbessern.
- Testen Sie Ihre PDFs: Testen Sie Ihre fertigen PDFs mit einem Bildschirmleseprogramm (z.B. NVDA oder JAWS), um sicherzustellen, dass sie tatsächlich barrierefrei sind.
- Schulung: Investieren Sie in Schulungen für Ihre Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die Best Practices für die Erstellung barrierefreier Dokumente kennen.
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Excel PDF-Exporte erfolgreich sind und barrierefreie Dokumente erstellt werden, die für alle zugänglich sind. Die Investition in die Barrierefreiheit Ihrer Dokumente ist nicht nur ethisch richtig, sondern auch ein wichtiger Schritt, um ein inklusives Umfeld zu schaffen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.