Die elektronische Signatur ist aus dem modernen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglicht es uns, Dokumente schnell, effizient und ortsunabhängig zu unterzeichnen. Doch damit eine elektronische Signatur auch tatsächlich rechtsgültig und sicher ist, gilt es einiges zu beachten. Dieser Artikel soll Ihnen einen umfassenden Überblick geben, worauf Sie achten müssen, wenn Sie elektronisch unterschreiben.
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur ist im Grunde genommen nichts anderes als eine digitale Unterschrift, die verwendet wird, um ein elektronisches Dokument zu unterzeichnen. Sie dient dazu, die Identität des Unterzeichners zu bestätigen und die Integrität des Dokuments zu gewährleisten. Das bedeutet, dass die Signatur beweisen soll, dass das Dokument seit der Unterzeichnung nicht mehr verändert wurde.
Die verschiedenen Arten elektronischer Signaturen
Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Signaturen, die sich in ihrem Sicherheitsniveau und ihrer Rechtsgültigkeit unterscheiden. Die eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014) definiert drei Haupttypen:
- Einfache elektronische Signatur (EES): Dies ist die einfachste Form der elektronischen Signatur. Sie erfordert keine besondere Technologie oder Zertifizierung. Ein Beispiel hierfür wäre ein eingescannter Unterschrift, die in ein Dokument eingefügt wird, oder ein Häkchen in einem Kontrollkästchen. Die EES ist zwar einfach zu erstellen, bietet aber den geringsten Schutz und ist im Streitfall schwer nachweisbar.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Die FES ist sicherer als die EES. Sie muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen, unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners erstellt werden und so mit den unterzeichneten Daten verbunden sein, dass jede nachträgliche Veränderung erkennbar ist.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Dies ist die sicherste Form der elektronischen Signatur und der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat, das von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (VDSP) ausgestellt wird, und wird mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSCD) erstellt. Nur die QES erfüllt in allen EU-Mitgliedstaaten die höchsten rechtlichen Anforderungen.
Wann ist eine elektronische Signatur rechtsgültig?
Die Rechtsgültigkeit einer elektronischen Signatur hängt stark von der Art der Signatur und dem Anwendungsbereich ab. Generell gilt:
- Einfache elektronische Signatur: Oft ausreichend für interne Dokumente oder Verträge mit geringem Risiko. Ihre Beweiskraft ist jedoch begrenzt.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur: Bietet ein höheres Maß an Sicherheit und Beweiskraft und wird häufig für Verträge mit mittlerem Risiko eingesetzt.
- Qualifizierte elektronische Signatur: Ist die sicherste Option und wird für Verträge mit hohem Risiko oder für Dokumente eingesetzt, bei denen das Gesetz eine Schriftform vorsieht.
Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Dokumente elektronisch signiert werden dürfen. Bestimmte Dokumente, wie z.B. notarielle Beurkundungen oder bestimmte Grundstücksübertragungen, erfordern weiterhin die handschriftliche Unterschrift.
Sicherheit bei der elektronischen Signatur: Worauf müssen Sie achten?
Die Sicherheit Ihrer elektronischen Signatur sollte oberste Priorität haben. Hier sind einige wichtige Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten:
- Vertrauenswürdiger Anbieter: Wählen Sie einen renommierten Anbieter für elektronische Signaturen, der die eIDAS-Verordnung erfüllt und hohe Sicherheitsstandards bietet. Achten Sie auf Zertifizierungen und Prüfberichte.
- Sichere Identitätsprüfung: Der Anbieter sollte eine sichere Identitätsprüfung des Unterzeichners durchführen, um sicherzustellen, dass die Person, die das Dokument unterzeichnet, auch tatsächlich die ist, die sie vorgibt zu sein.
- Datenverschlüsselung: Stellen Sie sicher, dass die Daten während des gesamten Signaturprozesses verschlüsselt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
- Integritätssicherung: Die elektronische Signatur sollte die Integrität des Dokuments gewährleisten. Jede nachträgliche Änderung des Dokuments sollte erkennbar sein.
- Sichere Speicherung: Die signierten Dokumente sollten sicher und revisionssicher gespeichert werden.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Verwenden Sie, wenn möglich, die Zwei-Faktor-Authentifizierung, um Ihr Konto zusätzlich zu schützen.
- Sichere Geräte: Verwenden Sie nur sichere und vertrauenswürdige Geräte und Netzwerke, um Dokumente zu signieren. Vermeiden Sie öffentliche WLAN-Netzwerke.
Die Wahl des richtigen Anbieters für elektronische Signaturen
Die Wahl des richtigen Anbieters für elektronische Signaturen ist entscheidend für die Rechtsgültigkeit und Sicherheit Ihrer Signaturen. Achten Sie auf folgende Kriterien:
- eIDAS-Konformität: Der Anbieter sollte die Anforderungen der eIDAS-Verordnung erfüllen und qualifizierte Zertifikate anbieten.
- Sicherheitszertifizierungen: Achten Sie auf Zertifizierungen wie ISO 27001, die die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards belegen.
- Benutzerfreundlichkeit: Die Plattform sollte einfach zu bedienen und intuitiv sein.
- Integration: Die Plattform sollte sich nahtlos in Ihre bestehenden Geschäftsprozesse integrieren lassen.
- Support: Der Anbieter sollte einen zuverlässigen Kundensupport bieten.
- Preisgestaltung: Vergleichen Sie die Preise verschiedener Anbieter und wählen Sie das Modell, das am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
Häufige Fehler bei der elektronischen Signatur und wie man sie vermeidet
Auch bei der elektronischen Signatur können Fehler passieren, die ihre Rechtsgültigkeit gefährden. Hier sind einige häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden können:
- Verwendung einer ungeeigneten Signaturart: Wählen Sie immer die Signaturart, die für den jeweiligen Anwendungsfall geeignet ist. Im Zweifelsfall ist die qualifizierte elektronische Signatur die sicherste Wahl.
- Verwendung eines unsicheren Anbieters: Wählen Sie nur vertrauenswürdige Anbieter, die die eIDAS-Verordnung erfüllen und hohe Sicherheitsstandards bieten.
- Vernachlässigung der Identitätsprüfung: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter eine sichere Identitätsprüfung des Unterzeichners durchführt.
- Weitergabe von Zugangsdaten: Geben Sie niemals Ihre Zugangsdaten an Dritte weiter.
- Verwendung unsicherer Geräte oder Netzwerke: Verwenden Sie nur sichere Geräte und Netzwerke, um Dokumente zu signieren. Vermeiden Sie öffentliche WLAN-Netzwerke.
- Unzureichende Dokumentation: Dokumentieren Sie den Signaturprozess sorgfältig, um im Streitfall einen Nachweis zu haben.
Fazit
Die elektronische Signatur ist ein mächtiges Werkzeug, das Zeit und Ressourcen spart und die Effizienz steigert. Um jedoch sicherzustellen, dass Ihre elektronischen Signaturen rechtsgültig und sicher sind, ist es wichtig, die verschiedenen Arten von Signaturen zu verstehen, einen vertrauenswürdigen Anbieter zu wählen und die Sicherheitsaspekte zu berücksichtigen. Indem Sie diese Ratschläge befolgen, können Sie die Vorteile der elektronischen Signatur voll ausschöpfen und gleichzeitig Ihre rechtlichen und sicherheitstechnischen Risiken minimieren. Investieren Sie in die richtige Technologie und Prozesse, und Sie werden die Vorteile einer papierlosen und effizienten Zukunft genießen.