Ein Domainumzug ist oft ein notwendiger Schritt, sei es aus Kostengründen, wegen besserer Serviceleistungen oder einer Neuausrichtung des Unternehmens. Steht jedoch ein solcher Umzug an und Ihre Dienste, insbesondere Ihre E-Mails und Team-Kommunikation, werden bereits über Microsoft 365 (M365) abgewickelt, wird aus einer scheinbar einfachen Prozedur schnell eine komplexe Aufgabe. Besonders der Wechsel des Registrars von einem etablierten Anbieter wie DomainFactory birgt spezifische Herausforderungen, wenn die Kontinuität Ihrer M365-Dienste gewährleistet sein muss.
Das Ziel ist klar: Ein reibungsloser Übergang ohne jegliche Ausfallzeiten bei E-Mails, SharePoint oder Teams. Dieser Artikel führt Sie detailliert durch den Prozess und zeigt auf, wie Sie einen Domainumzug von DomainFactory meistern, während Ihre M365-Dienste ungestört weiterlaufen. Wir beleuchten die kritischen Schritte, die strategischen Entscheidungen und geben praktische Tipps, um häufige Stolpersteine zu vermeiden.
Warum dieser Umzug eine besondere Herausforderung ist
Die größte Komplexität beim Umzug einer Domain, die aktiv mit M365 genutzt wird, liegt in der Abhängigkeit von DNS-Einträgen (Domain Name System). M365 benötigt eine Reihe spezifischer DNS-Records, um korrekt zu funktionieren. Dazu gehören:
- MX-Einträge für den E-Mail-Empfang.
- CNAME-Einträge für Autodiscover und andere M365-Dienste.
- TXT-Einträge, insbesondere für SPF (Sender Policy Framework) zur E-Mail-Authentifizierung und zur Domain-Verifizierung.
- SRV-Einträge für Skype for Business/Teams.
Jede Änderung oder falsche Konfiguration dieser Einträge kann zu weitreichenden Problemen führen: E-Mails kommen nicht mehr an, Benutzer können sich nicht bei M365 anmelden, SharePoint-Seiten sind nicht erreichbar oder Teams-Funktionen sind eingeschränkt. Da DomainFactory als Ihr bisheriger Registrar und DNS-Hoster agiert, müssen diese kritischen Einträge präzise zum neuen Registrar oder direkt zu Microsoft 365 übertragen werden. Eine Fehlkonfiguration, selbst für kurze Zeit, kann zu erheblichen Geschäftsunterbrechungen führen.
Die Vorbereitung: Das A und O für einen reibungslosen Wechsel
Eine sorgfältige und umfassende Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg. Sparen Sie hier keine Zeit, denn jede Stunde der Planung kann Ihnen Tage an potenzieller Fehlerbehebung ersparen.
1. Inventur der M365-Dienste und DNS-Einträge
Bevor Sie etwas ändern, müssen Sie genau wissen, was Sie haben. Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an (admin.microsoft.com) und navigieren Sie zu Einstellungen > Domänen. Wählen Sie Ihre Domain aus und klicken Sie auf DNS-Einträge. Hier finden Sie alle von M365 benötigten Einträge. Dokumentieren Sie diese akribisch:
- Alle MX-Einträge (Priorität und Ziel).
- Alle CNAME-Einträge (Host und Ziel).
- Alle TXT-Einträge (Name, Wert, insbesondere SPF, DKIM und DMARC-Einträge).
- Alle SRV-Einträge (Service, Protokoll, Name, Priorität, Gewicht, Port, Ziel).
Diese Liste ist Ihr Masterplan. Überprüfen Sie zusätzlich die aktuellen DNS-Einstellungen bei DomainFactory, um sicherzustellen, dass keine individuellen Einträge existieren, die M365 nicht generiert hat, aber für andere Dienste notwendig sind (z.B. Website, andere Subdomains).
2. Zugangsdaten sichern
Stellen Sie sicher, dass Sie vollen Zugriff auf die folgenden Konten haben:
- Ihr DomainFactory-Konto (für den Auth-Code und gegebenenfalls letzte DNS-Checks).
- Ihr Microsoft 365 Admin Center-Konto (für die Verifizierung der Domain und DNS-Checks).
- Das Konto bei Ihrem neuen Registrar (für die Initiierung des Transfers und die Einrichtung der neuen DNS-Einträge).
3. Kommunikation ist entscheidend
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig über den geplanten Umzug und mögliche (wenn auch unwahrscheinliche) kurze Unterbrechungen. Bereiten Sie klare Anweisungen vor, falls es zu Problemen beim E-Mail-Versand/-Empfang oder bei der Anmeldung kommt. Transparenz schafft Verständnis und minimiert Panik.
4. Backup der E-Mails (optional, aber empfohlen)
Obwohl M365 in der Regel sehr robust ist, schadet ein Backup nie. Für kritische Postfächer können Sie ein lokales Backup über Outlook (PST-Dateien) erstellen oder eine Drittanbieterlösung für M365-Backups nutzen. Dies ist eine reine Vorsichtsmaßnahme, falls wider Erwarten größere Probleme auftreten.
5. Wahl des neuen Registrars und der DNS-Verwaltung
Entscheiden Sie sich frühzeitig für einen neuen Registrar. Achten Sie auf guten Support, transparente Preise und eine benutzerfreundliche Oberfläche für die DNS-Verwaltung. Die wichtigste strategische Entscheidung ist jedoch: Wer soll nach dem Umzug die DNS-Verwaltung für Ihre Domain übernehmen?
- Option A: Der neue Registrar verwaltet die DNS-Einträge. Sie kopieren alle M365-DNS-Einträge manuell zum neuen Registrar.
- Option B: Microsoft 365 verwaltet die DNS-Einträge. Sie ändern die Nameserver Ihrer Domain beim neuen Registrar auf die M365-Nameserver. M365 wird dann zur primären Quelle für die DNS-Informationen Ihrer Domain. Diese Option ist oft die sauberere Lösung für reine M365-Umgebungen.
Wir werden im Folgenden beide Optionen detailliert betrachten.
6. TTL-Werte anpassen (optional, aber nützlich)
Kurz vor dem Umzug (ca. 24-48 Stunden vorher) können Sie die TTL-Werte (Time-To-Live) Ihrer DNS-Einträge bei DomainFactory auf einen sehr niedrigen Wert (z.B. 300 Sekunden = 5 Minuten) setzen. Dies bewirkt, dass DNS-Resolver Änderungen an Ihren Einträgen schneller erkennen und die Propagationszeit minimiert wird. Vergessen Sie nicht, die TTL-Werte nach erfolgreichem Umzug wieder auf einen Standardwert (z.B. 3600 Sekunden = 1 Stunde) zu erhöhen.
Der eigentliche Domainumzug: Schritt für Schritt zum Ziel
Nach sorgfältiger Vorbereitung können Sie den eigentlichen Umzugsprozess starten. Die folgenden Schritte sind chronologisch und entscheidend.
Schritt 1: Auth-Code bei DomainFactory anfordern
Um eine Domain von DomainFactory weg zu transferieren, benötigen Sie einen sogenannten Auth-Code (auch EPP-Code oder Transfer-Code genannt). Diesen Code fordern Sie im Kundenbereich von DomainFactory für die betreffende Domain an. Der Auth-Code ist ein Sicherheitsschlüssel, der sicherstellt, dass nur der rechtmäßige Domaininhaber einen Transfer initiieren kann. Er ist oft nur eine begrenzte Zeit gültig, stellen Sie daher sicher, dass Sie den Transferprozess zeitnah abschließen.
Schritt 2: Domain-Transfer beim neuen Registrar einleiten
Wechseln Sie zum Kundenbereich Ihres neuen Registrars. Dort gibt es in der Regel einen Bereich für „Domaintransfer” oder „Domain umziehen”. Geben Sie den Namen Ihrer Domain und den von DomainFactory erhaltenen Auth-Code ein. Bestätigen Sie den Transfer und folgen Sie den weiteren Anweisungen des neuen Registrars. Der Transferprozess kann je nach TLD (Top Level Domain) und Registrar einige Stunden bis zu einigen Tagen dauern.
Schritt 3: Die kritische Phase – DNS-Einträge aktualisieren und verifizieren
Dieser Schritt ist der wichtigste und zeitkritischste. Er entscheidet über die Kontinuität Ihrer M365-Dienste. Hier unterscheiden wir die beiden zuvor genannten Szenarien:
Szenario A: DNS-Verwaltung beim neuen Registrar
Sobald der Domaintransfer eingeleitet wurde und die Domain „hängend” im Transfer ist oder bereits beim neuen Registrar angekommen ist, müssen Sie die DNS-Einträge anpassen. In den meisten Fällen können Sie dies bereits tun, wenn die Domain noch im Transfer ist, indem Sie die Nameserver vorübergehend beim neuen Registrar ändern, oder sobald der Transfer abgeschlossen ist.
- Manuelles Eintragen der M365-DNS-Records: Navigieren Sie im Admin-Bereich Ihres neuen Registrars zum DNS-Verwaltungsbereich Ihrer Domain. Tragen Sie hier *alle* zuvor bei M365 und DomainFactory gesicherten DNS-Einträge (MX, CNAME, TXT, SRV) akribisch ein. Achten Sie auf Tippfehler, Leerzeichen und korrekte Prioritäten.
- Überprüfung im M365 Admin Center: Nachdem Sie die Einträge gesetzt haben und die DNS-Propagationszeit abgewartet wurde (mindestens die voreingestellte TTL, besser 1-2 Stunden), wechseln Sie zurück ins Microsoft 365 Admin Center. Unter Einstellungen > Domänen können Sie den Status Ihrer Domain überprüfen. M365 wird Ihnen mitteilen, ob alle Einträge korrekt erkannt wurden. Gegebenenfalls müssen Sie hier auf „Überprüfen” oder „Domain überprüfen” klicken.
Sollten Fehler gemeldet werden, prüfen Sie die Einträge beim neuen Registrar nochmals gegen Ihre Dokumentation und korrigieren Sie diese umgehend.
Szenario B: DNS-Verwaltung durch Microsoft 365 (Empfohlener Weg)
Diese Option ist oft die einfachste und sicherste, wenn Ihre Domain primär für M365 genutzt wird, da M365 die DNS-Einträge automatisch konfiguriert und verwaltet.
- Ändern der Nameserver beim neuen Registrar: Sobald der Domaintransfer zum neuen Registrar abgeschlossen ist, navigieren Sie in dessen Admin-Bereich zum Bereich der Nameserver-Verwaltung. Hier ändern Sie die aktuellen Nameserver auf die von Microsoft 365 vorgegebenen Nameserver. Diese lauten in der Regel:
ns1.msft.netns2.msft.netns3.msft.netns4.msft.net
Bestätigen Sie die Änderung. Beachten Sie, dass diese Änderung eine DNS-Propagationszeit von bis zu 48 Stunden haben kann, auch wenn es oft schneller geht.
- Domain in M365 Admin Center hinzufügen/überprüfen: Nachdem die Nameserver geändert wurden und etwas Zeit vergangen ist, wechseln Sie ins Microsoft 365 Admin Center. Unter Einstellungen > Domänen klicken Sie auf Ihre Domain und anschließend auf „Überprüfen” oder „Domain überprüfen”. M365 wird nun feststellen, dass die Nameserver auf seine eigenen Server zeigen und die Domain automatisch konfigurieren und alle benötigten DNS-Einträge für Sie verwalten.
Dieser Weg minimiert das Risiko von Tippfehlern bei den einzelnen DNS-Einträgen und stellt sicher, dass M365 immer die Kontrolle über die für seine Dienste benötigten Records hat.
Schritt 4: Monitoring und Testläufe – Nichts dem Zufall überlassen
Nachdem die DNS-Einträge aktualisiert und von M365 als korrekt verifiziert wurden, ist es entscheidend, alle Dienste auf ihre Funktionalität zu überprüfen:
- E-Mail-Versand und -Empfang: Senden Sie E-Mails von und an Ihre Domain von externen und internen Adressen. Prüfen Sie, ob alles reibungslos ankommt.
- Anmeldung an M365-Diensten: Testen Sie die Anmeldung an Outlook Web Access (OWA), SharePoint Online und anderen M365-Diensten mit verschiedenen Benutzerkonten.
- SharePoint/OneDrive-Zugriff: Stellen Sie sicher, dass Benutzer weiterhin auf ihre Dateien und Team-Websites zugreifen können.
- Teams-Funktionalität: Überprüfen Sie Anrufe, Chats und Online-Meetings.
- Überprüfung von SPF, DKIM, DMARC: Diese Einträge sind kritisch für die E-Mail-Zustellbarkeit und den Schutz vor Spoofing. Nutzen Sie Online-Tools (z.B. MXToolbox), um zu überprüfen, ob Ihre SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge korrekt veröffentlicht wurden und keine Fehler aufweisen.
Häufige Stolpersteine und deren Lösung
- DNS-Propagationszeiten: Dies ist oft der Hauptgrund für Wartezeiten. DNS-Änderungen werden nicht sofort weltweit übernommen. Haben Sie Geduld und planen Sie Pufferzeiten ein.
- Falsche oder fehlende DNS-Einträge: Ein kleiner Tippfehler kann große Auswirkungen haben. Prüfen Sie die Einträge doppelt und dreifach. Nutzen Sie Tools wie
nslookupoderdig, um die DNS-Einträge Ihrer Domain zu überprüfen. - Auth-Code-Probleme: Wenn der Auth-Code ungültig ist oder abgelaufen, kann der Transfer nicht starten. Fordern Sie bei Bedarf einen neuen Code bei DomainFactory an.
- Cache-Probleme: Manchmal halten lokale DNS-Resolver oder Browser an alten Informationen fest. Leeren Sie den DNS-Cache auf Ihrem PC (
ipconfig /flushdnsunter Windows) und Ihren Browser-Cache.
Nach dem Umzug ist vor dem Umzug: Abschlussarbeiten und Dokumentation
Ist der Domainumzug erfolgreich abgeschlossen und alle M365-Dienste laufen stabil, sollten Sie noch einige Abschlussarbeiten durchführen:
- Alte DNS-Einträge bei DomainFactory prüfen und löschen: Stellen Sie sicher, dass bei DomainFactory keine relevanten DNS-Einträge mehr für Ihre umgezogene Domain aktiv sind, die Verwirrung stiften könnten.
- Dokumentation aktualisieren: Halten Sie fest, wann der Umzug stattfand, wer der neue Registrar ist, welche DNS-Verwaltungsstrategie gewählt wurde und welche Zugangsdaten nun relevant sind.
- Leistungsfähigkeit prüfen: Beobachten Sie in den ersten Tagen nach dem Umzug die Performance und Erreichbarkeit Ihrer Dienste.
Fazit: Mit Planung und Präzision zum Erfolg
Ein Domainumzug von DomainFactory unter laufender Nutzung von M365 ist zweifellos eine Aufgabe, die Sorgfalt und Fachwissen erfordert. Doch mit einer akribischen Planung, einer klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung und dem Verständnis der zugrunde liegenden DNS-Mechanismen lassen sich Ausfallzeiten minimieren und der Übergang reibungslos gestalten. Die Wahl der DNS-Verwaltung – entweder durch den neuen Registrar oder direkt durch Microsoft 365 – ist eine strategische Entscheidung, die sorgfältig getroffen werden sollte. Im Zweifelsfall ist die Übertragung der DNS-Verwaltung an M365 für reine M365-Umgebungen der empfohlene, risikoärmere Weg. Investieren Sie Zeit in die Vorbereitung und Überprüfung, und Ihr Domainumzug wird ein voller Erfolg!