In der heutigen digitalen Arbeitswelt suchen Unternehmen ständig nach Wegen, ihre Zusammenarbeit zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Dabei stoßen viele auf zwei zentrale Pfeiler von Microsoft 365: SharePoint und Microsoft Teams. Für Einsteiger kann die Unterscheidung und die Wahl der „richtigen” Plattform schnell zur Verwirrung führen. Ist Teams nur eine schickere Oberfläche für SharePoint? Oder ist SharePoint überflüssig geworden, seit Teams da ist? In diesem umfassenden Leitfaden lüften wir das Geheimnis und zeigen Ihnen, wie Sie die Stärken beider Tools optimal für Ihren digitalen Arbeitsplatz nutzen können.
### Die Ausgangsfrage: Warum die Verwirrung?
Die Verwirrung ist verständlich. Beide Plattformen ermöglichen die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, bieten Kommunikationsmöglichkeiten und sind integraler Bestandteil des Microsoft 365-Ökosystems. Der Knackpunkt liegt jedoch in ihrer primären Ausrichtung und den Szenarien, für die sie jeweils am besten geeignet sind. Während SharePoint historisch als robustes System für Dokumentenmanagement und Intranet-Funktionen bekannt ist, hat sich Teams als zentraler Hub für Echtzeit-Kommunikation und Kollaboration etabliert. Betrachten wir beide Lösungen im Detail.
### SharePoint im Fokus: Das Fundament für Struktur und Wissen
Stellen Sie sich SharePoint als das digitale Rückgrat Ihres Unternehmens vor. Es ist der Ort, an dem Informationen strukturiert abgelegt, verwaltet und geteilt werden. SharePoint ist nicht nur eine einfache Dateifreigabe; es ist eine leistungsstarke Plattform für Content-Management, die weit über das Speichern von Dokumenten hinausgeht.
#### Was ist SharePoint? Eine kurze Definition
Ursprünglich 2001 eingeführt, hat sich SharePoint über die Jahre zu einem vielseitigen Werkzeug entwickelt. Im Kern ist es eine webbasierte Plattform, die das Erstellen und Verwalten von Webseiten, Dokumentenbibliotheken, Listen und Datenbanken ermöglicht. Es dient oft als zentrale Ablagestelle für Unternehmenswissen und als Basis für interne Kommunikation über ein Intranet.
#### Kernfunktionen und Vorteile von SharePoint
* **Dokumentenmanagement (DMS):** Dies ist die Königsdisziplin von SharePoint. Es ermöglicht nicht nur das Speichern von Dateien, sondern bietet auch Versionskontrolle, Metadaten, Freigabeworkflows und erweiterte Suchfunktionen. So stellen Sie sicher, dass stets die aktuelle Version eines Dokuments gefunden wird und der Lebenszyklus von Informationen transparent ist.
* **Intranet und Unternehmensportale:** SharePoint ist ideal, um ein ansprechendes und funktionales Intranet aufzubauen. Hier können Mitarbeiter Unternehmensnachrichten, Richtlinien, Formulare, Personalinformationen und vieles mehr finden. Es fördert die organisationsweite Information und das Gemeinschaftsgefühl.
* **Listen und Datenbanken:** Über einfache Dokumente hinaus können Sie mit SharePoint individuelle Listen erstellen, die als kleine Datenbanken fungieren. Denkbar sind Projektverfolgungslisten, Aufgabenlisten, Kundenlisten oder FAQ-Sammlungen.
* **Automatisierung und Workflows:** Mithilfe von Power Automate (früher Microsoft Flow) können Sie Geschäftsprozesse direkt in SharePoint automatisieren, z.B. Genehmigungsprozesse für Dokumente oder die Benachrichtigung bei Änderungen.
* **Sicherheit und Compliance:** SharePoint bietet granulare Berechtigungen, Audit-Protokolle und Funktionen zur Einhaltung von Compliance-Vorschriften, was es zu einer sicheren Wahl für sensible Unternehmensdaten macht.
* **Skalierbarkeit:** Von kleinen Teams bis zu global agierenden Konzernen – SharePoint lässt sich an die Bedürfnisse jeder Organisation anpassen und wachsen.
#### Wann ist SharePoint die erste Wahl?
* Wenn Sie ein zentrales, strukturiertes Unternehmens-Intranet aufbauen möchten.
* Für die langfristige Ablage und Verwaltung von offiziellen Dokumenten, Archiven oder Richtlinien.
* Wenn Metadaten, Versionierung und komplexe Workflows im Dokumentenmanagement eine entscheidende Rolle spielen.
* Für die Erstellung von Wissensdatenbanken oder internen Wikis.
* Wenn Sie eine zentrale Plattform für unternehmensweite Informationen und Ressourcen benötigen, die nicht zwingend eine direkte Echtzeit-Kommunikation erfordert.
### Microsoft Teams im Fokus: Der zentrale Hub für Kommunikation und Kollaboration
Wo SharePoint das Fundament bildet, ist Microsoft Teams das lebendige Zentrum des Geschehens. Es ist der Ort, an dem die tägliche Arbeit passiert – in Echtzeit, flexibel und interaktiv. Teams vereint verschiedene Kommunikationskanäle und Tools unter einem Dach, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen und zu beschleunigen.
#### Was ist Microsoft Teams? Eine Definition
Microsoft Teams ist eine Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit, die Chat, Videokonferenzen, Dateispeicherung und die Integration von Anwendungen kombiniert. Es wurde entwickelt, um die Teamarbeit in modernen Organisationen zu revolutionieren und ist zu einem unverzichtbaren Werkzeug für den digitalen Arbeitsplatz geworden.
#### Kernfunktionen und Vorteile von Teams
* **Chat und Echtzeit-Kommunikation:** Von Einzelchats bis zu Gruppenchats, Teams ermöglicht schnelle und effiziente textbasierte Kommunikation.
* **Besprechungen und Videokonferenzen:** Teams ist eine vollwertige Plattform für Online-Meetings, einschließlich Audio, Video, Bildschirmfreigabe und Aufzeichnung.
* **Kanäle für Projektarbeit:** Kanäle sind die Herzstücke der Team-Zusammenarbeit. Sie organisieren Gespräche, Dateien und Apps themenspezifisch (z.B. nach Projekten, Abteilungen oder Themen).
* **App-Integration:** Teams ist ein Hub, der die Integration unzähliger Anwendungen von Microsoft (z.B. Planner, OneNote, Power BI) und Drittanbietern ermöglicht. So können Teams alle relevanten Tools direkt nutzen, ohne die Plattform wechseln zu müssen.
* **Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten:** Dateien, die in Teams geteilt werden, können direkt in der App geöffnet und von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden, was die Effizienz erheblich steigert.
* **Gastzugriff:** Teams vereinfacht die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Kunden durch sicheren Gastzugriff.
* **Mobilität:** Teams ist auf allen Geräten verfügbar und ermöglicht mobiles Arbeiten.
#### Wann ist Teams die erste Wahl?
* Für die tägliche, schnelle Kommunikation und Interaktion innerhalb von Teams oder Projekten.
* Für die Durchführung von Online-Besprechungen und Videokonferenzen.
* Wenn die Zusammenarbeit an Dokumenten im Vordergrund steht und schnelles Feedback erforderlich ist.
* Für die Organisation von projektbezogenen Informationen, Aufgaben und Gesprächen in dedizierten Kanälen.
* Wenn Sie einen zentralen Hub benötigen, der verschiedene Apps und Tools für Ihr Team vereint.
* Für die Zusammenarbeit mit externen Partnern.
### Das Herzstück der Verwirrung: Wie Teams und SharePoint zusammenhängen
Hier kommt die entscheidende Erkenntnis, die die meisten Missverständnisse beseitigt: SharePoint und Teams sind keine Konkurrenten, sondern **enge Partner**. Sie ergänzen sich perfekt und arbeiten Hand in Hand.
#### Die unsichtbare Verbindung
Jedes Mal, wenn Sie in Microsoft Teams ein neues Team erstellen, geschieht im Hintergrund Folgendes:
1. Es wird eine **Microsoft 365-Gruppe** erstellt.
2. Zu dieser Gruppe gehört automatisch eine eigene **SharePoint-Teamwebsite**.
3. Die „Dateien”-Registerkarte in jedem Kanal innerhalb Ihres Teams ist direkt mit einer **Dokumentenbibliothek auf dieser SharePoint-Teamwebsite** verbunden.
Das bedeutet: Wenn Sie eine Datei in einem Teams-Kanal hochladen oder bearbeiten, speichern Sie diese tatsächlich auf der zugehörigen SharePoint-Site. SharePoint ist also das **Backend** für die Dateispeicherung und -verwaltung in Teams.
#### Die Synergie nutzen
* **Dateien in Teams = Dateien in SharePoint:** Sie bearbeiten Dokumente in der Teams-Oberfläche, aber die volle Macht des SharePoint Dokumentenmanagements mit Versionsverlauf, Metadaten und erweiterten Berechtigungen steht Ihnen im Hintergrund zur Verfügung. Sie können jederzeit über Teams zu SharePoint navigieren, um diese erweiterten Funktionen zu nutzen.
* **Informationen von SharePoint in Teams anzeigen:** Sie können SharePoint-Seiten, -Listen oder -Dokumentenbibliotheken als Registerkarten in Teams-Kanälen integrieren. So bringen Sie relevante Intranet-Inhalte oder strukturierte Daten direkt in den Kommunikations-Hub Ihres Teams.
* **Teams als Front-End für SharePoint:** Viele Benutzer empfinden die Arbeit mit Dateien in Teams als intuitiver und schneller. Teams agiert hier als die nutzerfreundliche Oberfläche, während SharePoint die robuste und strukturierte Ablage im Hintergrund sicherstellt.
### Die Grundsatzfrage für Einsteiger: Wann setze ich was ein?
Die Antwort ist selten ein „entweder/oder”, sondern vielmehr ein „sowohl als auch”. Es geht darum, das richtige Tool für den jeweiligen Zweck zu finden und die Stärken beider zu kombinieren.
#### Entscheidungshilfe: Wo beginnt die Arbeit?
Stellen Sie sich folgende Fragen:
* **Steht die Kommunikation und schnelle Zusammenarbeit im Vordergrund?** Dann starten Sie in **Teams**.
* **Geht es um die strukturierte Ablage, das Management von Dokumenten über ihren Lebenszyklus hinweg oder um die Bereitstellung unternehmensweiter Informationen?** Dann ist **SharePoint** der primäre Ort.
#### Szenarien und Best Practices:
1. **Projektarbeit mit viel Kommunikation:**
* **Teams ist die erste Wahl.** Erstellen Sie ein Team für das Projekt. Nutzen Sie Kanäle für verschiedene Themenbereiche oder Arbeitsphasen. Hier finden Chats, Meetings und die gemeinsame Arbeit an aktuellen Projektdokumenten statt. Die Dokumente werden dabei automatisch in SharePoint gespeichert.
* *Ergänzung durch SharePoint:* Wenn das Projekt abgeschlossen ist oder offizielle, finale Dokumente archiviert werden müssen, können diese auf einer dedizierten SharePoint-Seite abgelegt werden, die eventuell Teil eines umfassenderen Projektportals ist.
2. **Unternehmens-Intranet und Wissensdatenbank:**
* **SharePoint ist die erste Wahl.** Bauen Sie hier Ihr zentrales Intranet mit Abteilungsseiten, News-Feeds, HR-Informationen und einer Wissensdatenbank auf.
* *Ergänzung durch Teams:* Verlinken Sie wichtige Intranet-Seiten oder Dokumentenbibliotheken als Registerkarten in den relevanten Teams-Kanälen, damit Mitarbeiter schnellen Zugriff haben, ohne Teams verlassen zu müssen. Unternehmensweite Ankündigungen können über einen „General”-Kanal in Teams gepostet werden, der auf SharePoint-Newsartikel verweist.
3. **Abteilungsübergreifende Dokumentenablage und -verwaltung:**
* **SharePoint ist die erste Wahl.** Für die Finanzabteilung, das Qualitätsmanagement oder die Rechtsabteilung, wo Dokumente einer strengen Versionskontrolle, Metadaten und Workflows unterliegen, ist SharePoint unschlagbar.
* *Ergänzung durch Teams:* Wenn eine schnelle Absprache zu einem dieser Dokumente erforderlich ist, kann das Dokument in Teams geteilt, kommentiert und bearbeitet werden, während die primäre Ablage und Verwaltung in SharePoint verbleibt.
4. **Gemeinsames Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten:**
* **Teams ist der primäre Ort für die Echtzeit-Kollaboration.** Dokumente können direkt in einem Kanal hochgeladen und von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden.
* *Hintergrund ist SharePoint:* SharePoint stellt die zugrunde liegende Infrastruktur und die erweiterten Funktionen wie den Versionsverlauf bereit.
#### Die „Alles-in-einem”-Falle vermeiden
Ein häufiger Fehler für Einsteiger ist der Versuch, alles in Teams zu quetschen oder SharePoint übermäßig komplex zu gestalten. Der Schlüssel ist, den primären Anwendungsfall und die Bedürfnisse der Benutzer zu verstehen:
* **Teams** ist der Ort für das *Wie* der Arbeit – wie wir kommunizieren, wie wir zusammenarbeiten.
* **SharePoint** ist der Ort für das *Was* der Arbeit – was wir wissen, was wir verwalten.
### Praktische Tipps für den Start und eine erfolgreiche Implementierung
Um die volle Effizienz aus SharePoint und Teams herauszuholen und die Produktivität Ihres Teams zu steigern, sind einige Vorbereitungen und Strategien entscheidend:
1. **Entwickeln Sie eine klare Governance-Strategie:** Bevor Sie starten, legen Sie Regeln fest, wer Teams erstellen darf, wie Kanäle benannt werden, wie Berechtigungen verwaltet werden und wie Dokumente strukturiert werden. Eine gute Governance verhindert Wildwuchs und sorgt für Ordnung.
2. **Schulung und Benutzerschulung:** Investieren Sie in Schulungen für Ihre Mitarbeiter. Zeigen Sie ihnen nicht nur, wie die Tools funktionieren, sondern vor allem, *wann* sie welches Tool für *welchen Zweck* einsetzen sollen. Erklären Sie die Synergien.
3. **Struktur und Namenskonventionen:** Eine logische Ordnerstruktur in SharePoint und klare Namenskonventionen für Teams und Kanäle sind essenziell für die Auffindbarkeit von Informationen.
4. **Pilotprojekte starten:** Beginnen Sie mit einem oder zwei Teams/Abteilungen, um Erfahrungen zu sammeln und Best Practices zu entwickeln, bevor Sie die Tools unternehmensweit ausrollen.
5. **Bleiben Sie flexibel:** Die digitale Arbeitswelt entwickelt sich ständig weiter. Seien Sie bereit, Ihre Strategie und Nutzung anzupassen, basierend auf dem Feedback Ihrer Benutzer und neuen Funktionen.
### Fazit: Synergie statt Konkurrenz
Für Einsteiger mag die Wahl zwischen SharePoint und Microsoft Teams zunächst überwältigend erscheinen. Doch mit einem tieferen Verständnis ihrer jeweiligen Stärken und ihrer engen Verbindung wird klar: Es geht nicht darum, das eine gegen das andere auszuspielen. Es geht darum, die **Synergie** beider Plattformen optimal zu nutzen.
SharePoint bietet die nötige Struktur und die robuste Basis für Ihr Dokumentenmanagement und Ihr unternehmensweites Intranet. Teams ist der dynamische Hub, der die schnelle Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht und dabei auf SharePoint als zuverlässigen Speicherort für Dateien zurückgreift.
Indem Sie beide Tools bewusst und strategisch einsetzen, schaffen Sie einen leistungsstarken, flexiblen und sicheren **digitalen Arbeitsplatz**, der die Effizienz steigert, die Produktivität fördert und Ihre Mitarbeiter optimal vernetzt. Die richtige Wahl ist somit keine Entscheidung für oder gegen eine Plattform, sondern eine intelligente Integration beider zum Wohle Ihres Unternehmens.