Kennen Sie das? Sie haben eine wichtige PowerPoint-Präsentation erstellt, alles ist perfekt formatiert und bereit für den Druck. Doch jedes Mal, wenn Sie auf „Drucken” klicken, müssen Sie erneut alle Einstellungen wie Farbmodus, Anzahl der Folien pro Seite und Ausrichtung anpassen. Das ist nicht nur lästig, sondern frisst auch wertvolle Zeit. Aber keine Sorge, es gibt eine Lösung! In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Druckeinstellungen in PowerPoint dauerhaft speichern können, um sich diese wiederholenden Schritte zu ersparen und Ihren Workflow zu optimieren.
Warum PowerPoint Ihre Druckeinstellungen nicht speichert (und was Sie dagegen tun können)
PowerPoint, wie viele andere Programme auch, speichert Druckeinstellungen in der Regel nur für die aktuelle Sitzung. Das bedeutet, sobald Sie PowerPoint schließen oder eine neue Präsentation öffnen, sind die Einstellungen verloren und Sie müssen von vorne beginnen. Das liegt daran, dass PowerPoint die Einstellungen meist nur temporär im Programm selbst speichert und nicht als globale Voreinstellung für alle Präsentationen. Hinzu kommt, dass unterschiedliche Drucker und Treiber ebenfalls Einfluss auf die verfügbaren Optionen haben können.
Dieses Verhalten mag auf den ersten Blick frustrierend sein, aber es gibt praktikable Wege, dieses Problem zu umgehen. Im Folgenden stellen wir Ihnen verschiedene Methoden vor, mit denen Sie Ihre bevorzugten Druckeinstellungen in PowerPoint dauerhaft festlegen können.
Methode 1: Verwenden von Druckvorlagen (Master-Folien) für konsistente Ergebnisse
Eine effektive Methode, um konsistente Druckeinstellungen zu gewährleisten, ist die Verwendung von Druckvorlagen, auch bekannt als Master-Folien. Master-Folien sind Vorlagen, die das grundlegende Design und Layout Ihrer Präsentation definieren. Sie können auch Informationen enthalten, die beim Drucken berücksichtigt werden sollen.
- Zugriff auf die Master-Ansicht: Öffnen Sie Ihre PowerPoint-Präsentation und wechseln Sie zur Registerkarte „Ansicht”. Klicken Sie dort auf „Masteransichten” und wählen Sie „Folienmaster”.
- Anpassen der Master-Folie: Im Folienmaster können Sie das Layout, die Schriftarten, Farben und andere Elemente Ihrer Präsentation bearbeiten. Fügen Sie hier beispielsweise ein Logo oder einen Text hinzu, der auf jeder gedruckten Seite erscheinen soll.
- Druckoptionen definieren: Obwohl Sie im Folienmaster keine direkten Druckeinstellungen wie Farbmodus oder Folien pro Seite festlegen können, können Sie indirekt Einfluss nehmen. Überlegen Sie sich, welche Elemente immer gedruckt werden sollen und integrieren Sie diese in den Master.
- Speichern der Präsentation als Vorlage: Speichern Sie die bearbeitete Präsentation als PowerPoint-Vorlage (*.potx). Wenn Sie nun eine neue Präsentation erstellen, die auf dieser Vorlage basiert, werden alle Einstellungen des Folienmasters übernommen.
Diese Methode ist besonders nützlich, wenn Sie regelmäßig Präsentationen mit einem einheitlichen Branding erstellen müssen. Durch die Verwendung einer Vorlage stellen Sie sicher, dass alle gedruckten Versionen ein professionelles und konsistentes Erscheinungsbild haben.
Methode 2: Der Trick mit dem „Standarddrucker”
Eine etwas indirekte, aber oft wirkungsvolle Methode, um Ihre Druckeinstellungen zu beeinflussen, ist die Konfiguration Ihres Standarddruckers. PowerPoint verwendet in der Regel die Standardeinstellungen des aktuell als Standard festgelegten Druckers. Durch Anpassen der Standardeinstellungen des Druckers können Sie somit auch die Druckausgabe in PowerPoint beeinflussen.
- Zugriff auf die Druckereinstellungen: Gehen Sie in Windows zu „Systemsteuerung” -> „Geräte und Drucker” (oder suchen Sie einfach nach „Drucker” in der Windows-Suche).
- Auswählen des Standarddruckers: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Drucker, den Sie normalerweise für Ihre PowerPoint-Ausdrucke verwenden, und wählen Sie „Als Standarddrucker festlegen”.
- Anpassen der Druckereinstellungen: Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf den Drucker und wählen Sie „Druckereinstellungen”.
- Konfigurieren der Standardeinstellungen: Hier können Sie eine Vielzahl von Einstellungen anpassen, darunter Farbmodus (Schwarzweiß oder Farbe), Papierformat, Druckqualität, Duplex-Druck und vieles mehr. Stellen Sie die gewünschten Werte ein.
- Überprüfen der Einstellungen in PowerPoint: Öffnen Sie PowerPoint und wählen Sie „Datei” -> „Drucken”. Die hier angezeigten Einstellungen sollten nun mit den Standardeinstellungen Ihres Druckers übereinstimmen.
Beachten Sie, dass diese Methode die Standardeinstellungen für *alle* Programme beeinflusst, die diesen Drucker verwenden. Wenn Sie also in anderen Anwendungen abweichende Druckeinstellungen benötigen, müssen Sie diese dort separat anpassen.
Methode 3: Speichern als PDF und Drucken aus dem PDF-Reader
Eine sehr zuverlässige Methode, um sicherzustellen, dass Ihre Druckeinstellungen beibehalten werden, ist das Speichern der PowerPoint-Präsentation als PDF-Datei und anschließendes Drucken aus einem PDF-Reader wie Adobe Acrobat Reader oder einem anderen PDF-Viewer. PDF-Dateien kapseln alle Formatierungen und Druckeinstellungen in der Datei selbst, sodass sie beim Drucken unabhängig vom verwendeten Drucker oder Betriebssystem gleich aussehen.
- Speichern als PDF: Öffnen Sie Ihre PowerPoint-Präsentation und wählen Sie „Datei” -> „Speichern unter”. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Dateityp” die Option „PDF (*.pdf)”.
- Öffnen der PDF-Datei: Öffnen Sie die erstellte PDF-Datei mit Ihrem bevorzugten PDF-Reader.
- Anpassen der Druckeinstellungen im PDF-Reader: Wählen Sie „Datei” -> „Drucken” (oder das entsprechende Drucksymbol). Hier können Sie die Druckeinstellungen nach Bedarf anpassen, z. B. Farbmodus, Anzahl der Kopien, Seitenbereich und Layout.
- Drucken der PDF-Datei: Klicken Sie auf „Drucken”. Die PDF-Datei wird nun mit den von Ihnen festgelegten Einstellungen gedruckt.
Der Vorteil dieser Methode ist, dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass PowerPoint Ihre Druckeinstellungen überschreibt. Die PDF-Datei enthält alle notwendigen Informationen, um die Präsentation korrekt zu drucken. Außerdem ist diese Methode ideal, wenn Sie die Präsentation an andere Personen weitergeben, da Sie sicherstellen können, dass diese die Präsentation genauso drucken können, wie Sie es beabsichtigt haben.
Methode 4: Makros (für fortgeschrittene Anwender)
Für fortgeschrittene PowerPoint-Anwender bietet sich die Möglichkeit, ein Makro zu erstellen, das die gewünschten Druckeinstellungen automatisch setzt. Makros sind kleine Programme, die in PowerPoint ausgeführt werden können, um Aufgaben zu automatisieren. Mit einem Makro können Sie beispielsweise die Anzahl der Folien pro Seite, den Farbmodus und andere Druckoptionen definieren und diese Einstellungen automatisch anwenden, bevor Sie drucken.
Achtung: Das Erstellen und Verwenden von Makros erfordert Kenntnisse in der Programmiersprache VBA (Visual Basic for Applications). Wenn Sie keine Erfahrung mit VBA haben, sollten Sie diese Methode nur verwenden, wenn Sie bereit sind, sich in die Materie einzuarbeiten.
- Aktivieren der Entwicklerregisterkarte: Gehen Sie zu „Datei” -> „Optionen” -> „Menüband anpassen”. Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen „Entwickler”.
- Öffnen des VBA-Editors: Klicken Sie auf die Registerkarte „Entwickler” und dann auf „Visual Basic”.
- Einfügen eines neuen Moduls: Klicken Sie im VBA-Editor auf „Einfügen” -> „Modul”.
- Eingabe des Makro-Codes: Geben Sie den folgenden (oder einen ähnlichen) VBA-Code in das Modul ein:
Sub DruckenMitEinstellungen() With ActivePresentation.PrintOptions .OutputType = ppPrintOutputTwoSlideHandouts ' Zwei Folien pro Seite .PrintColorMode = ppPrintColorBlackAndWhite ' Schwarzweiß-Druck .RangeType = ppPrintAll ' Alle Folien drucken End With ActivePresentation.PrintOut End Sub - Anpassen des Makro-Codes: Passen Sie den Code an Ihre gewünschten Druckeinstellungen an. Die Kommentare im Code geben Hinweise zu den verschiedenen Optionen. Recherchieren Sie bei Bedarf online nach den entsprechenden VBA-Befehlen für PowerPoint-Druckoptionen.
- Speichern der Präsentation als Makro-aktivierte Präsentation: Speichern Sie die Präsentation als PowerPoint-Präsentation mit Makros (*.pptm).
- Ausführen des Makros: Um das Makro auszuführen, klicken Sie auf der Registerkarte „Entwickler” auf „Makros”, wählen Sie das Makro „DruckenMitEinstellungen” aus und klicken Sie auf „Ausführen”.
Diese Methode bietet die größte Flexibilität und Kontrolle über die Druckeinstellungen, erfordert aber auch den größten Aufwand. Der Vorteil ist, dass Sie das Makro einmal erstellen und dann jederzeit wiederverwenden können, um Ihre Präsentationen mit den gewünschten Einstellungen zu drucken.
Zusammenfassung: Nie wieder mühsame Neueinstellungen
Das ständige Neueinstellen der Druckoptionen in PowerPoint kann wirklich nerven. Mit den hier vorgestellten Methoden können Sie diesen Frust jedoch vermeiden und Ihren Workflow deutlich beschleunigen. Ob Sie nun Druckvorlagen verwenden, die Standardeinstellungen Ihres Druckers anpassen, Ihre Präsentation als PDF speichern oder ein Makro erstellen – es gibt für jeden Anwender die passende Lösung, um die Druckeinstellungen dauerhaft zu speichern und ein professionelles Ergebnis zu erzielen. Probieren Sie die verschiedenen Methoden aus und finden Sie die, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. So sparen Sie Zeit und Nerven und können sich auf das Wesentliche konzentrieren: die Erstellung beeindruckender Präsentationen!