Access Lekérdezés Formázása: Feltételnek Megfelelő Elemek Színezése

Az Access egy nagyszerű eszköz az adatok kezelésére és elemzésére. A lekérdezések segítségével könnyedén szűrhetjük és rendszerezhetjük az információkat. Azonban az adatok egyszerű megjelenítése néha nem elegendő. Szeretnénk kiemelni bizonyos értékeket, hogy az adatokat könnyebben értelmezzük. Erre kínál megoldást a feltételes formázás, amely lehetővé teszi, hogy a lekérdezésünk eredményében a meghatározott feltételeknek megfelelő cellákat színezzük.

Miért fontos a feltételes formázás az Access lekérdezésekben?

A feltételes formázás számos előnnyel jár:

• Jobb áttekinthetőség: Segít gyorsan azonosítani a fontos információkat.
• Hibák kiszűrése: Könnyebben észrevehetők az anomáliák és a hibás adatok.
• Döntéshozatal támogatása: Az adatok vizuális kiemelésével könnyebbé válik a döntéshozatal.
• Professzionális megjelenés: Az átlátható és jól formázott adatok professzionálisabb képet sugallnak.

Hogyan színezhetünk cellákat feltételek alapján az Accessben?

Sajnos, közvetlenül magában az Access lekérdezésben nincs beépített lehetőség a feltételes formázásra. A lekérdezések elsősorban az adatok lekérésére és transzformálására szolgálnak. A színezés, a formázás már a megjelenítési réteg feladata. Ezt a lekérdezés eredményét felhasználva, űrlapokon vagy jelentésekben érhetjük el.

1. Lépés: Lekérdezés létrehozása

Először is, hozzunk létre egy lekérdezést, amely tartalmazza azokat az adatokat, amelyeket szeretnénk formázni. Például tegyük fel, hogy van egy „Értékesítések” táblánk, amely tartalmazza az eladott termékek nevét, mennyiségét és árát. Szeretnénk kiemelni azokat az eladásokat, ahol a mennyiség meghaladja az 50-et.

A lekérdezés létrehozásához:

1. Nyissuk meg az Access-t.
2. Kattintsunk a „Létrehozás” fülre.
3. Válasszuk a „Lekérdezés Tervező” opciót.
4. Adjuk hozzá az „Értékesítések” táblát.
5. Válasszuk ki a megjelenítendő mezőket (pl. Termék neve, Mennyiség, Ár).
6. Mentsük el a lekérdezést (pl. „NagyÉrtékesítések”).

2. Lépés: Űrlap vagy Jelentés létrehozása

A feltételes formázás alkalmazásához űrlapot vagy jelentést kell létrehoznunk, amely a korábban létrehozott lekérdezés adatait jeleníti meg.

Űrlap létrehozásához:

1. Kattintsunk a „Létrehozás” fülre.
2. Válasszuk a „Űrlap Varázsló” opciót (vagy „Jelentés Varázsló” jelentéshez).
3. Válasszuk ki a „NagyÉrtékesítések” lekérdezést adatforrásként.
4. Válasszuk ki a megjelenítendő mezőket.
5. Fejezzük be az Űrlap Varázslót a kívánt elrendezéssel.

3. Lépés: Feltételes formázás alkalmazása

Most jön a lényeg: a feltételes formázás alkalmazása az űrlapon vagy jelentésben:

1. Nyissuk meg az űrlapot Tervező nézetben (jobb klikk az űrlap nevére, majd „Tervező nézet”).
2. Jelöljük ki azt a vezérlőelemet (pl. szövegdobozt), amely a „Mennyiség” mezőt jeleníti meg.
3. Kattintsunk a „Formátum” fülre.
4. Keressük meg a „Feltételes formázás” gombot (általában a „Vezérlő formázása” csoportban található).
5. Kattintsunk a „Feltételes formázás” gombra.
6. Megjelenik a „Feltételes formázás szabályok kezelője” ablak.
7. Kattintsunk az „Új szabály…” gombra.
8. A „Új formázási szabály” ablakban válasszuk a „Mezőérték” opciót az „Ellenőrizze az alábbiak szerint” legördülő menüből.
9. A következő sorban válasszuk a „nagyobb, mint” opciót, és írjuk be az „50” értéket.
10. Kattintsunk a „Formátum…” gombra, és válasszuk ki a kívánt háttérszínt és betűszínt (pl. piros háttér, fehér betű).
11. Kattintsunk az „OK” gombokra, amíg vissza nem jutunk az űrlap Tervező nézetébe.
12. Mentsük el az űrlapot.

Most, ha megnyitjuk az űrlapot, az „Értékesítések” tábla azon rekordjai, ahol a „Mennyiség” mező értéke nagyobb, mint 50, a beállított színekkel lesznek kiemelve.

Tippek és trükkök a feltételes formázáshoz

• Több feltétel: Több feltételt is beállíthatunk egy vezérlőelemre. A „Feltételes formázás szabályok kezelője” ablakban egyszerűen kattintsunk az „Új szabály…” gombra, és hozzunk létre egy új szabályt a következő feltételhez.
• Kifejezések használata: A feltételekhez bonyolultabb kifejezéseket is használhatunk. Például használhatunk függvényeket (pl. IIf, DateDiff) a feltételek meghatározásához.
• Más mezők értékeire hivatkozás: A feltételben hivatkozhatunk más mezők értékeire is. Például formázhatjuk a „Termék neve” mezőt, ha a „Mennyiség” mező értéke meghaladja az 50-et.
• Formázás másolása: Ha több vezérlőelemen is ugyanazt a feltételes formázást szeretnénk alkalmazni, kijelölhetjük a már formázott vezérlőelemet, majd a „Formátum Másoló” segítségével átmásolhatjuk a formázást a többi vezérlőelemre.

Összegzés

A feltételes formázás egy hatékony eszköz az Access adatbázisok kezelésében. Segítségével könnyebben áttekinthetjük, elemezhetjük és értelmezhetjük az adatokat. Bár közvetlenül a lekérdezésekben nem alkalmazható, az űrlapokon és jelentésekben könnyedén beállíthatjuk, hogy a feltételeknek megfelelő elemek kiemelve jelenjenek meg. A fenti lépéseket követve, és a tippeket alkalmazva, látványos és informatív adatbázisokat hozhatunk létre.