Az Outlook asztali verziója rendkívül sokoldalú e-mail kezelő program, amely lehetővé teszi a különböző szabályok és szűrők használatát az üzenetek kezelésére. Az egyik gyakori kérdés, hogy az „Elküldött elemek” mappából hogyan lehet automatikusan törölni bizonyos leveleket anélkül, hogy ezt manuálisan kellene elvégezni. Bár az Outlook szabálykezelője lehetővé teszi a levelek áthelyezését a törölt elemek mappába, az automatikus törlés beállítása nem mindig egyértelmű. Ebben a cikkben részletesen bemutatjuk a lehetséges megoldásokat.
Miért lehet szükség az elküldött e-mailek automatikus törlésére?
Az „Elküldött elemek” mappa idővel gyorsan megtelhet, különösen ha nagy mennyiségű levelet küldünk naponta. Bizonyos e-mailek, például automatikusan generált értesítések, tömeges küldemények vagy más kevésbé fontos üzenetek felesleges helyet foglalhatnak. Az automatikus törlés segít az e-mail fiók rendezettebbé tételében és a tárhely optimalizálásában.
1. Megoldás: Outlook szabályok használata
Az Outlook szabályrendszere lehetővé teszi, hogy meghatározott feltételek szerint kezeljük az üzeneteket. Az alábbi lépések segítségével beállítható egy szabály, amely az elküldött leveleket a törölt elemek közé helyezi:
- Nyisd meg az Outlookot, és kattints a „Fájl” menüre.
- Válaszd a „Szabályok és értesítések kezelése” opciót.
- Kattints az „Új szabály” gombra.
- Válaszd a „Elküldött üzenetekre alkalmazott szabály létrehozása” lehetőséget.
- Állíts be egy feltételt, például:
- Ha az üzenet egy adott címzettnek megy.
- Ha az üzenet egy adott tárggyal rendelkezik.
- Válaszd ki a „Áthelyezés a következő mappába” opciót, majd válaszd ki a „Törölt elemek” mappát.
- Mentsd el a szabályt és alkalmazd.
Ez a megoldás azonban csak annyit tesz, hogy az e-maileket áthelyezi a törölt elemek közé, de nem törli őket véglegesen.
2. Megoldás: Automatikus mappatisztítás beállítása
Ha azt szeretnéd, hogy az áthelyezett e-mailek egy idő után véglegesen törlődjenek, akkor az Outlook automatikus mappatisztítás funkcióját is használhatod:
- Nyisd meg az Outlookot, majd kattints a „Fájl” > „Beállítások” menüpontra.
- Válaszd az „Speciális” menüpontot.
- Keresd meg a „Indítás és kilépés” szekciót.
- Kapcsold be az „Törölt elemek mappa automatikus ürítése kilépéskor” lehetőséget.
- Kattints az „OK” gombra a mentéshez.
Ezzel a módszerrel az összes törölt e-mail automatikusan eltávolításra kerül az Outlookból, amikor kilépsz az alkalmazásból.
3. Megoldás: VBA makró használata az automatikus törléshez
Ha az előző módszerek nem működnek megfelelően, egy VBA makró segítségével is megoldható az automatikus törlés. Az alábbi lépésekben bemutatjuk, hogyan írhatsz egy egyszerű makrót az Outlookhoz:
- Nyomd meg az ALT + F11 billentyűkombinációt az Outlook VBA szerkesztőjének megnyitásához.
- Kattints a „ThisOutlookSession” modulra.
- Másold be a következő kódot:
Sub CleanSentItems()
Dim objOutlook As Outlook.Application
Dim objNamespace As Outlook.Namespace
Dim objSentFolder As Outlook.MAPIFolder
Dim objItem As Object
Set objOutlook = Application
Set objNamespace = objOutlook.GetNamespace("MAPI")
Set objSentFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
For Each objItem In objSentFolder.Items
If objItem.Subject Like "*bizonyos tárgy*" Then
objItem.Delete
End If
Next
Set objItem = Nothing
Set objSentFolder = Nothing
Set objNamespace = Nothing
Set objOutlook = Nothing
End Sub
- Mentés után futtasd a makrót az Outlook VBA ablakában.
- Ez a kód az „Elküldött elemek” mappából törli azokat az e-maileket, amelyek megfelelnek az előre megadott feltételeknek.
Összegzés
Az Outlookban többféle módon is beállítható az elküldött levelek automatikus törlése. A szabályok segítségével az e-mailek áthelyezhetők a törölt elemek közé, az automatikus tisztítás funkcióval véglegesen törölhetők kilépéskor, míg a VBA makróval testre szabott törlési folyamat hozható létre. A megfelelő módszer kiválasztása attól függ, hogy milyen automatizálási szintre van szükség.
