In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt ist der Zugriff auf Informationen von überall und jederzeit keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Mobile Geräte – ob Smartphones oder Tablets – sind zu unverzichtbaren Werkzeugen geworden, die uns auch unterwegs produktiv halten. Für Unternehmen, die auf SharePoint als zentrale Plattform für die Dokumentenverwaltung setzen, stellt sich jedoch oft die Frage: Wie stelle ich sicher, dass unsere wichtigen SharePoint-Dokumente auch auf kleinen Bildschirmen optimal dargestellt werden?
Die Standardansichten von SharePoint können auf Mobilgeräten schnell unübersichtlich werden, besonders wenn Dokumentenbibliotheken viele Spalten enthalten. Lange Scrollwege, abgeschnittene Informationen und eine frustrierende Benutzererfahrung sind die Folge. Dies bremst die Produktivität und untergräbt die Akzeptanz Ihrer digitalen Arbeitsumgebung. Doch es gibt eine Lösung!
Dieser umfassende Artikel nimmt Sie an die Hand und führt Sie detailliert durch den Prozess, wie Sie Ihre SharePoint-Dokumentenspalten gezielt für die Mobilansicht konfigurieren können. Unser Ziel ist es, Ihnen nicht nur die technischen Schritte aufzuzeigen, sondern auch die zugrundeliegenden Prinzipien für eine wirklich optimale und benutzerfreundliche mobile Darstellung zu vermitteln. Machen Sie Schluss mit unübersichtlichen Listen und begrüßen Sie eine effiziente, mobile SharePoint-Erfahrung!
Warum mobile Optimierung unverzichtbar ist
Die mobile Optimierung Ihrer SharePoint-Dokumentenbibliotheken ist weit mehr als nur eine nette Zusatzfunktion; sie ist ein kritischer Erfolgsfaktor in der modernen Arbeitswelt. Hier sind die Hauptgründe, warum Sie diesem Thema höchste Priorität einräumen sollten:
- Steigerung der Produktivität unterwegs: Mitarbeiter sind heute oft außerhalb des Büros tätig – im Außendienst, auf Reisen oder im Homeoffice. Der schnelle und unkomplizierte Zugriff auf wichtige Dokumente und deren Metadaten direkt vom Smartphone oder Tablet aus eliminiert Wartezeiten und ermöglicht fundierte Entscheidungen vor Ort. Eine schlecht optimierte Ansicht führt zu Frustration und Zeitverlust.
- Verbesserte Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz: Eine intuitive und angenehme Nutzererfahrung auf Mobilgeräten steigert die Akzeptanz von SharePoint als zentrales System. Wenn die mobile Nutzung mühsam ist, weichen Mitarbeiter auf inoffizielle Kanäle oder Workarounds aus, was die Datensicherheit gefährden und die Effizienz mindern kann.
- Förderung der Informationszugänglichkeit: Unabhängig von Gerät oder Standort sollte jeder Mitarbeiter Zugang zu den Informationen haben, die er für seine Arbeit benötigt. Eine mobil optimierte Darstellung stellt sicher, dass entscheidende Dokumenteninformationen nicht im ‘digitalen Rauschen’ untergehen.
- Zukunftssicherheit und Wettbewerbsfähigkeit: Unternehmen, die eine agile und flexible Arbeitsweise fördern, sind besser auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet. Eine robuste mobile Strategie für Ihre Inhalte ist ein Eckpfeiler dieser Agilität.
- Einhaltung moderner Erwartungen: Wir sind es von fast jeder App und Webseite gewohnt, dass sie auf Mobilgeräten einwandfrei funktioniert. SharePoint sollte hier keine Ausnahme sein, insbesondere da es ein integraler Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes vieler Unternehmen ist.
SharePoint und die Mobilansicht: Grundlagen verstehen
Moderne SharePoint-Versionen (insbesondere SharePoint Online als Teil von Microsoft 365) sind von Natur aus responsiver als ihre älteren On-Premises-Pendants. Das bedeutet, die Benutzeroberfläche versucht, sich automatisch an die Bildschirmgröße des jeweiligen Geräts anzupassen. Bei Dokumentenbibliotheken bedeutet dies in der Regel:
- Auf kleineren Bildschirmen werden weniger Spalten nebeneinander angezeigt.
- Überschüssige Spalten werden oft ausgeblendet oder sind nur durch horizontales Scrollen erreichbar – was auf Mobilgeräten selten eine gute Erfahrung ist.
- Manchmal werden Spalteninformationen untereinander statt nebeneinander dargestellt, was zu sehr langen Einträgen führen kann.
Obwohl SharePoint versucht, intelligent zu sein, kann es nicht wissen, welche Ihrer Dokumentenspalten für Ihre mobilen Nutzer am wichtigsten sind. Hier kommen Sie ins Spiel. Die ‘Standard’-Ansicht, die für Desktop-Nutzer optimiert ist, funktioniert selten gut auf einem Smartphone. Ihre Aufgabe ist es, SharePoint zu ‘sagen’, welche Informationen Priorität haben und wie sie optimal angeordnet werden sollen. Dies erreichen Sie durch die bewusste Konfiguration von Ansichten.
Die Grundprinzipien für mobilfreundliche Spalten
Bevor wir in die technischen Details eintauchen, lassen Sie uns einige grundlegende Prinzipien festlegen, die Sie bei der Gestaltung Ihrer mobilen SharePoint-Ansichten leiten sollten:
- Weniger ist mehr: Dies ist die goldene Regel für die mobile Darstellung. Jede zusätzliche Spalte bedeutet mehr Informationen auf einem begrenzten Raum. Beschränken Sie sich auf die absolut wesentlichen Spalten.
- Priorisierung der Informationen: Welche Informationen benötigen Ihre Nutzer auf den ersten Blick, wenn sie ein Dokument auf dem Handy sehen? Der Dateiname und vielleicht ein Statusfeld oder das letzte Änderungsdatum? Diese sollten immer ganz vorne stehen.
- Klare und prägnante Spaltennamen: Lange, komplizierte Spaltennamen werden auf Mobilgeräten oft abgeschnitten oder brechen unschön um. Halten Sie die Namen kurz, aber aussagekräftig.
- Konsistenz: Sorgen Sie für eine einheitliche Darstellung über alle relevanten Dokumentenbibliotheken hinweg, wo immer dies sinnvoll ist. Dies reduziert die Lernkurve für die Nutzer.
- Denken Sie an den Anwendungsfall: Warum greifen Ihre Nutzer mobil auf diese Dokumente zu? Was ist ihre primäre Aufgabe? Passen Sie die Ansicht an diesen Anwendungsfall an.
Schritt-für-Schritt: SharePoint-Dokumentenspalten für die Mobilansicht konfigurieren
Jetzt wird es praktisch. Folgen Sie diesen Schritten, um eine optimierte Ansicht für Ihre mobilen SharePoint-Nutzer zu erstellen.
1. Eine neue Ansicht speziell für die Mobilansicht erstellen
Es ist ratsam, eine separate Ansicht für die mobile Nutzung zu erstellen, anstatt die bestehende Standardansicht zu ändern. So können Desktop-Nutzer weiterhin die umfassende Ansicht nutzen, während mobile Nutzer eine optimierte Version erhalten.
- Navigieren Sie zu der Dokumentenbibliothek, die Sie optimieren möchten.
- Klicken Sie oben rechts auf den Schalter für die Ansichtsauswahl (meist ein Dropdown-Menü mit dem aktuellen Ansichtsnamen wie „Alle Dokumente” oder „All Items”).
- Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option ‘Aktuelle Ansicht speichern unter’ oder ‘Neue Ansicht erstellen’ (In älteren SharePoint-Versionen: ‘Bibliothekseinstellungen’ > ‘Ansichten’ > ‘Neue Ansicht erstellen’).
- Geben Sie der neuen Ansicht einen aussagekräftigen Namen, z.B. ‘Mobile Ansicht’, ‘Kompakte Ansicht’ oder ‘Ansicht für Smartphones’.
- Stellen Sie sicher, dass Sie eine Standardansicht basierend auf einer vorhandenen Ansicht (z.B. „Alle Dokumente”) erstellen, um von deren Grundeinstellungen zu profitieren.
- Klicken Sie auf ‘Erstellen’.
2. Relevante Spalten auswählen und anordnen
Dies ist der wichtigste Schritt, um die Informationsdichte zu kontrollieren und die SharePoint Mobilansicht übersichtlich zu gestalten.
- Nachdem Sie die neue Ansicht erstellt haben (oder wenn Sie diese bearbeiten), klicken Sie erneut auf den Ansichtsauswahl-Schalter und wählen Sie ‘Aktuelle Ansicht bearbeiten’.
- Sie gelangen zur Seite ‘Ansicht bearbeiten’. Scrollen Sie zum Abschnitt ‘Spalten’.
- Hier sehen Sie eine Liste aller verfügbaren Spalten in Ihrer Dokumentenbibliothek. Durchsuchen Sie diese Liste sorgfältig:
- Entfernen Sie unnötige Spalten: Deaktivieren Sie das Häkchen bei allen Spalten, die auf einem mobilen Gerät nicht sofort sichtbar sein müssen oder die für den mobilen Anwendungsfall irrelevant sind. Denken Sie daran: Weniger ist mehr. Beispiele für Spalten, die oft weggelassen werden können, sind ‘ID’, ‘Inhaltstyp’, ‘Versionsnummer’, ‘Bearbeitet von’ (wenn das letzte Änderungsdatum ausreicht) oder interne Projektcodes, die nur auf dem Desktop relevant sind.
- Priorisieren und Anordnen: Nutzen Sie die Dropdown-Menüs ‘Position von links’, um die Reihenfolge Ihrer ausgewählten Spalten zu bestimmen. Platzieren Sie die wichtigsten Informationen (z.B. ‘Name’ des Dokuments, ‘Zuletzt geändert’, ‘Status’, ‘Verfasser’) an den ersten Positionen. Diese Spalten werden auf dem mobilen Bildschirm zuerst angezeigt.
- Typische wichtige Spalten für Mobilansicht: Dateiname, Zuletzt geändert (Datum), Status, Kategorie/Dokumententyp, Wichtige Metadaten (z.B. Projektnummer, falls sehr oft mobil benötigt), Ggf. ein kurzes Beschreibungsfeld.
- Scrollen Sie ganz nach unten und klicken Sie auf ‘OK’, um Ihre Änderungen zu speichern.
3. Sortierung und Filterung für mobile Effizienz
Auch Sortier- und Filteroptionen können die mobile Nutzung erheblich verbessern.
- Auf der ‘Ansicht bearbeiten’-Seite finden Sie auch die Abschnitte ‘Sortieren’ und ‘Filtern’.
- Sortieren: Überlegen Sie, wie Nutzer am wahrscheinlichsten nach Dokumenten suchen. Eine Sortierung nach ‘Zuletzt geändert (absteigend)’ oder ‘Name (aufsteigend)’ ist oft sehr nützlich für die mobile Suche.
- Filtern: Wenn Ihre Bibliothek sehr groß ist, kann ein voreingestellter Filter (z.B. ‘Status = Freigegeben’ oder ‘Erstellt in den letzten 30 Tagen’) die anzuzeigende Menge an Informationen reduzieren und so die Ladezeiten und die Übersichtlichkeit auf Mobilgeräten verbessern. Beachten Sie jedoch, dass Filter die Flexibilität einschränken können. Erwägen Sie, bei Bedarf mehrere mobile Ansichten mit unterschiedlichen Filtern zu erstellen.
4. Umgang mit Dateibündelung und Ordnern
Für eine saubere mobile Ansicht ist es oft sinnvoll, die Standarddarstellung von Ordnern zu überdenken. Im Abschnitt ‘Ordner’ der ‘Ansicht bearbeiten’-Seite können Sie festlegen, wie Elemente ohne Ordner angezeigt werden.
Die Option ‘Alle Elemente ohne Ordner anzeigen’ kann in manchen mobilen Szenarien sinnvoll sein, um alle Dokumente direkt in einer flachen Liste zu sehen, ohne durch Ordner navigieren zu müssen. Dies ist jedoch von der Struktur Ihrer Bibliothek abhängig und muss sorgfältig abgewogen werden. Die Standardoption „In Ordnern anzeigen” ist oft die sicherere Wahl, um die Struktur beizubehalten.
5. Mobile Ansicht als Standard setzen (oder auf die Erkennung vertrauen)
Moderne SharePoint-Seiten und -Bibliotheken sind oft so konzipiert, dass sie sich automatisch anpassen. Es gibt nicht immer eine explizite „Standard für Mobilgeräte”-Einstellung wie in älteren SharePoint-Versionen. Stattdessen sollten Sie Folgendes tun:
- Optimieren Sie die Standardansicht: Eine der effektivsten Strategien ist es, die primäre Standardansicht Ihrer Dokumentenbibliothek (z.B. „Alle Dokumente”) so zu optimieren, dass sie auch auf mobilen Geräten gut funktioniert. Das heißt, Sie reduzieren die Anzahl der Spalten auch in dieser Ansicht auf das Wesentliche. Dann profitieren alle Nutzer (Desktop und Mobile) von einer schlankeren Ansicht, und mobile Nutzer müssen nicht manuell wechseln.
- Informieren Sie Ihre Nutzer: Wenn Sie eine separate „Mobile Ansicht” erstellt haben, informieren Sie Ihre Nutzer darüber, wie sie diese auswählen können. SharePoint Online zeigt auf Mobilgeräten in der Regel ein Dropdown-Menü für die Ansichtsauswahl an, über das Nutzer die gewünschte Ansicht manuell wählen können.
6. Erweiterte Optimierung mit JSON-Spaltenformatierung (Optional, für Fortgeschrittene)
Für eine wirklich „optimale” Darstellung können Sie die JSON-Spaltenformatierung nutzen. Damit können Sie das Erscheinungsbild einzelner Spalten oder Zeilen basierend auf deren Werten anpassen und so die mobile Darstellung noch intuitiver gestalten.
- Was ist das? Mit JSON-Code können Sie Farben, Icons, Textstile oder sogar Fortschrittsbalken in Ihren Spalten anzeigen lassen, ohne Code in SharePoint Designer oder Visual Studio schreiben zu müssen.
- Anwendungsbeispiele für Mobilgeräte:
- Statusfelder hervorheben: Zeigen Sie einen Status wie „Genehmigt” in Grün und „In Prüfung” in Orange an. Dies macht die Information auf einem kleinen Bildschirm sofort ersichtlich.
- Links anklickbar machen: Formatieren Sie Textfelder so, dass sie direkt anklickbare Hyperlinks werden.
- Kompakte Darstellung: Blenden Sie bestimmte Textteile aus und zeigen Sie nur Icons, um Platz zu sparen.
- Wie geht das?
- Klicken Sie in der Kopfzeile der Spalte, die Sie formatieren möchten.
- Wählen Sie ‘Spalteneinstellungen’ > ‘Diese Spalte formatieren’.
- Im Bereich ‘Spalte formatieren’ können Sie ‘Bedingte Formatierung’ für einfache Regeln nutzen oder in den ‘Erweiterte Modus’ wechseln, um eigenen JSON-Code einzugeben.
- Wichtig: JSON-Formatierung erfordert ein gewisses Verständnis für JSON-Syntax. Es gibt jedoch viele Beispiele in der Microsoft-Dokumentation und in der SharePoint-Community, die Sie anpassen können. Beginnen Sie mit einfachen Regeln!
Best Practices und zusätzliche Tipps für eine exzellente mobile Erfahrung
Neben der direkten Spaltenkonfiguration gibt es weitere Maßnahmen, die Ihre mobile SharePoint-Erfahrung optimieren:
- Verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen: Da der Dateiname oft die einzige Spalte ist, die auf Mobilgeräten vollständig sichtbar ist, sollte er so informativ wie möglich sein.
- Metadaten gezielt einsetzen: Betrachten Sie Metadaten nicht als Last, sondern als Chance, Ihre Dokumente durchsuchbar und auffindbar zu machen – auch mit einer reduzierten Spaltenansicht. Die Filter- und Sortierfunktionen sind auf Metadaten angewiesen.
- Schulung der Benutzer: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die optimierten Ansichten und wie sie diese nutzen können. Ein kurzer ‘How-to’-Guide kann Wunder wirken.
- Regelmäßiges Überprüfen und Anpassen: Die Anforderungen können sich ändern. Überprüfen Sie regelmäßig, ob die konfigurierten Ansichten noch den mobilen Bedürfnissen entsprechen.
- Erwägen Sie die Microsoft Lists App: Für Listen und Bibliotheken bietet die eigenständige Microsoft Lists App (Teil von Microsoft 365) oft eine noch bessere und intuitivere mobile Erfahrung als der Browserzugriff auf SharePoint, da sie speziell für mobile Szenarien entwickelt wurde. Sie synchronisiert sich nahtlos mit Ihren SharePoint-Listen und -Bibliotheken.
- Reduzieren Sie die Anzahl der Dokumente pro Seite: In den Ansichtseinstellungen können Sie auch die Anzahl der anzuzeigenden Elemente pro Seite reduzieren, was die Ladezeiten auf Mobilgeräten verbessern kann.
- Nutzen Sie Bibliotheks-Webparts auf modernen Seiten: Wenn Sie moderne SharePoint-Seiten verwenden, können Sie ein ‘Dokumentenbibliothek’-Webpart hinzufügen und dort eine bestimmte (mobilfreundliche) Ansicht auswählen. Diese Seiten sind von Grund auf responsiv und bieten eine gute Basis für mobile Ansichten.
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt
Um Frustration zu vermeiden, sollten Sie diese häufigen Fehler bei der mobilen SharePoint-Optimierung umschiffen:
- Zu viele Spalten: Der größte Fehler. Versuchen Sie, die Anzahl der Spalten auf maximal 3-5 wirklich essenzielle zu beschränken.
- Unklare Spaltennamen: Verschachtelte oder zu lange Spaltennamen sind auf Mobilgeräten kaum lesbar.
- Ignorieren der Benutzerbedürfnisse: Optimieren Sie nicht im Elfenbeinturm. Sprechen Sie mit Ihren mobilen Nutzern, um deren tatsächlichen Anforderungen zu verstehen.
- Nicht testen: Eine Konfiguration ist nur so gut wie ihre Überprüfung. Testen Sie Ihre Ansichten auf verschiedenen Geräten und Browsern.
- Vernachlässigung der Standardansicht: Selbst wenn Sie separate mobile Ansichten erstellen, ist es oft ratsam, auch die Standardansicht zu bereinigen, da diese häufig als Ausgangspunkt dient.
Fazit
Die optimale Darstellung Ihrer SharePoint-Dokumentenspalten für die Mobilansicht ist kein Hexenwerk, erfordert aber bewusste Planung und Konfiguration. Indem Sie die Anzahl der Spalten reduzieren, die wichtigsten Informationen priorisieren und gegebenenfalls auf erweiterte Formatierungsoptionen zurückgreifen, schaffen Sie eine benutzerfreundliche und effiziente mobile SharePoint-Erfahrung.
Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken – durch höhere Produktivität, weniger Frustration und einen reibungsloseren Arbeitsablauf, egal wo sie sich gerade befinden. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Bibliotheken mobil fit zu machen. Es lohnt sich!