Willkommen zurück! Kennen Sie das auch? Plötzlich druckt jeder Mitarbeiter auf irgendeinem Drucker im Büro und keiner weiß mehr, welcher Drucker für was zuständig ist. Die Folge: Chaos, verschwendetes Papier und genervte IT-Administratoren. Eine häufige Ursache für dieses Problem ist, dass Benutzer in Ihrem Netzwerk selbstständig Drucker hinzufügen können. Das ist nicht immer ideal, besonders in größeren Unternehmen mit komplexen Druckstrukturen. Die Lösung? Druckerberechtigungen richtig einstellen, sodass nur Admins neue Drucker hinzufügen können. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie das bewerkstelligen.
Warum Druckerberechtigungen wichtig sind
Bevor wir ins Detail gehen, lassen Sie uns kurz erläutern, warum es überhaupt sinnvoll ist, Druckerinstallationen zu beschränken. Es geht nicht darum, Mitarbeitern das Leben schwer zu machen. Im Gegenteil, es geht um Effizienz und Sicherheit.
- Kontrolle und Übersicht: Wenn nur Admins Drucker hinzufügen können, behalten Sie die Kontrolle über Ihre Druckinfrastruktur. Sie wissen genau, welche Drucker im Netzwerk vorhanden sind, wo sie sich befinden und wie sie konfiguriert sind.
- Sicherheit: Unautorisierte Drucker können Sicherheitsrisiken darstellen. Durch die Beschränkung der Installation minimieren Sie das Risiko, dass jemand einen unsicheren Drucker ins Netzwerk einschleust.
- Effizientes Ressourcenmanagement: Administratoren können sicherstellen, dass Drucker optimal genutzt werden. Sie können Drucker nach Bedarf zuweisen und überwachen, um Verschwendung zu vermeiden.
- Weniger Supportanfragen: Wenn Mitarbeiter selbst Drucker installieren, kann es zu Konfigurationsfehlern und Kompatibilitätsproblemen kommen. Durch die zentrale Verwaltung reduzieren Sie Supportanfragen.
- Kosteneinsparungen: Eine gut verwaltete Druckinfrastruktur kann helfen, Kosten zu senken. Sie können beispielsweise festlegen, dass bestimmte Drucker nur für bestimmte Zwecke verwendet werden oder den Duplexdruck standardmäßig aktivieren.
So konfigurieren Sie die Druckerberechtigungen (Windows Server)
Die folgende Anleitung bezieht sich auf die Konfiguration unter Windows Server. Je nach Ihrer Netzwerkkonfiguration und den verwendeten Diensten (z. B. Print Server) können die genauen Schritte leicht variieren. Stellen Sie sicher, dass Sie über Administratorrechte verfügen, bevor Sie beginnen.
Schritt 1: Zugriff auf den Druckserver
Zunächst müssen Sie auf den Druckserver zugreifen. Dies kann entweder ein dedizierter Server oder ein Server sein, der andere Dienste hostet. Öffnen Sie den Server-Manager und navigieren Sie zu „Tools” -> „Druckverwaltung”.
Schritt 2: Drucker finden und Eigenschaften öffnen
Im Druckverwaltungsfenster sehen Sie eine Liste aller Drucker, die auf dem Server installiert sind. Suchen Sie den Drucker, dessen Berechtigungen Sie ändern möchten, und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie „Eigenschaften”.
Schritt 3: Sicherheitsreiter
Im Eigenschaftenfenster des Druckers finden Sie einen Reiter namens „Sicherheit”. Klicken Sie darauf. Hier werden alle Benutzer und Gruppen angezeigt, die Zugriff auf den Drucker haben.
Schritt 4: Berechtigungen anpassen
Standardmäßig haben Benutzer oft die Berechtigung „Drucken” und „Verwalten des Druckers”. Um zu verhindern, dass Benutzer den Drucker verwalten (z. B. entfernen oder neu installieren), müssen Sie die Berechtigungen anpassen.
- Wählen Sie die Gruppe „Benutzer” oder eine andere Gruppe, die Ihre Mitarbeiter repräsentiert, in der Liste aus.
- Deaktivieren Sie die Berechtigung „Verwalten des Druckers” (oder entfernen Sie die Gruppe ganz, wenn keine Berechtigungen gewünscht sind).
- Stellen Sie sicher, dass die Gruppe „Administratoren” weiterhin die Berechtigung „Verwalten des Druckers” hat.
- Klicken Sie auf „Übernehmen” und dann auf „OK”, um die Änderungen zu speichern.
Wichtig: Stellen Sie sicher, dass die Benutzer weiterhin die Berechtigung „Drucken” haben, sonst können sie den Drucker nicht verwenden. Das Ziel ist, ihnen das Ändern der Druckerkonfiguration und das Hinzufügen/Entfernen zu verbieten.
Schritt 5: Berechtigungen auf Gruppenbasis (Empfohlen)
Anstatt die Berechtigungen für einzelne Benutzer zu ändern, ist es viel effizienter, Gruppenrichtlinien zu verwenden. Erstellen Sie eine Gruppe im Active Directory (oder in Ihrer Benutzerverwaltung) für Benutzer, die keine Drucker verwalten dürfen. Weisen Sie dieser Gruppe die entsprechenden Berechtigungen zu. Dies erleichtert die Verwaltung erheblich, insbesondere in großen Netzwerken.
Druckerrichtlinien über Gruppenrichtlinienobjekte (GPO) konfigurieren
Die Verwendung von Gruppenrichtlinienobjekten (GPOs) ist die eleganteste und skalierbarste Methode, um Druckerberechtigungen in einer Active Directory-Umgebung zu verwalten. So geht’s:
Schritt 1: Gruppenrichtlinienverwaltung öffnen
Öffnen Sie die Gruppenrichtlinienverwaltung (Group Policy Management Console, GPMC) auf Ihrem Server. Navigieren Sie zu „Start” -> „Verwaltung” -> „Gruppenrichtlinienverwaltung”.
Schritt 2: Neues GPO erstellen oder vorhandenes bearbeiten
Suchen Sie die Organisationseinheit (OU), in der sich die Benutzer befinden, für die Sie die Druckerberechtigungen einschränken möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die OU und wählen Sie „Ein GPO in dieser Domäne erstellen und hier verknüpfen” oder bearbeiten Sie ein vorhandenes GPO.
Schritt 3: GPO bearbeiten
Geben Sie dem neuen GPO einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Druckerberechtigungen – Benutzer”). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das GPO und wählen Sie „Bearbeiten”.
Schritt 4: Computerkonfiguration
Gehen Sie im Gruppenrichtlinienverwaltungseditor zu „Computerkonfiguration” -> „Richtlinien” -> „Windows-Einstellungen” -> „Sicherheitseinstellungen” -> „Lokale Richtlinien” -> „Benutzerrechtezuweisung”.
Schritt 5: Benutzerrechte konfigurieren
Suchen Sie in der Liste der Benutzerrechte nach dem Eintrag „Lokale Drucker erstellen”. Doppelklicken Sie darauf.
Schritt 6: Rechte anpassen
Entfernen Sie die Gruppe „Benutzer” (oder andere Gruppen, die keine Drucker hinzufügen sollen) aus der Liste der Benutzer oder Gruppen, denen dieses Recht zugewiesen ist. Fügen Sie stattdessen die Gruppe „Administratoren” hinzu. Sie können auch einzelne Benutzer hinzufügen, wenn dies erforderlich ist, aber die Verwendung von Gruppen wird dringend empfohlen.
Schritt 7: Gruppenrichtlinie erzwingen
Schließen Sie den Gruppenrichtlinienverwaltungseditor. Stellen Sie sicher, dass das GPO auf die richtige OU verknüpft ist und dass die Vererbung von Gruppenrichtlinien ordnungsgemäß konfiguriert ist (Block Policy Inheritance, wenn nötig). Erzwingen Sie die Gruppenrichtlinie bei Bedarf, damit die Einstellungen sofort wirksam werden (gpupdate /force auf den Clientcomputern oder Servern).
Zusätzliche Tipps und Tricks
- Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Druckerberechtigungen, um sicherzustellen, dass sie noch Ihren Anforderungen entsprechen.
- Dokumentation: Dokumentieren Sie Ihre Konfiguration, damit andere Administratoren verstehen, wie die Berechtigungen eingerichtet sind.
- Testumgebung: Testen Sie Änderungen an den Druckerberechtigungen zunächst in einer Testumgebung, bevor Sie sie in der Produktion implementieren.
- Schulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darüber, wie sie Drucker richtig verwenden und wie sie Support erhalten, wenn sie Probleme haben.
- Print Management Software: Erwägen Sie die Verwendung von Print Management Software, um die Druckinfrastruktur zu verwalten und die Kosten zu senken. Diese Software kann Ihnen helfen, den Druckverbrauch zu überwachen, Benutzer zu authentifizieren und Regeln für den Druck zu definieren.
Fazit
Das Beschränken der Druckerinstallation auf Administratoren ist ein wichtiger Schritt, um Ihre Druckinfrastruktur zu sichern, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Durch die Verwendung von Gruppenrichtlinien und die sorgfältige Konfiguration der Druckerberechtigungen können Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer neue Drucker hinzufügen und verwalten können. Die beschriebenen Schritte sind zwar etwas technisch, aber die Mühe lohnt sich, um langfristig die Kontrolle über Ihre Druckumgebung zu behalten. Viel Erfolg!