Sokszor kerülünk abba a helyzetbe, hogy egy beolvasott dokumentumot kell szerkesztenünk. Legyen szó egy régi szerződésről, egy papíron lévő űrlapról vagy egy fontos táblázatról, a digitalizálás után a szerkesztés sokszor fejtörést okoz. Sokan azonnal a Microsoft Office-ra gondolnak, de szerencsére léteznek ingyenes és hatékony alternatívák, amelyekkel ugyanolyan jól, sőt, néha még jobban is boldogulhatunk.
Miért fontos a dokumentum szerkesztése?
A digitalizált dokumentumok szerkesztése számos előnnyel jár. Először is, javíthatjuk a hibákat, amelyek a beolvasás során keletkeztek. Másodszor, aktualizálhatjuk az információkat, például egy táblázatban szereplő adatokat vagy egy szerződésben lévő dátumokat. Harmadszor, átalakíthatjuk a formátumot, hogy jobban megfeleljen az igényeinknek. Végül pedig, kereshetővé tehetjük a szöveget, ami megkönnyíti a későbbi felhasználást.
A kihívás: Beolvasott dokumentum = Kép
A legnagyobb probléma a beolvasott dokumentumokkal az, hogy általában képként jelennek meg. Ez azt jelenti, hogy a szöveg nem szerkeszthető, a táblázatok nem módosíthatók, és nem tudunk új információkat hozzáadni. Ahhoz, hogy ezekkel a dokumentumokkal dolgozhassunk, először szöveggé kell alakítanunk őket. Erre szolgál az OCR (Optical Character Recognition), azaz optikai karakterfelismerés.
OCR: A kulcs a szerkeszthetőséghez
Az OCR technológia lehetővé teszi, hogy a beolvasott képeken lévő szöveget felismerjük és szerkeszthető formátumba konvertáljuk. Számos ingyenes és fizetős OCR szoftver áll rendelkezésünkre, amelyek különböző hatékonysággal és funkciókkal rendelkeznek. A választásnál érdemes figyelembe venni a dokumentum minőségét, a szöveg komplexitását és a szoftver által támogatott nyelveket.
Ingyenes megoldások a dokumentum szerkesztésére
Szerencsére nem kell mélyen a zsebünkbe nyúlni ahhoz, hogy beolvasott dokumentumokat szerkesszünk. Íme néhány népszerű és ingyenes megoldás:
- Google Docs: A Google Docs egy nagyszerű online irodai csomag, amely beépített OCR funkcióval rendelkezik. Egyszerűen feltöltjük a beolvasott dokumentumot (képként vagy PDF-ként), a Google Docs automatikusan felismeri a szöveget, és szerkeszthető formátumba konvertálja. Ezt követően a szöveget és a táblázatokat is módosíthatjuk, formázhatjuk és új tartalmat adhatunk hozzá. Kiemelendő a könnyű használhatósága és a felhő alapú tárolás lehetősége.
- Online OCR szolgáltatások: Számos weboldal kínál ingyenes OCR szolgáltatást. Ezek általában egyszerűen használhatók: feltöltjük a dokumentumot, kiválasztjuk a nyelvet, és a weboldal elvégzi a szövegfelismerést. Néhány népszerű opció: OnlineOCR.net, NewOCR.com. Fontos megjegyezni, hogy ezek a szolgáltatások általában adatvédelmi kockázatot jelenthetnek, ezért csak nem érzékeny dokumentumok esetében ajánlott a használatuk.
- LibreOffice: A LibreOffice egy ingyenes és nyílt forráskódú irodai csomag, amely a Microsoft Office kiváló alternatívája. A LibreOffice Draw alkalmazása lehetővé teszi a PDF dokumentumok szerkesztését, beleértve a beolvasott dokumentumokat is. Bár a szövegfelismerés nem automatikus, a dokumentumot képként beilleszthetjük, majd manuálisan átírhatjuk a szöveget. A táblázatokat újra létrehozhatjuk a LibreOffice Calc segítségével. Előnye, hogy offline is használható és sokoldalú.
Hogyan szerkesszünk táblázatokat beolvasott dokumentumokban?
A táblázatok szerkesztése a beolvasott dokumentumokban külön kihívást jelenthet. A legtöbb OCR szoftver nem tökéletesen ismeri fel a táblázatok szerkezetét, ezért gyakran szükség van manuális korrekcióra. A Google Docs például igyekszik a táblázatokat táblázatként felismerni, de előfordulhat, hogy cellákat kell egyesítenünk, sorokat kell törölnünk vagy új sorokat kell hozzáadnunk. A LibreOffice Calc esetében a legegyszerűbb, ha a táblázatot kézzel újraépítjük.
Tippek a táblázatok szerkesztéséhez:
- Ha a táblázat nagy és komplex, érdemesebb inkább kézzel újraépíteni, mint a hibás OCR eredményeket javítgatni.
- Használjunk képernyőképet a beolvasott táblázatról, hogy könnyen tudjuk követni az eredeti elrendezést.
- A LibreOffice Calc és a Google Sheets is kínál speciális táblázatkezelő funkciókat, amelyek megkönnyítik a táblázatok létrehozását és szerkesztését.
PDF szerkesztés Microsoft Office nélkül
Gyakran a beolvasott dokumentumokat PDF formátumban kapjuk meg. Bár a PDF eredetileg nem a szerkesztésre lett tervezve, ma már számos ingyenes PDF szerkesztő áll rendelkezésünkre, amelyekkel szöveget adhatunk hozzá, képeket helyezhetünk el, és akár űrlapokat is kitölthetünk. Ilyen például az ilovepdf.com vagy a Smallpdf.com, amelyek online felületen teszik lehetővé a PDF fájlokkal való munkát.
Összefoglalás
A beolvasott dokumentumok szerkesztése nem kell, hogy problémát okozzon. A megfelelő OCR szoftver és irodai csomag segítségével könnyedén alakíthatjuk át a képeket szerkeszthető szöveggé és táblázatokká. A Google Docs, az online OCR szolgáltatások és a LibreOffice kiváló ingyenes alternatívát jelentenek a Microsoft Office számára. Ne feledjük, hogy a táblázatok szerkesztése némi manuális munkát igényelhet, de a végeredmény megéri a fáradságot!