Passwörter in Excel Spreadsheets verloren? So bekommen Sie sie zurück (und warum das gefährlich ist)!

Kennen Sie das? Ein wichtiges Excel-Dokument, gefüllt mit Zahlen, Daten und vielleicht sogar sensiblen Informationen, ist plötzlich nicht mehr zugänglich. Ein Passwort schützt es – und Sie haben es vergessen. Die Panik steigt. Der Gedanke „Alle meine Daten sind weg!“ schießt durch den Kopf. Doch bevor Sie in Verzweiflung versinken: Es gibt Wege, diese Passwörter zurückzubekommen oder zu umgehen. Klingt nach einer guten Nachricht, oder? Nicht ganz. Denn die Leichtigkeit, mit der dies oft gelingt, offenbart eine erschreckende Wahrheit über die Sicherheit Ihrer Daten in Excel-Tabellen.

In diesem umfassenden Artikel tauchen wir tief in die Welt der Excel-Passwörter ein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie verlorene Passwörter wiederherstellen können, erklären aber auch detailliert, warum diese Methoden gleichzeitig ein enormes Sicherheitsrisiko darstellen. Unser Ziel ist es, Ihnen nicht nur zu helfen, wieder auf Ihre Daten zuzugreifen, sondern Sie auch für die Gefahren zu sensibilisieren und Ihnen bessere Schutzstrategien an die Hand zu geben.

Die verschiedenen Arten von Excel-Passwörtern: Ein genauer Blick

Bevor wir uns den Wiederherstellungsmethoden widmen, ist es wichtig zu verstehen, dass Excel verschiedene Arten von „Schutzmechanismen“ bietet, die oft fälschlicherweise alle als gleich sicher angesehen werden. Die Art des Passworts bestimmt maßgeblich, wie einfach oder schwierig es ist, darauf zuzugreifen.

1. Passwort zum Öffnen der Datei (Dateiverschlüsselung): Dies ist der stärkste Schutz. Wenn Sie ein Passwort zum Öffnen einer Excel-Datei festlegen, verschlüsselt Excel den gesamten Inhalt der Arbeitsmappe. Ohne dieses Passwort kann die Datei nicht geöffnet werden. Dies ist der einzige Mechanismus, der wirklich auf moderner Kryptographie basiert (AES-128 oder AES-256 bei neueren Excel-Versionen).
2. Passwort zum Ändern der Datei: Dieses Passwort erlaubt es, eine Datei schreibgeschützt zu öffnen, sofern man das Änderungs-Passwort nicht kennt. Es ist eine rudimentäre Form des Schutzes gegen versehentliche Änderungen, bietet aber kaum echte Sicherheit, da die Datei trotzdem geöffnet und oft einfach als neue Datei gespeichert werden kann.
3. Passwort zum Schutz eines Arbeitsblatts: Damit können Sie bestimmte Zellen oder Bereiche in einem Arbeitsblatt vor Änderungen, Formatierungen oder dem Löschen schützen. Der Rest des Arbeitsblatts bleibt sichtbar und das Dokument kann ohne weiteres geöffnet werden.
4. Passwort zum Schutz der Arbeitsmappenstruktur: Dieses Passwort verhindert das Hinzufügen, Löschen, Ausblenden oder Umbenennen von Arbeitsblättern innerhalb einer Arbeitsmappe. Auch hier bleibt der Inhalt der Arbeitsblätter selbst sichtbar und zugänglich.
5. Passwort für VBA-Projekte (Makros): Wenn Ihre Excel-Datei Makros enthält, können Sie das VBA-Projekt mit einem Passwort schützen, um zu verhindern, dass andere Ihren Code anzeigen oder ändern.

Die Art des vergessenen Passworts ist entscheidend für den Aufwand der Wiederherstellung. Und hier kommt die erste schlechte Nachricht für die Sicherheit: Die Passwörter für Arbeitsblätter, Arbeitsmappenstrukturen und VBA-Projekte sind in den meisten Fällen extrem leicht zu umgehen.

Die „einfachen“ Passwörter knacken: Arbeitsblatt-, Arbeitsmappen- und VBA-Schutz

Für Passwörter, die lediglich Arbeitsblätter, die Arbeitsmappenstruktur oder VBA-Projekte schützen, ist der Begriff „Knacken“ eigentlich übertrieben. Es handelt sich hierbei eher um eine Umgehung der Schutzmechanismen, da Microsoft diese Funktionen nicht als robuste Sicherheitsbarriere, sondern als Schutz vor versehentlichen Änderungen konzipiert hat. Die Daten sind dabei nicht verschlüsselt und der Schutz lässt sich meist in wenigen Schritten entfernen.

Methode 1: Manuelle Bearbeitung des XML-Codes (für XLSX-Dateien)

Moderne Excel-Dateien (.xlsx) sind im Grunde komprimierte ZIP-Archive, die verschiedene XML-Dateien enthalten. Diese Struktur ermöglicht es uns, den Schutz manuell zu entfernen:

1. Dateiendung ändern: Benennen Sie Ihre Excel-Datei von .xlsx in .zip um.
2. Entpacken: Entpacken Sie das ZIP-Archiv in einen neuen Ordner.
3. XML-Dateien bearbeiten:
   • Für Arbeitsblattschutz: Navigieren Sie zu xlworksheets. Hier finden Sie Dateien wie sheet1.xml, sheet2.xml usw. Öffnen Sie die relevante XML-Datei mit einem Texteditor (z.B. Notepad++). Suchen Sie nach dem Tag <sheetProtection.../> und löschen Sie es vollständig. Speichern Sie die Datei.
   • Für Arbeitsmappenschutz: Navigieren Sie zu xl und öffnen Sie die Datei workbook.xml. Suchen Sie nach dem Tag <workbookProtection.../> und löschen Sie es. Speichern Sie die Datei.
   • Für VBA-Projektschutz: Dies ist etwas komplexer. Sie müssen die Datei vbaProject.bin im Ordner xl oder auf oberster Ebene des entpackten Archivs finden und binär bearbeiten, um den Kennwort-Eintrag zu entfernen. Eine einfachere Methode ist hier oft der Einsatz spezialisierter Tools.
4. Wieder packen: Markieren Sie alle entpackten Ordner und Dateien, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Senden an“ > „ZIP-komprimierter Ordner“.
5. Dateiendung zurückändern: Benennen Sie die neue .zip-Datei wieder in .xlsx um.

Wenn Sie die Datei nun öffnen, sollten die Arbeitsblatt- oder Arbeitsmappenschutzfunktionen deaktiviert sein. Dieser Prozess ist für jedermann mit grundlegenden Computerkenntnissen durchführbar und zeigt, wie wenig Schutz diese Passwörter bieten.

Methode 2: Online-Tools und Software

Es gibt unzählige Online-Dienste und Software-Tools, die speziell dafür entwickelt wurden, Arbeitsblatt- und Arbeitsmappenschutz auf Knopfdruck zu entfernen. Diese Tools automatisieren im Grunde den oben beschriebenen XML-Bearbeitungsprozess. Sie laden Ihre Datei hoch, und innerhalb von Sekunden oder Minuten erhalten Sie eine entsperrte Version zurück. Beliebte Suchbegriffe sind hier „Excel Unprotect Sheet Online“ oder „Excel Password Remover“. Die Bequemlichkeit dieser Tools ist verlockend, unterstreicht aber auch das gravierende Sicherheitsproblem: Wenn Sie es können, kann es auch jeder andere.

Die „schwierigen“ Passwörter knacken: Das Passwort zum Öffnen der Datei (Dateiverschlüsselung)

Das Passwort zum Öffnen einer Excel-Datei ist eine andere Liga. Hier kommt echte Verschlüsselung zum Einsatz. Moderne Excel-Versionen verwenden den Advanced Encryption Standard (AES) mit 128- oder 256-Bit-Schlüsseln, der als sehr robust gilt. Das bedeutet, man kann dieses Passwort nicht einfach umgehen oder aus dem XML-Code entfernen. Man muss es wirklich erraten.

Das Erraten geschieht nicht durch Glück, sondern durch systematische Angriffe:

1. Wörterbuchangriffe (Dictionary Attack): Die Software versucht systematisch alle Wörter aus einer umfangreichen Liste (Wörterbuch) als Passwort. Dies ist effektiv, wenn Ihr Passwort ein gängiges Wort oder eine Kombination aus gängigen Wörtern ist.
2. Brute-Force-Angriffe: Hierbei werden alle möglichen Zeichenkombinationen systematisch ausprobiert. Dies ist die umfassendste, aber auch zeitaufwendigste Methode. Je länger und komplexer das Passwort (Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen), desto länger dauert ein Brute-Force-Angriff. Ein 8-stelliges Passwort mit allen Zeichenarten kann auf einem normalen PC Wochen oder Monate dauern, ein 12-stelliges Passwort potenziell Jahre oder sogar Jahrhunderte.
3. Maskenangriffe: Wenn Sie sich an Teile des Passworts erinnern (z.B. „Anfang_xyz_Ende“), kann eine Maske verwendet werden, um die Suche einzugrenzen und den Brute-Force-Angriff zu beschleunigen.

Spezialisierte Software für die Passwortwiederherstellung

Um Passwörter für verschlüsselte Excel-Dateien wiederherzustellen, benötigen Sie spezielle Software. Diese Programme sind oft kostenpflichtig, bieten aber die notwendige Rechenleistung und die Algorithmen für effektive Angriffe. Beispiele sind:

• Elcomsoft Advanced Office Password Recovery: Eines der leistungsstärksten Tools, das GPU-Beschleunigung nutzt, um Brute-Force-Angriffe erheblich zu beschleunigen.
• PassFab for Excel: Eine benutzerfreundlichere Alternative, die ebenfalls verschiedene Angriffsmodi bietet.
• Accent OFFICE Password Recovery: Unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten und Angriffsarten.

Wie funktioniert die Wiederherstellung mit Software?

1. Software installieren: Laden Sie ein vertrauenswürdiges Tool herunter und installieren Sie es.
2. Excel-Datei auswählen: Wählen Sie die passwortgeschützte Excel-Datei aus, deren Passwort Sie vergessen haben.
3. Angriffsmethode wählen: Entscheiden Sie sich für einen Wörterbuchangriff, Brute-Force oder eine Kombination. Passen Sie die Einstellungen an (z.B. Zeichenset für Brute-Force, eigene Wörterbücher).
4. Wiederherstellung starten: Die Software beginnt nun, das Passwort zu suchen. Dies kann Stunden, Tage oder sogar Wochen dauern, abhängig von der Komplexität Ihres Passworts und der Leistung Ihres Computers. Programme mit GPU-Beschleunigung nutzen die Grafikkarte, um den Prozess dramatisch zu beschleunigen.

Wichtiger Hinweis: Verwenden Sie solche Tools ausschließlich für Ihre eigenen Dateien und zu legalen Zwecken. Der Versuch, Passwörter für Dateien zu knacken, die Ihnen nicht gehören, ist illegal.

Warum die Möglichkeit der Wiederherstellung ein enormes Sicherheitsrisiko darstellt

Die oben beschriebenen Methoden, insbesondere die Leichtigkeit, mit der Arbeitsblatt- und Arbeitsmappenschutz umgangen werden können, entlarven eine gefährliche Illusion von Sicherheit. Hier sind die Hauptgründe, warum diese Situation so problematisch ist:

1. Falsches Sicherheitsgefühl: Viele Nutzer glauben, dass eine Excel-Datei, die mit einem Passwort geschützt ist, auch sicher ist. Sie speichern sensible Daten wie Kundendaten, Finanzinformationen, Gehaltslisten oder Geschäftsgeheimnisse in solchen „geschützten“ Dateien. Doch für die meisten Schutzarten ist dies ein Trugschluss.
2. Leichte Zugänglichkeit für Unbefugte: Jeder, der Zugriff auf Ihre Excel-Datei hat, kann mit minimalem technischem Wissen (oder der Nutzung eines Online-Tools) den Arbeitsblatt- oder Arbeitsmappenschutz entfernen. Ein USB-Stick, ein unachtsamer Moment oder ein schlecht gesicherter Netzwerkspeicher reichen aus.
3. Insider-Bedrohungen: Mitarbeiter, die Zugang zu internen Dokumenten haben, können selbst bei geschützten Arbeitsblättern leicht die Daten extrahieren, wenn sie wissen, wie man den Schutz umgeht.
4. Kompromittierung sensibler Daten: Die Gefahr eines Datenlecks ist real. Wenn ungeschützte sensible Daten in die falschen Hände geraten, kann dies zu Identitätsdiebstahl, finanziellen Schäden, rechtlichen Konsequenzen (z.B. bei Nichteinhaltung der DSGVO) und einem erheblichen Reputationsverlust führen.
5. Verlust der Datenhoheit: Wenn Dritte auf Ihre Daten zugreifen können, verlieren Sie die Kontrolle darüber, wer was mit Ihren Informationen anstellt.
6. Keine Kontrolle bei Online-Tools: Wenn Sie Online-Tools zur Passwortentfernung nutzen, laden Sie Ihre Datei auf einen externen Server hoch. Wer garantiert, dass diese Datei nach der Bearbeitung gelöscht wird und keine Kopien angefertigt werden? Dies ist ein erhebliches Datenschutzrisiko.

Bessere Strategien zum Schutz Ihrer sensiblen Daten

Angesichts der Schwachstellen der Excel-eigenen Schutzmechanismen ist es unerlässlich, über robustere Sicherheitsstrategien nachzudenken, insbesondere wenn Sie mit wirklich sensiblen oder vertraulichen Informationen arbeiten:

1. Verlassen Sie sich nicht nur auf Excel-Passwörter: Verstehen Sie, dass Arbeitsblatt- und Arbeitsmappenschutz keinen echten Sicherheitsschutz bieten. Sie sind lediglich ein Schutz vor versehentlichen Änderungen.
2. Starke Passwörter für die Dateiverschlüsselung: Wenn Sie Excel-Dateien wirklich verschlüsseln müssen, verwenden Sie unbedingt ein starkes Passwort zum Öffnen der Datei. Ein starkes Passwort ist:
   • Mindestens 12-16 Zeichen lang.
   • Eine Mischung aus Groß- und Kleinbuchstaben.
   • Enthält Zahlen.
   • Enthält Sonderzeichen (z.B. !, ?, #, %, $).
   • Ist einzigartig und nicht in einem Wörterbuch zu finden.
   • Nicht wiederverwendet.

   Nutzen Sie einen Passwortmanager, um solche Passwörter zu generieren und sicher zu speichern.

3. Verwenden Sie sichere Dateisystemverschlüsselung: Speichern Sie Ihre Excel-Dateien auf verschlüsselten Laufwerken oder in verschlüsselten Containern (z.B. mit VeraCrypt). Dies schützt die Daten auf Festplattenebene, unabhängig vom Dateityp.
4. Zugriffsberechtigungen auf Betriebssystemebene: Beschränken Sie den Zugriff auf Ordner, die sensible Excel-Dateien enthalten, auf autorisierte Benutzergruppen. Dies ist eine grundlegende, aber effektive Schutzmaßnahme.
5. Alternative Software und Datenbanken: Für wirklich sensible Daten sind Excel-Tabellen oft die falsche Wahl. Erwägen Sie den Umstieg auf:
   • Sichere Datenbanken: Für große Mengen strukturierter Daten bieten Datenbankmanagementsysteme (DBMS) wie SQL Server, MySQL oder PostgreSQL weitaus robustere Sicherheits- und Zugriffssteuerungsfunktionen.
   • Spezialisierte Anwendungen: CRM-Systeme, Buchhaltungssoftware oder HR-Plattformen sind darauf ausgelegt, sensible Daten sicher zu verwalten.
   • Informations Rights Management (IRM): Microsoft 365 bietet mit Azure Information Protection (AIP) erweiterte Schutzfunktionen, die den Zugriff und die Nutzung von Dokumenten auch nach dem Verlassen der ursprünglichen Umgebung kontrollieren können.
6. Regelmäßige Backups und Audits: Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig. Führen Sie zudem Sicherheitsaudits durch, um potenzielle Schwachstellen aufzudecken.
7. Schulung der Mitarbeiter: Sensibilisieren Sie alle Anwender für die Risiken und die korrekten Verfahren zum Umgang mit sensiblen Daten.

Fazit: Hilfe bei verlorenen Passwörtern, aber mit ernster Warnung

Ja, Sie können Passwörter für Ihre Excel-Dateien wiederherstellen oder umgehen. Für Arbeitsblätter und Arbeitsmappen ist dies sogar erstaunlich einfach und schnell möglich. Für die Dateiverschlüsselung ist es zwar schwieriger und zeitaufwendiger, aber mit den richtigen Tools und ausreichend Rechenleistung ebenfalls machbar, sofern das Passwort nicht extrem komplex ist.

Doch diese Fähigkeit ist keine Entlastung, sondern eine ernste Warnung. Sie legt die oft mangelhafte Sicherheitsarchitektur vieler Excel-Dateien offen. Das Wissen, wie man ein Passwort zurückbekommt, muss Hand in Hand gehen mit dem Verständnis, warum man es in Zukunft anders und besser machen sollte.

Nutzen Sie die Erkenntnisse aus diesem Artikel, um Ihre Daten nicht nur wiederherzustellen, sondern vor allem, um sie in Zukunft wirklich zu schützen. Ihre sensiblen Informationen verdienen mehr als nur eine Schein-Sicherheit. Machen Sie Schluss mit der Illusion und implementieren Sie robuste Schutzmaßnahmen, die über die einfachen Excel-Funktionen hinausgehen.