In einer zunehmend digitalen Welt mag das Faxgerät wie ein Relikt aus vergangenen Zeiten wirken. Doch auch heute noch gibt es Situationen und Branchen, in denen das Fax eine unverzichtbare Rolle spielt – sei es für offizielle Dokumente, rechtssichere Übermittlungen oder aus Kompatibilitätsgründen mit älteren Systemen. Glücklicherweise müssen Sie sich dafür nicht unbedingt ein separates Faxgerät anschaffen. Windows bietet mit der integrierten Anwendung Windows-Fax und -Scan eine einfache und oft übersehene Lösung, um direkt von Ihrem PC aus Faxe zu senden und zu empfangen. Dieser umfassende Guide führt Sie Schritt für Schritt durch alle notwendigen Einstellungen und Funktionen, damit Sie das Fax in Windows souverän meistern können.
Warum Faxen in Windows immer noch relevant ist
Vielleicht fragen Sie sich, warum man überhaupt noch faxen sollte. Die Gründe sind vielfältig: Viele Behörden, Ärzte, Anwaltskanzleien und internationale Unternehmen verlassen sich weiterhin auf das Fax als sichere und nachweisbare Übermittlungsform. E-Mails gelten in vielen Kontexten nicht als rechtsverbindlich, und nicht jeder hat Zugang zu einem Scanner oder einer digitalen Signaturlösung. Hier kommt Windows-Fax und -Scan ins Spiel: Es verwandelt Ihren Computer in eine vollwertige Faxzentrale, spart Kosten für ein physisches Gerät und integriert sich nahtlos in Ihre digitale Arbeitsumgebung.
Die Grundlagen: Was Sie benötigen
Bevor wir in die Details eintauchen, stellen wir sicher, dass Sie alle notwendigen Komponenten zur Hand haben:
- Ein Faxmodem: Dies ist die wichtigste Hardware-Komponente. Viele ältere PCs oder Laptops verfügen über ein eingebautes analoges Modem (oft als „Dial-up Modem” oder „56k Modem” bezeichnet). Neuere Computer benötigen meist ein externes USB-Faxmodem, das Sie einfach anschließen. Achten Sie darauf, dass das Modem mit Windows kompatibel ist und die Faxfunktion unterstützt (manche reinen Datenmodems tun dies nicht).
- Eine aktive Telefonleitung: Ihr Faxmodem muss an eine traditionelle analoge Telefonleitung angeschlossen sein. Ein VoIP-Anschluss (Voice over IP) kann funktionieren, ist aber oft störungsanfälliger für Faxübertragungen. Wenn Sie VoIP nutzen, stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter T.38-Fax-over-IP unterstützt oder verwenden Sie einen analogen Telefonadapter (ATA), der Fax unterstützt.
- Windows-Fax und -Scan: Diese Anwendung ist standardmäßig in den meisten Windows-Versionen (Windows 7, 8, 10, 11) enthalten. Falls nicht, zeigen wir Ihnen, wie Sie es aktivieren können.
Einrichtung von Windows-Fax und -Scan
Schritt 1: Windows-Fax und -Scan aktivieren (falls nötig)
In den meisten Fällen ist die Anwendung bereits installiert. Falls nicht, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Systemsteuerung.
- Gehen Sie zu „Programme und Funktionen” und klicken Sie dann auf „Windows-Funktionen aktivieren oder deaktivieren”.
- Suchen Sie in der Liste nach „Druck- und Dokumentdienste” und erweitern Sie diesen Eintrag.
- Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen für „Windows-Fax und -Scan” aktiviert ist. Klicken Sie auf „OK” und starten Sie den Computer bei Aufforderung neu.
Schritt 2: Das Faxmodem konfigurieren
Nachdem Sie Ihr Faxmodem angeschlossen haben, müssen Sie es in Windows einrichten:
- Öffnen Sie „Windows-Fax und -Scan”. Sie finden es im Startmenü unter „Windows-Zubehör” oder indem Sie im Startmenü nach „Fax” suchen.
- Klicken Sie im linken Bereich des Fensters auf „Fax”. Wenn Sie es zum ersten Mal öffnen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, ein Faxkonto einzurichten.
- Klicken Sie auf „Extras” > „Faxkonten”.
- Klicken Sie auf „Hinzufügen…”, um den Assistenten für die Faxeinrichtung zu starten.
- Wählen Sie „Modem verwenden” und klicken Sie auf „Weiter”.
- Geben Sie einen Namen für Ihr Faxkonto ein (z.B. „Mein Faxkonto” oder Ihren Namen).
- Wählen Sie Ihr Faxmodem aus der Liste der verfügbaren Modems. Wenn es nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass es korrekt angeschlossen ist und die Treiber installiert sind.
- Folgen Sie den Anweisungen, um die Installation abzuschließen. Sie können wählen, ob Sie Faxe automatisch empfangen möchten (empfohlen) oder manuell.
Schritt 3: Ihre Absenderinformationen festlegen
Damit die Empfänger wissen, von wem das Fax stammt, sollten Sie Ihre Absenderinformationen eingeben:
- In „Windows-Fax und -Scan” klicken Sie auf „Extras” > „Senderinformationen”.
- Füllen Sie die Felder wie Name, Firma, Faxnummer und E-Mail-Adresse aus. Diese Informationen erscheinen später auf Deckblättern.
- Klicken Sie auf „OK”.
Faxe senden mit Windows-Fax und -Scan
Es gibt zwei Hauptwege, um ein Fax zu senden:
Option 1: Direkt aus Windows-Fax und -Scan
Dieser Weg eignet sich, wenn Sie Textnachrichten verfassen oder vorhandene Dokumente (wie PDFs, Word-Dateien oder Bilder) anhängen möchten.
- Öffnen Sie „Windows-Fax und -Scan”.
- Klicken Sie auf der Symbolleiste auf „Neues Fax”. Der Fax-Senden-Assistent wird geöffnet.
- Empfänger: Geben Sie im Feld „An” die Faxnummer des Empfängers ein. Für mehrere Empfänger trennen Sie die Nummern mit einem Semikolon. Sie können auch Kontakte aus Ihrem Adressbuch hinzufügen.
- Deckblatt: Wählen Sie optional ein Deckblatt aus der Liste aus. Diese enthalten Platz für eine Betreffzeile und eine Nachricht.
- Betreff und Nachricht: Fügen Sie einen Betreff und Ihre Nachricht für das Deckblatt hinzu.
- Anlagen: Klicken Sie auf „Anfügen…”, um Dokumente, Bilder oder andere Dateien hinzuzufügen, die Sie faxen möchten. Die Anwendung konvertiert diese automatisch in ein faxfähiges Format.
- Vorschau: Klicken Sie auf „Vorschau”, um zu sehen, wie Ihr Fax vor dem Senden aussehen wird.
- Senden: Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf „Senden”. Windows-Fax und -Scan wählt die Nummer und sendet das Fax über Ihr Modem.
Option 2: Aus einer anderen Anwendung (Drucken auf Fax)
Diese Methode ist ideal, wenn Sie ein Dokument aus einer beliebigen Anwendung (z.B. Word, Excel, Browser) direkt faxen möchten, als würden Sie es drucken.
- Öffnen Sie das Dokument, das Sie faxen möchten (z.B. eine Word-Datei).
- Gehen Sie im Menü der Anwendung auf „Datei” > „Drucken”.
- Wählen Sie im Drucker-Auswahldialog den Drucker „Fax” aus (dies ist der virtuelle Faxdrucker von Windows).
- Klicken Sie auf „Drucken”. Der Fax-Senden-Assistent wird geöffnet, ähnlich wie bei Option 1.
- Geben Sie die Empfängerdaten und ggf. Deckblattinformationen und Anlagen ein.
- Klicken Sie auf „Senden”.
Statusüberwachung und gesendete Faxe
Im Bereich „Gesendete Faxe” von Windows-Fax und -Scan können Sie den Status Ihrer gesendeten Faxe einsehen. Bei erfolgreicher Übertragung wird der Status als „Gesendet” angezeigt. Bei Fehlern finden Sie hier auch Informationen zur Ursache.
Faxe empfangen mit Windows-Fax und -Scan
Der Empfang von Faxen ist genauso einfach, vorausgesetzt, Ihr System ist richtig konfiguriert.
Automatischen Empfang konfigurieren
Wenn Sie beim Einrichten Ihres Faxkontos den automatischen Empfang gewählt haben, werden eingehende Faxe direkt auf Ihrem PC entgegengenommen. Sie können dies jederzeit überprüfen oder ändern:
- Öffnen Sie „Windows-Fax und -Scan”.
- Klicken Sie auf „Extras” > „Faxmodem-Eigenschaften”.
- Wählen Sie Ihr Faxmodem aus.
- Gehen Sie zum Reiter „Empfangen” und stellen Sie sicher, dass „Faxe empfangen” aktiviert ist.
- Wählen Sie „Automatisch beantworten nach” und legen Sie die Anzahl der Ruftöne fest, nach denen das Modem das Fax annehmen soll (z.B. 2 oder 3).
- Klicken Sie auf „OK”.
Ihr Computer muss eingeschaltet sein und „Windows-Fax und -Scan” muss im Hintergrund laufen (oder zumindest die Faxdienste aktiv sein), damit Faxe empfangen werden können. Eingehende Faxe erscheinen im Ordner „Eingang” im linken Bereich der Anwendung.
Manuellen Empfang nutzen
Wenn Sie den manuellen Empfang bevorzugen, wird Ihr Modem nicht automatisch abnehmen. Sie müssen den Anruf selbst annehmen und dann im „Windows-Fax und -Scan”-Fenster auf „Fax jetzt empfangen” klicken, wenn Sie ein Faxsignal hören. Dies ist nützlich, wenn Sie die Telefonleitung auch für Sprachanrufe nutzen.
Empfangene Faxe anzeigen und verwalten
Alle empfangenen Faxe werden in der Regel als Bilddateien (meist TIF-Format) im Ordner „Eingang” gespeichert. Sie können sie dort öffnen, drucken, weiterleiten oder in andere Ordner verschieben.
Häufige Probleme und Lösungen (Troubleshooting)
Manchmal läuft das Faxen nicht reibungslos. Hier sind einige häufige Probleme und deren Lösungen:
1. „Modem nicht gefunden” oder „Kein Faxmodem konfiguriert”:
- Überprüfung der Hardware: Stellen Sie sicher, dass Ihr externes USB-Modem richtig angeschlossen ist. Bei internen Modems prüfen Sie im Gerätemanager, ob es erkannt wird und keine Fehler anzeigt.
- Treiber: Installieren Sie die neuesten Treiber für Ihr Faxmodem von der Herstellerwebsite.
- Kompatibilität: Nicht alle Modems sind faxfähig. Überprüfen Sie die Spezifikationen Ihres Modems.
- Faxdienst: Stellen Sie sicher, dass der Faxdienst in Windows läuft. Geben Sie „services.msc” ins Startmenü ein, suchen Sie nach „Fax” und stellen Sie sicher, dass der Starttyp auf „Automatisch” steht und der Dienst ausgeführt wird.
2. „Kein Wählton” oder Fax wählt nicht:
- Telefonleitung: Überprüfen Sie, ob die Telefonleitung korrekt am Modem angeschlossen ist und ein Wählton vorhanden ist (Testen Sie mit einem normalen Telefon).
- Anschlussart: Stellen Sie sicher, dass Sie einen analogen Telefonanschluss verwenden. VoIP-Anschlüsse können Probleme bereiten. Versuchen Sie es mit einem analogen Telefonadapter (ATA), der Fax unterstützt, oder kontaktieren Sie Ihren VoIP-Anbieter.
- Rufnummernformat: Überprüfen Sie, ob die Faxnummer korrekt eingegeben wurde, inklusive eventueller Vorwahlen oder Amtsholung (z.B. eine „0” vor der eigentlichen Nummer).
- Modem-Einstellungen: Im Gerätemanager können Sie unter den Eigenschaften des Modems im Reiter „Modem” die Lautstärke des Wähltons einstellen, um zu hören, ob es überhaupt wählt.
3. Fax sendet/empfängt nicht erfolgreich:
- Leitungsqualität: Eine schlechte Telefonleitung kann zu Übertragungsfehlern führen. Versuchen Sie es erneut.
- Geschwindigkeit: Versuchen Sie, die maximale Übertragungsgeschwindigkeit des Modems herabzusetzen. Dies kann in den erweiterten Modem-Einstellungen im Gerätemanager vorgenommen werden.
- Empfängerseite: Möglicherweise ist das Faxgerät des Empfängers besetzt, ausgeschaltet oder es gibt Probleme auf dessen Seite.
- VoIP-Probleme: Wenn Sie VoIP nutzen, sind diese Probleme häufiger. Eine dedizierte analoge Leitung oder ein zuverlässiger Online-Faxdienst könnte hier die bessere Wahl sein.
- Firewall/Antivirus: Stellen Sie sicher, dass Ihre Firewall oder Antivirus-Software die Kommunikation des Faxmodems nicht blockiert.
4. Fax-Vorschau oder Anhangprobleme:
- Dateiformate: Obwohl Windows-Fax und -Scan viele Formate unterstützt, können sehr komplexe oder proprietäre Dateiformate Probleme verursachen. Konvertieren Sie Dokumente ggf. vorher in PDF oder ein Bildformat (z.B. TIFF), bevor Sie sie anhängen.
- Software-Update: Stellen Sie sicher, dass Ihr Windows und die dazugehörigen Komponenten auf dem neuesten Stand sind.
Alternativen zu Windows-Fax und -Scan
Wenn die traditionelle Faxlösung mit Modem und Telefonleitung für Sie zu umständlich ist oder Sie häufiger Probleme haben, gibt es moderne Alternativen:
- Online-Faxdienste: Dienste wie eFax, Fax.de, Cospace oder GMX Fax bieten cloudbasierte Lösungen. Sie können Faxe per E-Mail senden und empfangen, ohne ein Modem oder eine Telefonleitung. Dies ist oft die bequemste Option.
- Faxserver-Software: Für Unternehmen mit hohem Faxaufkommen gibt es spezielle Faxserver-Lösungen, die in Netzwerke integriert werden und viele Funktionen bieten.
Sicherheit und Best Practices
- Vertraulichkeit: Da Faxe über Telefonleitungen gesendet werden, sind sie anfällig für Abhören. Seien Sie vorsichtig mit hochsensiblen Informationen. Verschlüsselte Online-Faxdienste bieten hier oft mehr Sicherheit.
- Gerätesicherheit: Wenn Ihr PC Faxe empfängt, stellen Sie sicher, dass er durch Passwörter und aktuelle Sicherheitssoftware geschützt ist.
- Regelmäßige Wartung: Halten Sie Ihr Windows-Betriebssystem und Ihre Treiber aktuell.
- Überprüfung: Überprüfen Sie nach dem Senden immer den Status Ihrer Faxe, um sicherzustellen, dass sie erfolgreich zugestellt wurden.
Fazit
Auch wenn die Welt immer digitaler wird, bleibt die Fähigkeit, ein Fax zu senden oder zu empfangen, in vielen Bereichen ein wichtiger Baustein. Mit Windows-Fax und -Scan haben Sie ein leistungsstarkes und kostenloses Tool direkt auf Ihrem Computer, das Ihnen diese Möglichkeit eröffnet. Mit der richtigen Einrichtung, ein wenig Verständnis für die Technik und diesem umfassenden Guide sollten Sie in der Lage sein, Ihre Faxanforderungen problemlos zu erfüllen. Egal, ob Sie nur gelegentlich ein wichtiges Dokument faxen müssen oder regelmäßig mit Geschäftspartnern kommunizieren, Windows-Fax und -Scan ist eine zuverlässige und effiziente Lösung, die darauf wartet, von Ihnen genutzt zu werden.