Office 2019 vs. Office 2024: Warum die Größe erzeugter PDFs aus Word so unterschiedlich ist

Die Umwandlung eines Word-Dokuments in eine PDF-Datei ist für viele von uns ein alltäglicher Vorgang. Ob für den Versand per E-Mail, die Archivierung oder den professionellen Druck – das PDF-Format hat sich als Standard etabliert. Doch wer regelmäßig mit verschiedenen Office-Versionen arbeitet, stellt möglicherweise fest, dass die aus scheinbar identischen Word-Dokumenten erzeugten PDF-Dateien überraschend unterschiedliche Größen aufweisen können. Besonders der Sprung von älteren Versionen wie Office 2019 zu neueren, wie dem hypothetischen Office 2024 (oder auch dem bereits verfügbaren Office 2021 bzw. Microsoft 365), wirft Fragen auf. Warum variiert die Dateigröße so stark? Ist das ein Zeichen für bessere Qualität, effizientere Kompression oder vielleicht doch ein Indikator für verborgene Probleme? Tauchen wir ein in die faszinierende Welt der PDF-Erzeugung und beleuchten die technischen Gründe hinter diesen Unterschieden.

### Das Dilemma der Dateigröße: Warum ist sie wichtig?

Bevor wir ins Detail gehen, fragen wir uns, warum die PDF-Dateigröße überhaupt relevant ist. Kleinere Dateien sind schneller zu versenden, belegen weniger Speicherplatz, lassen sich schneller öffnen und sind oft benutzerfreundlicher, besonders in Umgebungen mit begrenzter Bandbreite oder Speicherplatz. Eine zu große Datei kann hingegen zu Problemen beim E-Mail-Versand (Anhangsgrenzen), bei der Webseiten-Ladezeit oder bei der Archivierung führen. Das Streben nach der optimalen Balance zwischen Dateigröße und Qualität ist daher ein zentrales Anliegen der Softwareentwicklung.

### Office 2019: Der etablierte Standard

Office 2019 repräsentiert eine Generation von Office-Suiten, die bereits ausgereifte PDF-Exportfunktionen bot. Zu dieser Zeit basierte die PDF-Erzeugung auf bestimmten Algorithmen und PDF-Standards, die sich über Jahre hinweg bewährt hatten. Die interne Rendering-Engine von Word 2019 übersetzte den Inhalt des Dokuments – Text, Bilder, Grafiken, Tabellen – in die spezifische Befehlssprache des PDF-Formats.

Typischerweise verwendete Office 2019 eine Kombination aus:
* **Älteren Kompressionsalgorithmen:** Für Bilder und Grafiken kamen gängige Verfahren wie JPEG für Fotos und Flate (ZIP) für andere Daten zum Einsatz. Diese waren effizient, aber nicht immer auf dem neuesten Stand der Technik.
* **Standardmäßige Schriftarten-Einbettung:** Word 2019 bettete in der Regel Schriftarten ein, um sicherzustellen, dass das Dokument auf jedem System korrekt angezeigt wird. Oft wurde ein „Subset” der Schriftart (nur die verwendeten Zeichen) eingebettet, um die Größe zu reduzieren, aber die Algorithmen zur Bestimmung dieses Subsets waren möglicherweise weniger optimiert als heute.
* **PDF/A-Konformität:** Für Archivierungszwecke unterstützte Word 2019 oft den PDF/A-Standard (z.B. PDF/A-1b), der bestimmte Anforderungen an die Einbettung von Schriftarten, Farben und Metadaten stellte, was die Dateigröße beeinflussen konnte.
* **Geringere Berücksichtigung von Barrierefreiheit:** Die automatische Generierung von Tags für die Barrierefreiheit (PDF/UA-Standard) war in 2019 oft noch nicht so tiefgreifend implementiert oder standardmäßig aktiviert, was zu kleineren Dateien führte, da weniger Metadaten hinzugefügt wurden.

Die PDF-Dateien aus Word 2019 waren in der Regel von guter Qualität, aber je nach Inhalt – insbesondere bei vielen hochauflösenden Bildern oder komplexen Vektorgrafiken – konnten sie schnell beträchtliche Größen erreichen.

### Office 2024: Innovation und Optimierung (oder neue Prioritäten)

Mit jeder neuen Office-Version strebt Microsoft nach Verbesserungen in verschiedenen Bereichen, und der PDF-Export ist da keine Ausnahme. Office 2024 (oder die kontinuierlich weiterentwickelten Versionen von Microsoft 365) profitieren von den jüngsten Entwicklungen in der Softwaretechnologie. Die Gründe für abweichende PDF-Größen in 2024 können vielfältig sein und in beide Richtungen gehen: kleiner oder größer.

**Potenzielle Gründe für kleinere PDFs in Office 2024:**

1. **Fortschrittliche Kompressionsalgorithmen:** Neuere Office-Versionen könnten von optimierten Kompressionsverfahren profitieren. Für Bilder könnten dies effizientere Implementierungen von JPEG oder sogar die Unterstützung von JPEG 2000 oder WebP-ähnlichen Kompressionsmethoden sein, die bei gleicher visueller Qualität deutlich kleinere Dateien erzeugen. Für Text und Vektorgrafiken könnten verbesserte Flate-Algorithmen oder andere verlustfreie Kompressionsmethoden zum Einsatz kommen.
2. **Intelligentere Bildverarbeitung:** Office 2024 könnte eine ausgefeiltere Analyse der im Word-Dokument verwendeten Bilder durchführen. Das bedeutet:
* **Automatische DPI-Optimierung:** Bilder werden nur in der tatsächlich benötigten Auflösung eingebettet und nicht in der oft überdimensionierten Originalauflösung.
* **Effizienteres Cropping und Resizing:** Nur der sichtbare Teil eines zugeschnittenen Bildes wird in die PDF-Datei aufgenommen.
* **Erkennung und Optimierung von Duplikaten:** Wenn dasselbe Bild mehrfach im Dokument vorkommt, wird es nur einmal in der PDF-Ressourcensammlung gespeichert.
3. **Verbesserte Schriftarten-Einbettung:** Die Algorithmen zum Erstellen von Schriftarten-Subsets könnten in 2024 noch präziser sein, wodurch weniger unnötige Zeichendaten in die PDF-Datei gelangen. Zudem könnten neue Technologien das Referenzieren von Systemschriftarten (wenn erlaubt) oder das Einbetten von OpenType-Schriftarten optimieren.
4. **Effizientere Codierung von Vektorgrafiken:** Vektorgrafiken (z.B. SmartArt, Formen) werden als Anweisungen und nicht als Pixelbilder gespeichert. Office 2024 könnte optimierte Pfad- und Füllbefehle verwenden, die weniger Daten benötigen.
5. **Entfernung redundanter Metadaten:** Ältere Programme neigten dazu, mehr Informationen (Metadaten) einzubetten, die nicht unbedingt für die Darstellung benötigt wurden. Neuere Versionen könnten hier „aufräumen”.

**Potenzielle Gründe für größere PDFs in Office 2024:**

1. **Erhöhte Barrierefreiheit (PDF/UA):** Microsoft legt zunehmend Wert auf Barrierefreiheit. PDFs, die den PDF/UA-Standard (Universal Accessibility) erfüllen, enthalten umfangreiche Strukturinformationen (Tags für Überschriften, Listen, Tabellen, Bilder mit Alt-Texten etc.). Diese zusätzlichen Metadaten und die detaillierte logische Struktur des Dokuments sind für Screenreader und andere assistierende Technologien unerlässlich, erhöhen aber zwangsläufig die Dateigröße. Wenn dies standardmäßig aktiviert ist oder priorisiert wird, führt dies zu größeren Dateien.
2. **Unterstützung neuerer PDF-Standards (ISO 32000):** Jede neue Version des PDF-Standards (z.B. PDF 2.0) kann neue Funktionen und Datenstrukturen mit sich bringen. Während diese die Funktionalität erweitern, können sie auch die Dateigröße beeinflussen, da mehr Informationen gespeichert werden müssen, auch wenn es für die reine Anzeige nicht offensichtlich ist.
3. **Höhere Standard-Qualitätseinstellungen:** Es ist möglich, dass die Standardeinstellungen für die PDF-Erstellung in Office 2024 auf eine höhere Qualität (z.B. höhere Bildauflösung oder weniger aggressive Kompression) voreingestellt sind, um bessere Druckergebnisse oder eine klarere Darstellung auf hochauflösenden Bildschirmen zu gewährleisten.
4. **Umfassendere Einbettung von Dokumentinformationen:** Möglicherweise werden mehr Metadaten über das Dokument, seine Erstellungsgeschichte oder eingebettete Objekte gespeichert, um die Kompatibilität mit anderen Systemen zu verbessern oder zukünftige Funktionen zu ermöglichen.
5. **Einbettung von Miniaturansichten/Vorschaubildern:** PDF-Reader können im Navigationsbereich Miniaturansichten der Seiten anzeigen. Die Einbettung dieser Vorschaubilder in die PDF-Datei selbst kann die Dateigröße leicht erhöhen.

### Die Rolle der PDF-Standards und Kompressionsalgorithmen

Das Portable Document Format (PDF) ist ein offener Standard (ISO 32000), der sich ständig weiterentwickelt. Verschiedene Versionen des Standards (z.B. PDF 1.4, 1.7, 2.0) können unterschiedliche Kompressionsmethoden und Funktionen unterstützen.

* **Kompressionsalgorithmen:** Moderne PDFs nutzen eine Vielzahl von Algorithmen.
* **JPEG / JPEG 2000:** Für Rasterbilder (Fotos). JPEG 2000 bietet eine höhere Kompressionsrate bei gleicher oder besserer Qualität als das ältere JPEG.
* **Flate (LZW, ZIP):** Für Text, Vektorgrafiken und andere Daten. Dies ist eine verlustfreie Kompression.
* **JBIG2:** Für Schwarz-Weiß-Bilder (z.B. gescannte Dokumente), sehr effizient.
* **Run-Length Encoding (RLE):** Für einfache Bitmap-Bilder.
Die Implementierung und Auswahl dieser Algorithmen kann von Office-Version zu Office-Version variieren und einen großen Einfluss auf die Dateigröße haben.

* **PDF/A und PDF/UA:** Wie bereits erwähnt, sind dies spezialisierte Unterarten des PDF-Standards.
* **PDF/A (Archivierung):** Stellt sicher, dass das Dokument auch in ferner Zukunft exakt gleich dargestellt werden kann, indem alle notwendigen Informationen (Schriftarten, Farben etc.) eingebettet werden. Dies kann zu größeren Dateien führen als ein „einfaches” PDF.
* **PDF/UA (Barrierefreiheit):** Fügt die bereits erwähnten Struktur-Tags hinzu, um das Dokument für Menschen mit Behinderungen zugänglich zu machen. Die zusätzlichen Tags sind Metadaten und erhöhen die Dateigröße. Wenn Office 2024 standardmäßig eine PDF/UA-konforme Ausgabe generiert, erklärt dies einen Anstieg der Größe.

### Benutzerdefinierte Einstellungen: Der Einfluss des Anwenders

Es ist wichtig zu bedenken, dass Word selbst Optionen zur PDF-Optimierung bietet, die die Dateigröße erheblich beeinflussen können. Diese Einstellungen sind in beiden Office-Versionen vorhanden, können aber standardmäßig unterschiedlich gesetzt sein oder sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt haben:

* **”Speichern unter” – Optionen:** Beim Speichern als PDF bietet Word oft Optionen wie „Standard (Onlineveröffentlichung und Druck)” und „Minimale Größe (Onlineveröffentlichung)”.
* **Standard:** Behält in der Regel eine höhere Qualität bei, was zu größeren Dateien führt.
* **Minimale Größe:** Reduziert die Bildqualität und kann andere Komprimierungen anwenden, um die Datei kleiner zu machen.
* **Bildkomprimierung:** Innerhalb von Word gibt es in den Optionen die Möglichkeit, Bilder zu komprimieren, wenn das Dokument gespeichert wird. Diese Einstellungen können sich direkt auf die finale PDF-Größe auswirken. Neuere Office-Versionen könnten hier intelligentere oder aggressivere Standardwerte verwenden.
* **Schriftarten einbetten:** Die Option, „Schriftarten in der Datei einbetten” (und nur die verwendeten Zeichen) beeinflusst ebenfalls die Größe. Die Effizienz dieses Prozesses kann sich von Office-Version zu Office-Version verbessern.

### Fazit und Empfehlungen für Anwender

Die Unterschiede in der Größe erzeugter PDFs zwischen Office 2019 und Office 2024 (oder neueren Versionen) sind ein komplexes Zusammenspiel aus technologischen Fortschritten, aktualisierten Standards und möglicherweise veränderten Prioritäten der Softwareentwickler.

Wenn Sie feststellen, dass Ihre PDFs in Office 2024 größer sind als erwartet, könnte dies ein Hinweis auf eine verbesserte Barrierefreiheit oder eine höhere Standardqualität sein. Sind sie kleiner, ist dies wahrscheinlich ein Ergebnis effizienterer Kompressionsalgorithmen und intelligenterer Bildverarbeitung.

**Was können Sie tun?**

1. **Prüfen Sie die „Speichern unter” Optionen:** Nutzen Sie die Option „Minimale Größe” (oder ähnlich benannte) in Word, wenn die Dateigröße kritisch ist und eine etwas geringere Bildqualität akzeptabel ist.
2. **Optimieren Sie Bilder im Word-Dokument:** Reduzieren Sie die Auflösung von Bildern bereits im Word-Dokument oder komprimieren Sie sie vor dem Export.
3. **Verwenden Sie externe PDF-Tools:** Programme wie Adobe Acrobat Pro oder kostenlose Alternativen bieten oft noch feinere Kontrollen über die PDF-Komprimierung und -Optimierung.
4. **Verstehen Sie Ihre Anforderungen:** Benötigen Sie eine barrierefreie PDF/UA-Datei? Muss sie archivierbar sein (PDF/A)? Diese Anforderungen führen unweigerlich zu größeren Dateien. Wenn nicht, können Sie oft die Größe reduzieren.
5. **Halten Sie Ihre Software aktuell:** Auch wenn neuere Versionen manchmal größere PDFs erzeugen, bieten sie oft auch verbesserte Sicherheit, Stabilität und neue Funktionen.

Die Entwicklung von Software ist ein dynamischer Prozess. Was heute als optimale Lösung gilt, kann morgen durch effizientere Algorithmen oder neue Standards überholt sein. Die variierenden PDF-Größen sind letztendlich ein Indikator für diese ständige Evolution im Bestreben, das beste digitale Dokumentenerlebnis zu schaffen.