Microsoft SharePoint: link készítése fájlokról és exportálás Excelbe

A Microsoft SharePoint egy hatékony platform a dokumentumok kezelésére és a csapatmunkára. Ebben a cikkben részletesen bemutatjuk, hogyan hozhatsz létre linkeket a SharePointban tárolt fájlokhoz, és hogyan exportálhatod ezeket az adatokat Excelbe. Célunk, hogy egyértelmű és könnyen követhető útmutatót nyújtsunk, amellyel te is hatékonyabban használhatod a SharePoint adatokkal való munkához.

Miért fontos a fájlok hivatkozása és az Excel export?

A fájlok közvetlen elérése linkeken keresztül nagyban leegyszerűsíti a megosztást és a munkát. Ahelyett, hogy nagyméretű fájlokat kellene e-mailben küldözgetni, egyszerűen csak megosztasz egy linket, ami a fájl legfrissebb verziójára mutat a SharePointon. Az Excel export pedig lehetővé teszi, hogy a fájlokról, azok tulajdonságairól (pl. név, módosítás dátuma, szerző) információkat gyűjts össze és rendszerezz egy könnyen kezelhető táblázatban. Ez különösen hasznos riportkészítéshez, elemzésekhez és adatbázisok építéséhez.

1. Fájl Linkek Létrehozása SharePointban

A SharePointban többféleképpen is létrehozhatsz linket egy fájlhoz:

a) Közvetlen Link Másolása

1. Navigálj a SharePoint könyvtárban ahhoz a fájlhoz, amelyhez linket szeretnél létrehozni.
2. Válaszd ki a fájlt.
3. Kattints a három pontra (…), ami a fájl melletti menüt jelöli.
4. Válaszd a „Link másolása” opciót.
5. A megjelenő ablakban testreszabhatod a link engedélyeit (pl. szerkesztés, csak megtekintés).
6. Másold ki a linket, és oszd meg a kívánt személlyel.

b) Link Létrehozása és Megosztása

1. Navigálj a SharePoint könyvtárban ahhoz a fájlhoz, amelyhez linket szeretnél létrehozni.
2. Válaszd ki a fájlt.
3. Kattints a „Megosztás” gombra.
4. Add meg a megosztani kívánt személyek e-mail címét, vagy válassz a kontaktjaid közül.
5. Állítsd be a hozzáférési engedélyeket (pl. szerkesztés, csak megtekintés).
6. Adj hozzá egy üzenetet (opcionális).
7. Kattints a „Küldés” gombra. A SharePoint e-mailben elküldi a linket a megadott címzetteknek.

Fontos megjegyzés: Mindig ellenőrizd a link engedélyeit, mielőtt megosztod. Győződj meg arról, hogy a címzettek megfelelő hozzáféréssel rendelkeznek a fájlhoz.

2. Fájl Információk Exportálása Excelbe

A SharePoint nem kínál közvetlen, beépített funkciót a fájl információk közvetlen Excelbe exportálására. Azonban léteznek kerülőutak és külső eszközök, amelyek segítenek ebben. Az alábbiakban két módszert mutatunk be:

a) SharePoint Designer Használata (Haladó)

A SharePoint Designer egy ingyenes eszköz, amellyel testreszabhatod a SharePoint webhelyeket és munkafolyamatokat. Ezzel az eszközzel létrehozhatsz egy munkafolyamatot, amely összegyűjti a fájlok adatait és egy listába menti őket, amelyet aztán Excelbe exportálhatsz.

1. Töltsd le és telepítsd a SharePoint Designert.
2. Nyisd meg a SharePoint webhelyedet a SharePoint Designerben.
3. Hozzáadj egy új listát a webhelyhez. Ez a lista fogja tartalmazni a fájlok adatait.
4. Hozzáadj a listához oszlopokat a fájlok tulajdonságainak megfelelően (pl. Fájlnév, Módosítás dátuma, Szerző).
5. Hozzáadj egy munkafolyamatot a dokumentumtárhoz.
6. A munkafolyamatban konfiguráld, hogy a fájlok feltöltésekor vagy módosításakor az adatok átkerüljenek az új listába.
7. Exportáld a listát Excelbe a SharePoint Designerben.

Ez a módszer bonyolultabb, de nagyobb rugalmasságot biztosít az exportálandó adatok kiválasztásában és formázásában.

b) Power Automate (Flow) Használata (Közepes)

A Power Automate (korábban Flow) egy Microsoft szolgáltatás, amely automatizálja a feladatokat a különböző alkalmazások és szolgáltatások között. Létrehozhatsz egy flow-t, amely a SharePoint fájlok adatait kinyeri és egy Excel táblázatba írja.

1. Nyisd meg a Power Automate-et (flow.microsoft.com).
2. Hozzáadj egy új automatizált flow-t.
3. Válaszd a „When a file is created or modified in a folder” triggert a SharePoint csatlakozóból.
4. Konfiguráld a triggert a megfelelő SharePoint webhely és könyvtár kiválasztásával.
5. Hozzáadj egy „Get file metadata” műveletet a SharePoint csatlakozóból. Ez a művelet kinyeri a fájl tulajdonságait.
6. Hozzáadj egy „Create row in a table” műveletet az Excel Online (Business) csatlakozóból. Ehhez egy Excel fájlra lesz szükséged OneDrive-on vagy SharePointon, amiben van egy táblázat.
7. Konfiguráld a „Create row in a table” műveletet a megfelelő Excel fájl, táblázat és oszlopok kiválasztásával. A fájl metaadataiból származó értékeket illeszd a táblázat oszlopaiba.
8. Teszteld a flow-t egy új fájl feltöltésével a SharePoint könyvtárba.

Ez a módszer egyszerűbb a SharePoint Designernél, de a Power Automate ismeretét igényli.

c) Harmadik Fél Szoftverek

Számos harmadik fél szoftver is elérhető, amelyek kifejezetten a SharePoint adatok Excelbe történő exportálására lettek tervezve. Ezek a szoftverek gyakran felhasználóbarátabb felületet kínálnak, és több testreszabási lehetőséget biztosítanak.

3. Tippek és Trükkök

• Névkonvenciók: Használj egységes névkonvenciókat a fájloknál, hogy könnyebb legyen azonosítani és keresni őket.
• Metaadatok: Tölts ki minél több metaadatot a fájlokhoz (pl. leírás, kategória, kulcsszavak), hogy könnyebb legyen őket rendszerezni és keresni.
• Verziókövetés: Használd a SharePoint verziókövetési funkcióját, hogy nyomon követhesd a fájlok változásait.
• Engedélyek: Gondosan kezeld a fájlokhoz való hozzáférési engedélyeket, hogy biztosítsd az adatok biztonságát.

Következtetés

A SharePoint egy rendkívül sokoldalú eszköz, amely segíthet a csapatmunkában és a dokumentumok kezelésében. A fájlok hivatkozása és az Excel export pedig tovább növeli a hatékonyságot és a produktivitást. Reméljük, hogy ez a cikk segített megérteni a folyamatot, és most már magabiztosan használhatod a SharePoint által kínált lehetőségeket.