Die Erstellung von Serienbriefen ist eine der mächtigsten Funktionen von Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word. Ob personalisierte Anschreiben an Kunden, Rechnungen für eine große Anzahl von Empfängern oder maßgeschneiderte Berichte – Serienbriefe sparen unzählige Stunden manueller Arbeit. Doch wer schon einmal versucht hat, diesen Dokumenten eine **fortlaufende Seitennummerierung** hinzuzufügen, kennt das Problem: Oft beginnen die Seitenzahlen bei jedem neuen Brief wieder bei „1”, was das gesamte Dokument unprofessionell wirken lässt und die Übersicht erschwert. Schluss damit! Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die perfekte Seitennummerierung in Ihren Serienbriefen erzielen, die wirklich funktioniert.
### Warum ist die Seitennummerierung im Serienbrief so eine Herausforderung?
Das Kernproblem liegt in der Art und Weise, wie Word Serienbriefe standardmäßig verarbeitet. Wenn Sie einen Serienbrief direkt drucken oder als PDF speichern, behandelt Word jedes einzelne generierte Dokument oft als separate Einheit. Das bedeutet, dass die automatische Seitennummerierung, die Sie vielleicht in Ihrem Hauptdokument eingerichtet haben, bei jedem neuen Datensatz (also jedem neuen Brief) zurückgesetzt wird. Das Ergebnis: Statt eines durchgehend nummerierten Dokuments erhalten Sie eine Sammlung von Einzelbriefen, die jeweils bei Seite 1 beginnen. Für ein professionelles Gesamtdokument, das beispielsweise aus 100 personalisierten Anschreiben besteht, die Sie als einen einzigen Stapel drucken oder versenden möchten, ist das inakzeptabel. Sie benötigen eine Nummerierung, die von Seite 1 bis zur letzten Seite des gesamten, zusammengeführten Dokuments durchläuft – also beispielsweise „Seite 1 von 250”, „Seite 2 von 250” und so weiter.
Die gute Nachricht ist: Es gibt eine einfache und effektive Methode, dieses Problem zu umgehen. Sie erfordert lediglich einen kleinen Zwischenschritt in Ihrem Arbeitsablauf, der den entscheidenden Unterschied macht.
### Die goldene Regel: Immer zuerst in ein neues Dokument zusammenführen
Dies ist der Schlüssel zum Erfolg und der wichtigste Tipp dieser Anleitung. Viele Anwender versuchen, die Seitennummerierung direkt in der Serienbrieffunktion zu steuern oder fügen Seitenzahlen bereits im Vorlagen-Dokument ein, bevor sie den Serienbrief ausführen. Das ist genau der Fehler. Der Trick besteht darin, den **Serienbrief zuerst in ein neues Word-Dokument zusammenzuführen**, bevor Sie die Seitennummerierung einfügen. Dadurch entsteht ein einziges großes Dokument, das alle Ihre individualisierten Briefe enthält, und in diesem *einzelnen* Dokument können Sie dann eine durchgehende Seitennummerierung problemlos implementieren.
### Voraussetzungen und Vorbereitung: So starten Sie richtig
Bevor wir ins Detail gehen, stellen Sie sicher, dass Ihre Grundlagen stimmen. Ein gut vorbereitetes Hauptdokument und eine saubere Datenquelle sind das A und O für jeden erfolgreichen Serienbrief.
1. **Ihre Datenquelle ist sauber:** Ob Excel-Tabelle, CSV-Datei oder Outlook-Kontakte – stellen Sie sicher, dass Ihre Daten fehlerfrei und konsistent sind. Dies hat zwar keinen direkten Einfluss auf die Seitennummerierung, aber auf die Qualität Ihrer gesamten Sendung.
2. **Das Hauptdokument (Vorlage) ist fertig:** Erstellen Sie Ihr Serienbrief-Hauptdokument (z.B. ein Anschreiben, eine Rechnungsvorlage) wie gewohnt. Fügen Sie alle notwendigen Platzhalter für die Seriendruckfelder ein (z.B. «Vorname», «Nachname», «Straße»).
3. **Keine Seitenzahlen im Hauptdokument:** Der entscheidende Punkt: Fügen Sie **keine Seitenzahlen** in der Kopf- oder Fußzeile Ihres *Vorlagen-Dokuments* ein. Dies ist ein häufiger Fehler, der später zu Problemen führen kann. Die Seitenzahlen werden erst im zusammengeführten Dokument eingefügt.
4. **Keine manuellen Abschnittswechsel:** Vermeiden Sie es, manuelle Abschnittswechsel (z.B. „Abschnittswechsel (Nächste Seite)”) in Ihr Hauptdokument einzufügen, um einen neuen Brief zu erzwingen. Word fügt diese Trennungen beim Zusammenführen automatisch ein. Manuelle Abschnittswechsel können dazu führen, dass die Seitennummerierung im Enddokument doch wieder zurückgesetzt wird.
### Schritt-für-Schritt-Anleitung: Die perfekte fortlaufende Seitennummerierung
Folgen Sie diesen Schritten genau, und Sie werden ein professionelles Ergebnis erhalten.
#### Schritt 1: Das Hauptdokument vorbereiten und Serienfelder einfügen
Öffnen Sie Ihr Word-Dokument, das als Vorlage für Ihren Serienbrief dient. Gestalten Sie es komplett mit allen Texten, Grafiken und Platzhaltern für die Seriendruckfelder.
* Gehen Sie zu **”Sendungen”** in der Word-Menüleiste.
* Klicken Sie auf **”Seriendruck starten”** und wählen Sie den Typ Ihres Dokuments (z.B. „Briefe”).
* Wählen Sie **”Empfänger auswählen”** und verknüpfen Sie Ihre Datenquelle (z.B. „Vorhandene Liste verwenden…”).
* Fügen Sie an den entsprechenden Stellen im Dokument die **”Seriendruckfelder einfügen”** ein (z.B. «Anrede», «Name», «Adresse»).
* Überprüfen Sie das Layout und die Platzierung der Felder sorgfältig.
**Wichtig:** Lassen Sie die Kopf- und Fußzeilen dieses Hauptdokuments noch komplett leer.
#### Schritt 2: Den Serienbrief in ein *neues* Dokument zusammenführen
Dieser Schritt ist, wie bereits erwähnt, der zentrale Punkt. Führen Sie den Serienbrief nicht direkt zum Drucken oder als PDF zusammen, sondern in ein neues Word-Dokument.
* Nachdem Sie alle Felder eingefügt und eventuell eine Vorschau angesehen haben (über „Vorschau Ergebnisse”), gehen Sie zu **”Fertig stellen und zusammenführen”**.
* Wählen Sie die Option **”Einzeldokumente bearbeiten…”**.
* Es öffnet sich ein Dialogfeld. Wählen Sie hier aus, welche Datensätze zusammengeführt werden sollen. In den meisten Fällen ist dies **”Alle”**, um ein vollständiges Dokument zu erstellen. Bestätigen Sie mit **”OK”**.
Word erstellt nun ein *neues* Dokument. Dieses neue Dokument enthält alle Ihre personalisierten Briefe, die nahtlos hintereinander gereiht sind. Es ist ein einziges, großes Word-Dokument, das nun die Grundlage für Ihre fortlaufende Seitennummerierung bildet. Wenn Sie genau hinschauen, werden Sie sehen, dass Word zwischen den einzelnen Briefen automatisch einen **Abschnittswechsel des Typs „Nächste Seite”** eingefügt hat. Dies ist normal und wird unsere Methode nicht beeinträchtigen, solange wir die Seitennummerierung richtig konfigurieren.
#### Schritt 3: Seitenzahlen im *neuen* Dokument einfügen und formatieren
Jetzt, da Sie Ihr zusammengeführtes Dokument haben, können Sie die Seitennummerierung hinzufügen.
1. **Seitenzahl einfügen:**
* Gehen Sie in diesem *neuen, zusammengeführten Dokument* auf die Registerkarte **”Einfügen”**.
* Klicken Sie auf **”Seitenzahl”**.
* Wählen Sie eine Position (z.B. „Seitenende” -> „Einfache Zahl 3” für die rechte Seite). Word fügt die Seitenzahlen nun in die Fuß- oder Kopfzeile ein.
2. **Seitenzahlen formatieren (falls nötig):**
* In den allermeisten Fällen sollte Word die Seitenzahlen automatisch **fortlaufend** durch das gesamte Dokument nummerieren.
* Falls Sie feststellen, dass die Seitennummerierung dennoch bei jedem Brief (also jedem neuen Abschnitt) wieder bei 1 beginnt, müssen Sie dies anpassen:
* Doppelklicken Sie auf eine Seitenzahl in der Kopf- oder Fußzeile, um diese zu aktivieren.
* Klicken Sie auf die Seitenzahl (Word-Feld), um sie auszuwählen.
* Gehen Sie auf **”Kopf- und Fußzeilentools”** (Registerkarte „Entwurf”).
* Klicken Sie auf **”Seitenzahl”** und wählen Sie **”Seitenzahlen formatieren…”**.
* Im Dialogfeld „Seitenzahlenformat” wählen Sie unter „Seitennummerierung” die Option **”Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt”**.
* Bestätigen Sie mit **”OK”**.
* Wiederholen Sie diesen Vorgang gegebenenfalls für den ersten Abschnitt, um sicherzustellen, dass er bei „1” beginnt, falls dies nicht der Fall ist.
#### Schritt 4: „Seite X von Y” Formatierung für maximale Klarheit
Um die Professionalität Ihrer Dokumente weiter zu steigern, ist das Format „Seite X von Y” (z.B. „Seite 3 von 100”) sehr beliebt. Es zeigt dem Leser nicht nur die aktuelle Seite, sondern auch die Gesamtzahl der Seiten des gesamten Dokuments an.
1. **Platzieren Sie den Cursor** in der Kopf- oder Fußzeile, wo die Seitenzahl steht.
2. Löschen Sie die bereits eingefügte Seitenzahl (`{ PAGE }`).
3. Tippen Sie **”Seite „**.
4. Fügen Sie das Feld für die aktuelle Seite ein: Gehen Sie auf **”Einfügen” -> „Schnellbausteine” -> „Feld…”**. Wählen Sie in der Liste **”Page”** aus und klicken Sie auf **”OK”**.
5. Tippen Sie **” von „**.
6. Fügen Sie das Feld für die Gesamtseitenanzahl ein: Gehen Sie erneut auf **”Einfügen” -> „Schnellbausteine” -> „Feld…”**. Wählen Sie dieses Mal **”NumPages”** aus und klicken Sie auf **”OK”**.
7. Ihr Ergebnis sollte nun etwa so aussehen: `Seite { PAGE } von { NUMPAGES }`. Word zeigt die tatsächlichen Zahlen erst an, wenn Sie die Kopf- und Fußzeile verlassen oder das Dokument drucken/speichern. Sie können die Felder auch durch Drücken von `Alt + F9` anzeigen lassen, um die Feldcodes zu sehen.
**Wichtiger Hinweis:** Da Ihr zusammengeführtes Dokument nun ein einziges, logisches Dokument ist (auch wenn es interne Abschnittswechsel hat, die auf „fortlaufend” eingestellt sind), wird das Feld `NUMPAGES` die *Gesamtzahl der Seiten im gesamten zusammengeführten Dokument* korrekt anzeigen. Das ist genau das, was wir erreichen wollten!
### Umgang mit besonderen Anforderungen: Erste Seite anders?
Manchmal möchten Sie, dass die erste Seite *jedes einzelnen Briefes* eine andere Kopf- oder Fußzeile hat (z.B. ohne Seitenzahl, mit Logo nur auf der ersten Seite). Diese Anforderung ist mit der fortlaufenden Seitennummerierung im gesamten Dokument nur schwer zu vereinbaren, da die Option „Erste Seite anders” sich standardmäßig auf die *erste Seite des gesamten Word-Dokuments* bezieht und nicht auf die erste Seite *jedes Abschnitts*.
Wenn Sie wirklich eine „Erste Seite anders”-Regelung für *jeden* Brief benötigen und gleichzeitig eine durchgehende Nummerierung, wird es komplizierter und erfordert oft manuelle Nachbearbeitung oder den Einsatz von Makros. Für die „perfekte fortlaufende Seitennummerierung” im Sinne dieser Anleitung ist es am besten, auf die Option „Erste Seite anders” ganz zu verzichten oder diese Regelung nur auf die allererste Seite des *gesamten* zusammengeführten Dokuments anzuwenden.
Sollten Sie tatsächlich Seitenzahlen benötigen, die *innerhalb jedes Briefes* neu beginnen (z.B. für mehrseitige Rechnungen, die jeweils von 1 beginnend nummeriert werden), dann ändern sich die Schritte:
* Fügen Sie im Hauptdokument (Vorlage) *nach dem letzten Inhalt* des Briefes einen Abschnittswechsel des Typs „Nächste Seite” ein.
* Führen Sie dann den Serienbrief in ein neues Dokument zusammen.
* Bearbeiten Sie im neuen Dokument die Kopf- und Fußzeilen *jedes Abschnitts* so, dass die Seitennummerierung bei „1” beginnt (über „Seitenzahlen formatieren” -> „Beginnen bei”).
* Beachten Sie hierbei, dass `NUMPAGES` dann die Seitenzahl pro Abschnitt, nicht pro Gesamtdokument, anzeigt. Eine „X von Y (Gesamt)”-Lösung wäre hier deutlich aufwendiger.
Für die **fortlaufende Nummerierung** ist der hier beschriebene Ansatz ohne manuelle Abschnittswechsel im Template jedoch der einfachste und effektivste Weg.
### Häufige Probleme und Lösungen
* **Problem:** Die Seitenzahlen beginnen immer noch bei „1” bei jedem neuen Brief, obwohl ich „Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt” gewählt habe.
* **Lösung:** Stellen Sie sicher, dass Sie dies für *jeden* Abschnitt im zusammengeführten Dokument korrekt eingestellt haben. Manchmal kann es nötig sein, dies an mehreren Stellen zu überprüfen, besonders wenn das Dokument sehr viele Abschnitte enthält. Manuell gesetzte, fehlerhafte Abschnittswechsel im Original-Template könnten ebenfalls die Ursache sein.
* **Problem:** Ich sehe nur `{ PAGE }` und `{ NUMPAGES }` statt der Zahlen.
* **Lösung:** Das ist normal. Drücken Sie `Alt + F9` um zwischen der Anzeige der Feldcodes und der Feldergebnisse zu wechseln. Wenn Sie die Kopf- und Fußzeilen schließen, sehen Sie die Zahlen. Auch beim Drucken oder Speichern als PDF werden die korrekten Zahlen angezeigt.
* **Problem:** Nach dem Zusammenführen ist mein Dokument riesig und langsam.
* **Lösung:** Das ist der Preis für ein einzelnes, fortlaufend nummeriertes Dokument. Wenn Sie Hunderte von Seiten haben, kann Word etwas träge werden. Speichern Sie das Dokument regelmäßig. Wenn es zu groß wird, müssen Sie eventuell überlegen, ob Sie mehrere kleinere Serienbriefe (z.B. alphabetisch oder nach Region) erstellen und diese dann separat nummerieren.
### Fazit: Professionalität mit einem einfachen Trick
Die **perfekte Seitennummerierung im Serienbrief** ist kein Hexenwerk, sondern erfordert lediglich einen kleinen, aber entscheidenden Schritt in Ihrem Arbeitsablauf. Indem Sie Ihren **Serienbrief zuerst in ein neues Word-Dokument zusammenführen** und erst dann die Seitenzahlen einfügen und formatieren, stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente eine durchgehende, professionelle Nummerierung von der ersten bis zur letzten Seite aufweisen.
Verabschieden Sie sich von unübersichtlichen und unprofessionell wirkenden Dokumenten, die bei jeder neuen Seite wieder bei eins beginnen. Mit dieser Anleitung haben Sie ein mächtiges Werkzeug an der Hand, um Ihre Kommunikation klar, organisiert und makellos zu gestalten. Probieren Sie es aus – Sie werden erstaunt sein, wie einfach es ist, wenn man den Trick kennt! Ihre Empfänger werden es Ihnen danken, und Ihre Dokumente gewinnen an Seriosität.