Kennen Sie das? Sie loggen sich bei office.com ein, navigieren zum Bereich „Business Apps” und sehen eine Liste Ihrer wertvollen Anwendungen. Doch etwas fehlt. Sie sehen den Namen der App – beispielsweise „Kundenverwaltung” oder „Projektübersicht” – aber Sie haben keine Ahnung, ob es sich um die Entwicklungs-, Test- oder gar die Produktionsversion handelt. Besonders in Organisationen, die eine Vielzahl von Apps und Umgebungen nutzen, kann dies schnell zu Verwirrung, Frustration und im schlimmsten Fall zu Fehlern führen. Wenn Sie sich fragen: „Wo ist der Umgebungsname meiner App?”, dann sind Sie hier genau richtig. Dieser Artikel ist Ihr umfassender Wegweiser, um die Sichtbarkeit der Umgebungsnamen Ihrer Business Apps auf office.com zu gewährleisten und damit Ihre digitale Arbeitswelt deutlich übersichtlicher und effizienter zu gestalten.
Das Problem verstehen: Warum Umgebungsnamen auf office.com fehlen
Im Kern geht es um Kontext. Moderne Geschäftsanwendungen, insbesondere solche, die auf der Microsoft Power Platform (wie Power Apps, Power Automate und Dynamics 365) basieren, werden in isolierten Umgebungen entwickelt und bereitgestellt. Eine Umgebung ist wie ein Container, der Apps, Daten, Flüsse und andere Ressourcen hostet. Typischerweise gibt es mindestens drei Arten von Umgebungen:
- Entwicklung (DEV): Hier entstehen neue Funktionen und Fehlerbehebungen.
- Test (UAT/QA): Hier werden die Änderungen ausgiebig getestet, bevor sie live gehen.
- Produktion (PROD): Dies ist die Live-Version, die von den Endbenutzern täglich verwendet wird.
Die Fähigkeit, diese Umgebungen klar voneinander zu unterscheiden, ist für Entwickler, Administratoren und sogar Endbenutzer von entscheidender Bedeutung. Ein Entwickler muss wissen, ob er an der richtigen Version arbeitet. Ein Tester benötigt Gewissheit über die getestete Version. Und ein Endbenutzer muss sicher sein, dass er mit den tatsächlichen, aktuellen Produktionsdaten interagiert und nicht versehentlich in einer Testumgebung Änderungen vornimmt, die nicht gespeichert werden oder irrelevant sind.
Das Problem bei der Anzeige auf office.com ist, dass der „Business Apps”-Bereich primär den Anzeigenamen der App darstellt, wie er im Power Apps Maker Portal definiert ist. Dieser Anzeigename enthält standardmäßig selten den Umgebungsnamen. Die Office.com-Plattform selbst hat keine integrierte Funktion, die den Namen der Umgebung, in der eine App lebt, separat zur App anzeigt. Daher müssen wir einen cleveren Workaround implementieren, um den benötigten Kontext direkt in den angezeigten Namen der App zu integrieren.
Warum klare Umgebungsnamen unverzichtbar sind
Die fehlende Klarheit bei den App-Namen kann weitreichende Konsequenzen haben:
- Verwirrung und Fehler: Benutzer klicken möglicherweise auf die falsche Version einer App, was zu Dateninkonsistenzen oder unnötigem Aufwand führen kann. Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter trägt wichtige Kundendaten in eine Test-App ein, die am nächsten Tag zurückgesetzt wird.
- Ineffizienz: Administratoren und Entwickler verbringen unnötig Zeit damit, herauszufinden, welche App zu welcher Umgebung gehört, insbesondere bei ähnlichen App-Namen.
- Schlechtes Benutzermanagement: Ohne klare Kennzeichnung ist es schwierig, Benutzern zu vermitteln, welche App sie für welche Zwecke nutzen sollen.
- ALM-Herausforderungen: Für das Application Lifecycle Management (ALM) ist eine klare Trennung zwischen Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebungen essenziell. Ohne sichtbare Umgebungsnamen wird die Verwaltung von App-Versionen und deren Bereitstellung erheblich erschwert.
- Governance und Compliance: In regulierten Branchen kann es sogar Compliance-Anforderungen geben, die eine klare Trennung von Umgebungen und deren Kennzeichnung vorschreiben.
Die gute Nachricht ist: Sie können das Problem lösen! Es erfordert zwar eine manuelle Anpassung, aber der Aufwand lohnt sich allemal für die gewonnene Transparenz und Sicherheit.
Der Weg zur Sichtbarkeit: Schritt für Schritt zum Umgebungsnamen
Die Lösung besteht darin, den Anzeigenamen Ihrer Business App so anzupassen, dass er den Umgebungsnamen direkt enthält. Office.com zeigt genau diesen Namen an. Hier ist eine detaillierte Anleitung:
Schritt 1: Vorbereitung und Identifikation
- Ziel definieren: Welche App(s) möchten Sie anpassen? Bestimmen Sie die spezifischen Business Apps, die auf office.com besser gekennzeichnet werden sollen.
- Umgebung identifizieren: In welcher Umgebung (DEV, TEST, PROD etc.) befindet sich die jeweilige App, die Sie umbenennen möchten? Dies ist der Name, der später im App-Titel erscheinen soll.
- Zugriffsrechte prüfen: Stellen Sie sicher, dass Sie über die notwendigen Berechtigungen verfügen, um Apps und Lösungen in Ihrer Power Platform-Umgebung zu bearbeiten (mindestens „Umgebungs-Ersteller” oder „Systemadministrator”).
Schritt 2: Navigieren Sie zum Power Apps Maker Portal
Öffnen Sie Ihren Webbrowser und gehen Sie zu make.powerapps.com. Stellen Sie sicher, dass Sie in der korrekten Umgebung angemeldet sind, deren Apps Sie bearbeiten möchten. Der Umgebungsselektor befindet sich oben rechts auf der Seite.
Schritt 3: Identifizieren und Bearbeiten des App-Anzeigenamens
Die genaue Vorgehensweise hängt davon ab, ob es sich um eine Canvas App oder eine Model-driven App handelt:
Für Canvas Apps (Leinwand-Apps):
- Gehen Sie in der linken Navigation auf „Apps”.
- Suchen Sie die Canvas App, die Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf die drei Punkte („…”) neben dem App-Namen und wählen Sie „Bearbeiten”. Dadurch wird die App im Power Apps Studio geöffnet.
- Im Power Apps Studio klicken Sie oben links auf „Datei”.
- Wählen Sie „Einstellungen” (das Zahnrad-Symbol).
- Im Bereich „Allgemein” finden Sie das Feld „Name”. Hier steht der aktuelle Anzeigename Ihrer App.
- Ändern Sie den Namen: Fügen Sie den Umgebungsnamen in Klammern oder auf eine andere konsistente Weise hinzu.
- Beispiel: Ändern Sie „Kundenverwaltung” zu „Kundenverwaltung (PROD)” oder „Kundenverwaltung – Live„.
- Beispiel: Ändern Sie „Projektübersicht” zu „Projektübersicht (DEV)” oder „Projektübersicht – Entwicklung„.
Wählen Sie eine einheitliche Namenskonvention für alle Ihre Umgebungen und Apps.
- Klicken Sie auf „Speichern” und anschließend auf „Veröffentlichen”, um die Änderungen zu übernehmen.
Für Model-driven Apps (Modellgesteuerte Apps) und Apps aus Dynamics 365:
Bei Model-driven Apps ist der Prozess etwas anders, da sie oft Teil von Lösungen sind, und der Anzeigename direkt in den App-Eigenschaften festgelegt wird.
- Gehen Sie in der linken Navigation auf „Apps”.
- Suchen Sie die Model-driven App, die Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf die drei Punkte („…”) neben dem App-Namen und wählen Sie „Bearbeiten”. Dadurch wird der App-Designer geöffnet.
- Im App-Designer finden Sie im rechten Bereich die „Eigenschaften” der App. Hier gibt es ein Feld namens „Name” oder „Anzeigename”.
- Ändern Sie den Namen: Fügen Sie den Umgebungsnamen in Klammern oder auf eine andere konsistente Weise hinzu, analog zu den Canvas Apps.
- Beispiel: Ändern Sie „Sales Hub” zu „Sales Hub (PROD)„.
- Beispiel: Ändern Sie „Field Service Mobile” zu „Field Service Mobile (TEST)„.
Auch hier ist eine konsistente Namenskonvention entscheidend.
- Klicken Sie auf „Speichern” und anschließend auf „Veröffentlichen”, um die Änderungen zu aktivieren.
Wichtiger Hinweis zu Lösungen: Wenn Ihre Model-driven App Teil einer verwalteten (managed) Lösung ist, die in eine andere Umgebung importiert wurde, kann es sein, dass der Anzeigename durch die Lösung festgelegt wird. In solchen Fällen müssen Sie den Namen in der ursprünglichen (unverwalteten) Lösung in der Quellumgebung ändern, die Lösung erneut exportieren und als verwaltete Lösung in die Zielumgebung importieren (bzw. aktualisieren). Dies ist ein zentraler Aspekt im ALM-Prozess. Für eine unverwaltete Lösung oder eine App, die direkt in der Umgebung erstellt wurde, sind die obigen Schritte ausreichend.
Schritt 4: Geduld haben und überprüfen
Nachdem Sie die Änderungen gespeichert und veröffentlicht haben, kann es einen Moment dauern, bis diese auf office.com sichtbar werden. Dies kann von wenigen Minuten bis zu mehreren Stunden variieren, da die Caches aktualisiert werden müssen.
- Melden Sie sich gegebenenfalls von office.com ab und wieder an.
- Löschen Sie den Cache und die Cookies Ihres Browsers.
- Navigieren Sie zum Bereich „Business Apps” auf office.com und suchen Sie nach Ihrer App. Der neue Anzeigename mit dem integrierten Umgebungsnamen sollte nun sichtbar sein.
Best Practices für eine optimale App-Verwaltung
Die Integration des Umgebungsnamens in den Anzeigenamen ist ein großer Schritt. Um die Vorteile voll auszuschöpfen, empfehlen wir weitere Best Practices:
- Standardisierte Namenskonvention: Etablieren Sie eine klare und konsistente Namenskonvention für alle Ihre Apps über alle Umgebungen hinweg.
[App-Name] ([UMGEBUNG])z.B. „Finanzbericht (PROD)”, „Finanzbericht (DEV)”[App-Name] - [UMGEBUNG]z.B. „Vertragsmanagement – UAT”, „Vertragsmanagement – LIVE”
Kommunizieren Sie diese Konvention an alle Stakeholder.
- ALM und Lösungen konsequent nutzen: Für eine professionelle App-Entwicklung und -Bereitstellung sollten Sie immer mit Lösungen arbeiten. Dies ermöglicht es Ihnen, alle Komponenten einer App (einschließlich des Anzeigenamens) zusammenzufassen und zwischen Umgebungen zu verschieben. Bei der Bereitstellung einer verwalteten Lösung kann der Anzeigename der App in der Lösung mit dem Umgebungsnamen versehen werden.
- App-Beschreibungen nutzen: Ergänzen Sie den Umgebungsnamen und weitere wichtige Informationen in der Beschreibung der App im Power Apps Maker Portal. Diese Beschreibung ist zwar nicht direkt auf office.com sichtbar, kann aber bei der Verwaltung der Apps im Backend sehr hilfreich sein.
- Unterschiedliche Icons für Umgebungen: Eine weitere visuelle Hilfe kann die Verwendung unterschiedlicher Icons oder Icon-Varianten für dieselbe App in verschiedenen Umgebungen sein. Zum Beispiel könnte die Produktions-App ein blaues Icon haben, die Test-App ein orangefarbenes und die Entwicklungs-App ein rotes.
- Benutzer schulen: Informieren Sie Ihre Endbenutzer über die neue Namenskonvention und erklären Sie ihnen die Bedeutung der Umgebungszusätze. Eine kurze Einweisung kann Verwirrung von vornherein vermeiden.
- Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Namenskonvention eingehalten wird und alle neuen Apps korrekt benannt sind. Dies ist Teil einer guten Governance-Strategie für Ihre Power Platform.
Häufige Probleme und Lösungsansätze
- Änderungen sind nicht sofort sichtbar: Wie bereits erwähnt, kann es eine Weile dauern, bis die Caches aktualisiert werden. Geduld ist hier der Schlüssel. Versuchen Sie, sich bei office.com ab- und wieder anzumelden, oder nutzen Sie den Inkognito-Modus Ihres Browsers, um Cache-Probleme auszuschließen.
- Keine Berechtigungen zum Bearbeiten: Wenn Sie die App-Namen nicht ändern können, kontaktieren Sie Ihren Power Platform-Administrator. Sie benötigen mindestens die Berechtigung, die App in der jeweiligen Umgebung zu bearbeiten.
- App ist Teil einer verwalteten Lösung: Wenn die App aus einer verwalteten Lösung stammt und Sie den Namen nicht direkt in der Zielumgebung ändern können, müssen Sie die Änderung in der Quellumgebung (wo die unverwaltete Lösung existiert) vornehmen und die Lösung anschließend aktualisieren oder neu importieren.
- Konsistenzprobleme: Wenn verschiedene Teams oder Entwickler unterschiedliche Namenskonventionen verwenden, kann dies die anfängliche Verwirrung wieder aufleben lassen. Eine klare Governance und Richtlinien sind hier unerlässlich.
Fazit: Mehr Klarheit, weniger Kopfzerbrechen
Das Fehlen des Umgebungsnamens bei Ihren Business Apps auf office.com ist ein häufiges Problem, das jedoch mit einer einfachen, aber effektiven Anpassung gelöst werden kann. Indem Sie den Anzeigenamen Ihrer App gezielt um den Umgebungsnamen erweitern, schaffen Sie sofortige Klarheit und verbessern die Benutzerfreundlichkeit erheblich. Dies erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit für Endbenutzer, sondern unterstützt auch eine robustere ALM-Strategie und eine effizientere Verwaltung Ihrer gesamten Power Platform-Infrastruktur.
Nehmen Sie sich die Zeit, diese Schritte umzusetzen und Ihre digitalen Assets auf office.com optimal zu organisieren. Sie werden feststellen, dass ein wenig Aufwand an dieser Stelle eine Menge Zeit und Frustration in der Zukunft erspart. Machen Sie den ersten Schritt zu einem besser organisierten und transparenteren Business-App-Ökosystem!