Wer kennt das nicht? Sie haben stundenlang an einer Excel-Tabelle gearbeitet, die Daten akribisch gepflegt und die schönsten Diagramme erstellt. Dann wollen Sie das Ergebnis ausdrucken und… Mist! Excel druckt nur einen Teil der Tabelle, schneidet wichtige Informationen ab oder druckt gar leere Zellen mit. Frustrierend, oder?
Aber keine Sorge, es gibt eine einfache Lösung für dieses Problem: die Festlegung eines Druckbereichs. In diesem ausführlichen Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie in Excel einen Druckbereich dauerhaft festlegen können, um zukünftig unerwünschte Überraschungen beim Drucken zu vermeiden. Wir gehen auf verschiedene Methoden ein, erklären die Hintergründe und geben Ihnen Tipps für fortgeschrittene Anwendungen.
Warum ist die Festlegung eines Druckbereichs wichtig?
Excel ist ein unglaublich mächtiges Werkzeug zur Datenverarbeitung und -analyse. Oftmals enthalten Tabellen jedoch nicht nur die Daten, die Sie tatsächlich ausdrucken möchten. Es können Zwischenrechnungen, Notizen, Hilfsspalten oder Formatierungen vorhanden sein, die nur für interne Zwecke dienen. Ohne einen festgelegten Druckbereich würde Excel versuchen, die gesamte Tabelle zu drucken, was zu unerwünschten Ergebnissen führen kann.
Hier sind einige Gründe, warum die Festlegung eines Druckbereichs unerlässlich ist:
* **Präzision:** Sie bestimmen exakt, welche Daten ausgedruckt werden.
* **Übersichtlichkeit:** Sie vermeiden das Ausdrucken unnötiger Informationen.
* **Professioneller Eindruck:** Sie sorgen für saubere und professionelle Ausdrucke.
* **Zeitersparnis:** Sie vermeiden unnötige Ausdrucke und sparen somit Papier und Toner.
* **Konsistenz:** Bei wiederholten Ausdrucken erhalten Sie immer das gleiche Ergebnis.
Methode 1: Der klassische Weg – Druckbereich manuell festlegen
Die einfachste und direkteste Methode, einen Druckbereich in Excel festzulegen, ist die manuelle Auswahl der Zellen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:
1. **Auswahl des Bereichs:** Markieren Sie den Zellbereich, den Sie drucken möchten. Klicken Sie mit der Maus in die erste Zelle des Bereichs und ziehen Sie den Mauszeiger bis zur letzten Zelle, um den gesamten Bereich auszuwählen. Alternativ können Sie auch die Umschalttaste (Shift) gedrückt halten und mit den Pfeiltasten den Bereich auswählen.
2. **Aufruf der Druckbereichsfunktion:** Gehen Sie im Menüband auf den Reiter „Seitenlayout”.
3. **Festlegung des Druckbereichs:** In der Gruppe „Seite einrichten” finden Sie die Schaltfläche „Druckbereich”. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil daneben und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Druckbereich festlegen”.
Fertig! Excel hat nun den ausgewählten Bereich als Druckbereich definiert.
**Wichtig:** Um sicherzustellen, dass der Druckbereich korrekt festgelegt wurde, können Sie die Druckvorschau verwenden. Diese finden Sie entweder über „Datei” -> „Drucken” oder über das Schnellzugriffsmenü (falls aktiviert). In der Druckvorschau sehen Sie genau, wie der Ausdruck aussehen wird.
Methode 2: Druckbereich über den Namen definieren (für fortgeschrittene Anwender)
Diese Methode ist etwas komplexer, bietet aber den Vorteil, dass der Druckbereich dynamisch anpassbar ist. Sie definieren einen Namen für den Druckbereich und können diesen später einfach über den Namensmanager ändern.
1. **Auswahl des Bereichs:** Wählen Sie den Zellbereich aus, den Sie als Druckbereich definieren möchten, wie in Methode 1 beschrieben.
2. **Namensfeld nutzen:** Gehen Sie zum Namensfeld links neben der Bearbeitungsleiste (dort, wo normalerweise die Zelladresse angezeigt wird, z.B. „A1”).
3. **Namen eingeben:** Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Druckbereich ein, z.B. „Druckbereich_Bericht”. Achten Sie darauf, dass der Name keine Leerzeichen enthält und mit einem Buchstaben beginnt.
4. **Eingabetaste drücken:** Bestätigen Sie die Eingabe mit der Eingabetaste.
5. **Druckbereich definieren:** Gehen Sie erneut zum Reiter „Seitenlayout” -> „Seite einrichten” -> „Druckbereich” -> „Druckbereich festlegen”.
6. **Namensmanager öffnen:** Gehen Sie zum Reiter „Formeln” und klicken Sie auf „Namensmanager”.
7. **Namen zuweisen:** Wählen Sie im Namensmanager den zuvor definierten Namen aus (z.B. „Druckbereich_Bericht”). Im Feld „Bezieht sich auf” sollte die Formel `=Blatt1!$A$1:$C$10` (oder ähnlich, abhängig von Ihrem ausgewählten Bereich) stehen.
Nun können Sie den Druckbereich über den Namensmanager einfach anpassen, indem Sie den Bereich im Feld „Bezieht sich auf” ändern. Diese Methode ist besonders nützlich, wenn sich der zu druckende Bereich regelmäßig ändert.
Methode 3: VBA-Code zur Automatisierung des Druckbereichs
Für sehr komplexe Anwendungen oder wenn Sie den Druckbereich automatisiert festlegen möchten (z.B. basierend auf bestimmten Bedingungen), können Sie VBA-Code verwenden. Dies erfordert jedoch grundlegende Kenntnisse in der VBA-Programmierung.
Hier ist ein Beispiel für einen einfachen VBA-Code, der den Druckbereich auf den Bereich A1 bis C10 festlegt:
„`vba
Sub DruckbereichFestlegen()
With ActiveSheet.PageSetup
.PrintArea = „$A$1:$C$10”
End With
End Sub
„`
**Anleitung:**
1. **VBA-Editor öffnen:** Drücken Sie die Tastenkombination Alt + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.
2. **Modul einfügen:** Gehen Sie im VBA-Editor auf „Einfügen” -> „Modul”.
3. **Code einfügen:** Kopieren Sie den obigen VBA-Code in das Modul.
4. **Code anpassen:** Ändern Sie den Bereich `$A$1:$C$10` im Code entsprechend Ihrem gewünschten Druckbereich.
5. **Code ausführen:** Drücken Sie F5 oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausführen”, um den Code auszuführen.
**Wichtig:** Speichern Sie die Excel-Datei im Format *.xlsm (Excel-Arbeitsmappe mit Makros), um den VBA-Code zu speichern.
Druckbereich löschen: So geht’s
Manchmal möchten Sie den festgelegten Druckbereich wieder entfernen. Auch das ist ganz einfach:
1. **Aufruf der Druckbereichsfunktion:** Gehen Sie im Menüband auf den Reiter „Seitenlayout”.
2. **Druckbereich löschen:** In der Gruppe „Seite einrichten” finden Sie die Schaltfläche „Druckbereich”. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil daneben und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Druckbereich aufheben”.
Nun ist der Druckbereich gelöscht und Excel druckt wieder die gesamte Tabelle oder versucht, den Bereich automatisch zu erkennen.
Tipps und Tricks für den optimalen Druckbereich
* **Druckvorschau nutzen:** Kontrollieren Sie vor jedem Ausdruck die Druckvorschau, um sicherzustellen, dass der Druckbereich korrekt festgelegt wurde und der Ausdruck Ihren Erwartungen entspricht.
* **Skalierung anpassen:** Im Dialogfeld „Seite einrichten” können Sie die Skalierung des Ausdrucks anpassen, um den Druckbereich optimal auf dem Papier darzustellen.
* **Wiederholungszeilen und -spalten:** Im Dialogfeld „Seite einrichten” können Sie festlegen, welche Zeilen oder Spalten auf jeder Seite wiederholt werden sollen (z.B. Überschriften).
* **Druckoptionen anpassen:** Unter „Datei” -> „Drucken” finden Sie weitere Optionen zur Anpassung des Ausdrucks, z.B. das Drucken von Kommentaren, Gitternetzlinien oder Formeln.
* **Dynamische Druckbereiche mit Formeln:** Kombinieren Sie die Methode mit dem Namensmanager mit Formeln wie `INDIREKT` oder `VERSCHIEBUNG`, um den Druckbereich dynamisch an die Daten anzupassen. Dies ist besonders nützlich, wenn sich die Größe der Tabelle regelmäßig ändert.
* **Mehrere Druckbereiche:** In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, mehrere Druckbereiche in einem Arbeitsblatt zu definieren. Dies ist jedoch nur über VBA-Code möglich.
Fazit: Nie wieder falsche Ausdrucke dank des definierten Druckbereichs
Die Festlegung eines Druckbereichs in Excel ist eine einfache, aber effektive Methode, um unerwünschte Überraschungen beim Drucken zu vermeiden. Egal ob Sie die klassische Methode, den Namensmanager oder VBA-Code verwenden – mit den hier vorgestellten Techniken haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Ausdrucke. Investieren Sie ein paar Minuten in die Definition Ihres Druckbereichs und Sie werden zukünftig viel Zeit, Papier und Nerven sparen. Und vergessen Sie nicht: Die Druckvorschau ist Ihr bester Freund!