Herzlich willkommen in der Welt der digitalen Zusammenarbeit und effektiven internen Kommunikation! In der heutigen dynamischen Arbeitswelt ist eine zentrale Informationsplattform unerlässlich, um Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, die Unternehmenskultur zu stärken und die Produktivität zu fördern. Genau hier kommt Ihre **SharePoint Kommunikationswebsite** ins Spiel. Sie ist das Herzstück Ihrer internen Kommunikation, ein Ort, an dem Neuigkeiten, wichtige Informationen, Richtlinien und Erfolgsgeschichten gesammelt und zugänglich gemacht werden.
Doch eine Website ist nur so gut wie ihre Reichweite. Was nützt die beste Information, wenn sie nur von wenigen gesehen wird? Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, Ihre **SharePoint Kommunikationswebsite** für die **gesamte Organisation** freizugeben. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf die wichtigen Inhalte hat, und geben Ihnen wertvolle Tipps für eine erfolgreiche Einführung. Machen wir Ihre Website zum Dreh- und Angelpunkt Ihrer internen Kommunikation!
### Warum die organisationsweite Freigabe so wichtig ist
Die Entscheidung, eine **SharePoint Kommunikationswebsite** für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen, ist mehr als nur eine technische Einstellung – es ist eine strategische Entscheidung, die die Art und Weise beeinflusst, wie Ihr Unternehmen Wissen teilt und zusammenarbeitet. Hier sind die Hauptgründe, warum dies von entscheidender Bedeutung ist:
* **Zentrale Informationsquelle:** Schluss mit verstreuten Informationen in E-Mails, Dateifreigaben oder verschiedenen Abteilungswebsites. Eine zentrale Kommunikationswebsite bietet eine einzige, zuverlässige Quelle für aktuelle Informationen, Unternehmensneuigkeiten, Veranstaltungen und wichtige Dokumente. Dies spart Zeit und reduziert Missverständnisse.
* **Verbesserung der Mitarbeiterbindung:** Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, gut informiert und in das Geschehen involviert zu sein, steigt ihre Zufriedenheit und Loyalität. Regelmäßige Updates, Erfolgsgeschichten und die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen, schaffen ein Gefühl der Zugehörigkeit.
* **Steigerung der Transparenz:** Offene Kommunikation und der einfache Zugang zu Informationen fördern eine Kultur der Transparenz. Dies kann das Vertrauen in die Führungsebene stärken und das Verständnis für Unternehmensziele und -entscheidungen verbessern.
* **Effizienz und Produktivität:** Weniger Zeit mit der Suche nach Informationen bedeutet mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Eine gut strukturierte Website mit einfacher Navigation ermöglicht es Mitarbeitern, benötigte Ressourcen schnell zu finden.
* **Stärkung der Unternehmenskultur:** Eine Kommunikationswebsite kann als virtueller Treffpunkt dienen, um Werte, Visionen und die einzigartige Kultur Ihres Unternehmens zu präsentieren und zu leben.
### Die Vorbereitung ist die halbe Miete: Was Sie beachten sollten
Bevor Sie die Freigabetasten drücken, ist eine sorgfältige Vorbereitung entscheidend für den Erfolg. Denken Sie daran: Eine schlecht vorbereitete Website wird wenig Akzeptanz finden.
1. **Inhaltliche Reife und Qualität:**
* **Aktualität:** Sind alle Inhalte auf dem neuesten Stand? Veraltete Informationen untergraben das Vertrauen.
* **Vollständigkeit:** Sind alle relevanten Bereiche abgedeckt? Fehlt etwas Wichtiges?
* **Qualität:** Sind Texte gut geschrieben, Fehler-frei und leicht verständlich? Verwenden Sie professionelle Bilder und Grafiken.
* **Legalität/Compliance:** Sind alle veröffentlichten Informationen unternehmenskonform und rechtlich zulässig?
2. **Informationsarchitektur und Navigation:**
* **Logische Struktur:** Ist die Website intuitiv aufgebaut? Können Benutzer leicht finden, wonach sie suchen?
* **Klare Navigation:** Sind die Menüs und Links eindeutig beschriftet und logisch geordnet? Denken Sie an die Perspektive eines neuen Benutzers.
* **Suchfunktion:** Stellen Sie sicher, dass die **SharePoint**-Suchfunktion gut funktioniert und relevante Ergebnisse liefert.
3. **Governance-Richtlinien:**
* **Rollen und Verantwortlichkeiten:** Wer ist für die Pflege, Aktualisierung und Genehmigung von Inhalten zuständig? Definieren Sie klare Besitzer und Redakteure.
* **Content-Lifecycle:** Wann werden Inhalte überprüft und ggf. archiviert oder gelöscht?
* **Branding-Richtlinien:** Stellen Sie sicher, dass Design und Tonalität der Website den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
4. **Kommunikationsstrategie zur Einführung:**
* **Ankündigung:** Planen Sie, wie und wann Sie die neue Website den Mitarbeitern vorstellen werden. Eine E-Mail, eine Ankündigung im Intranet oder sogar eine kleine interne Kampagne kann Wunder wirken.
* **Vorteile hervorheben:** Erklären Sie den Mitarbeitern, welche Vorteile die neue Website ihnen persönlich bietet.
* **Schulungen/Onboarding:** Bieten Sie bei Bedarf kurze Anleitungen oder FAQs an, um den Einstieg zu erleichtern.
5. **Benutzerfreundlichkeit und Design:**
* **Responsivität:** Funktioniert die Website auch auf mobilen Geräten einwandfrei? Viele Mitarbeiter greifen unterwegs oder von zu Hause zu.
* **Barrierefreiheit:** Berücksichtigen Sie die Zugänglichkeit für alle Mitarbeiter.
* **Ästhetik:** Ein ansprechendes, modernes Design motiviert zur Nutzung.
### Grundlagen der SharePoint-Berechtigungen verstehen
Bevor wir ins Detail gehen, ist es wichtig, die Grundlagen der **SharePoint-Berechtigungen** zu verstehen. **SharePoint** arbeitet mit Gruppen und Berechtigungsstufen. Standardmäßig gibt es auf jeder Website drei Hauptgruppen:
* **Websitebesitzer (Full Control):** Haben die vollständige Kontrolle über die Website, können Einstellungen ändern, Berechtigungen verwalten und Inhalte bearbeiten. Dies ist Ihre Administratorrolle.
* **Websitemitglieder (Edit):** Können Inhalte hinzufügen, bearbeiten und löschen. Sie sind die Content-Redakteure.
* **Websitebesucher (Read):** Können Inhalte ansehen, aber keine Änderungen vornehmen. Dies ist die Rolle, die Sie der gesamten Organisation zuweisen möchten.
Für eine Kommunikationswebsite ist es entscheidend, dass die gesamte Organisation nur die **Leseberechtigung** erhält. Dies stellt sicher, dass Ihre zentralen Informationen nicht versehentlich geändert oder gelöscht werden können, während sie gleichzeitig für alle zugänglich sind.
### Schritt für Schritt: Ihre Kommunikationswebsite für die Organisation freigeben
Nun kommen wir zum Kernstück – der eigentlichen Freigabe Ihrer **SharePoint Kommunikationswebsite**. Dieser Prozess ist relativ einfach, wenn Sie wissen, wo Sie suchen müssen.
**Voraussetzung:** Sie müssen der Besitzer der Website sein oder über Berechtigungen mit der Berechtigungsstufe „Vollzugriff” verfügen.
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**Schritt 1: Navigation zu den Website-Berechtigungen**
1. Öffnen Sie Ihre **SharePoint Kommunikationswebsite** in Ihrem Webbrowser.
2. Klicken Sie oben rechts auf das **Zahnrad-Symbol** (Einstellungen).
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Websiteberechtigungen” aus.
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**Schritt 2: Erweiterte Berechtigungseinstellungen aufrufen**
Im Bereich „Websiteberechtigungen” sehen Sie eine Übersicht der aktuellen Berechtigungen. Oft sind hier bereits die Standardgruppen „Websitebesitzer”, „Websitemitglieder” und „Websitebesucher” aufgeführt, die möglicherweise auf eine Microsoft 365-Gruppe verweisen.
1. Klicken Sie in diesem Bereich auf den Link „Erweiterte Berechtigungseinstellungen” (meist unten links oder mittig).
2. Dadurch gelangen Sie zur klassischen **SharePoint**-Berechtigungsseite, die eine detailliertere Kontrolle bietet.
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**Schritt 3: Berechtigungen erteilen**
Auf der Seite für die erweiterten Berechtigungseinstellungen sehen Sie eine Liste aller Gruppen und Benutzer mit ihren jeweiligen Berechtigungsstufen.
1. Klicken Sie im oberen Menüband auf die Schaltfläche „Berechtigungen erteilen”.
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**Schritt 4: Die richtige Gruppe auswählen – „Jeder außer externen Benutzern”**
Dies ist der wichtigste Schritt, um die gesamte Organisation anzusprechen.
1. Im Dialogfeld „Berechtigungen erteilen” geben Sie im Feld „Benutzer/Gruppen einladen” folgendes ein:
* **”Jeder außer externen Benutzern”** (oder auf Englisch „Everyone except external users”)
**Wichtiger Hinweis:** Es gibt auch eine Gruppe namens „Jeder” (Everyone). Diese Gruppe würde aber *auch* externe Gastbenutzer einschließen, die Sie möglicherweise in Ihrem Microsoft 365-Mandanten haben. Wenn Ihre Kommunikationswebsite ausschließlich für interne Mitarbeiter gedacht ist, verwenden Sie **immer** „Jeder außer externen Benutzern”, um unnötigen externen Zugriff zu vermeiden.
2. **Optional:** Entfernen Sie das Häkchen bei „Einladen und eine E-Mail senden”. Wenn Sie die gesamte Organisation freigeben, möchten Sie wahrscheinlich keine E-Mail an Tausende von Personen senden. Die Ankündigung erfolgt später über Ihre geplante Kommunikationsstrategie.
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**Schritt 5: Berechtigungsstufe zuweisen – „Lesen”**
1. Stellen Sie sicher, dass im unteren Bereich des Dialogfelds die Berechtigungsstufe „Lesen” ausgewählt ist. Dies ist die Standardeinstellung für diese Art der Freigabe und genau das, was Sie benötigen.
2. Klicken Sie auf „Freigeben” oder „OK”, um die Änderungen zu speichern.
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**Schritt 6: Bestätigen und überprüfen**
Ihre **SharePoint Kommunikationswebsite** ist nun für jeden Mitarbeiter in Ihrer Organisation zugänglich! Um dies zu überprüfen:
1. Melden Sie sich mit einem Testbenutzerkonto an, das keine besonderen Berechtigungen auf der Website hat, oder bitten Sie einen Kollegen, die Website zu besuchen.
2. Stellen Sie sicher, dass der Testbenutzer alle Inhalte sehen, aber nichts bearbeiten oder löschen kann. Die Option „Bearbeiten” sollte nicht sichtbar sein.
3. Überprüfen Sie auch die Navigation und Links.
### Erweiterte Szenarien und Best Practices
Die Freigabe ist der erste Schritt. Eine erfolgreiche Kommunikationsplattform lebt aber von kontinuierlicher Pflege und intelligenten Funktionen.
* **Hub-Sites als Intranet-Rückgrat:** Betten Sie Ihre Kommunikationswebsite in eine **SharePoint Hub-Site** ein. Hub-Sites verbinden thematisch verwandte Websites und bieten eine gemeinsame Navigation, Suche und Design. Ihre Kommunikationswebsite könnte die „Home”-Hub-Site sein, die das gesamte Intranet zusammenführt.
* **Zielgruppenadressierung (Audience Targeting):** Wenn Sie möchten, dass bestimmte Webparts (z. B. „Nachrichten”, „Schnelllinks”) oder Navigationspunkte nur für bestimmte Abteilungen oder Gruppen sichtbar sind, nutzen Sie die **Zielgruppenadressierung**. Dies personalisiert das Erlebnis für den Benutzer und sorgt dafür, dass jeder nur die für ihn relevanten Informationen sieht. Sie basiert auf Microsoft 365-Gruppen.
* **Inhalts-Governance & Aktualisierung:** Erstellen Sie einen klaren Plan, wer wann welche Inhalte aktualisiert. Setzen Sie Erinnerungen für die Überprüfung von Richtlinien oder häufig gestellten Fragen. Eine aktuelle Website ist eine wertvolle Website.
* **Feedback-Mechanismen:** Bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Feedback zu geben. Dies könnte über ein einfaches **Microsoft Forms**-Formular geschehen, das in die Seite eingebettet ist, oder über eine **SharePoint-Liste** für Vorschläge.
* **Schulung und Adoption:** Die beste Website ist nutzlos, wenn niemand weiß, wie man sie benutzt. Bieten Sie kurze „How-to”-Anleitungen, Video-Tutorials oder interne Webinare an, um die Mitarbeiter mit den Funktionen vertraut zu machen. Erklären Sie den Mehrwert für sie.
* **Überwachung und Analyse:** Nutzen Sie die integrierten **SharePoint Nutzungsberichte**, um zu sehen, welche Seiten am häufigsten besucht werden, welche Inhalte gut ankommen und von welchen Geräten zugegriffen wird. Diese Daten helfen Ihnen, Ihre Website kontinuierlich zu verbessern.
* **Sicherheit im Fokus:** Achten Sie darauf, keine hochsensiblen oder vertraulichen Informationen auf einer organisationsweit zugänglichen Kommunikationswebsite zu veröffentlichen. Für solche Inhalte sind meist spezifischere Team-Sites mit restriktiveren Berechtigungen besser geeignet.
### Fazit
Die Freigabe Ihrer **SharePoint Kommunikationswebsite** für die gesamte Organisation ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu einer transparenten, informierten und engagierten Belegschaft. Mit der richtigen Vorbereitung und der präzisen Anwendung der Berechtigungseinstellungen schaffen Sie eine leistungsstarke zentrale Informationsplattform.
Denken Sie daran, dass die technische Freigabe nur der Anfang ist. Der wahre Erfolg Ihrer Kommunikationswebsite liegt in der Qualität Ihrer Inhalte, der Einfachheit der Navigation und der fortlaufenden Interaktion mit Ihren Mitarbeitern. Pflegen Sie Ihre Seite, hören Sie auf Feedback und passen Sie sie kontinuierlich an die Bedürfnisse Ihrer Organisation an. So wird Ihre **SharePoint Kommunikationswebsite** nicht nur ein Ort der Information, sondern ein lebendiges Herzstück Ihrer Unternehmenskultur. Nutzen Sie das volle Potenzial von **Microsoft 365**, um Ihre interne Kommunikation auf ein neues Niveau zu heben!