Kennst du das Gefühl, wenn du deine Projekte in Notion verwaltest, aber irgendwie das Gefühl hast, dass dir die visuelle Übersicht fehlt? Du hast all deine Aufgaben und To-Dos fein säuberlich in einer Datenbank erfasst, aber der Fortschritt ist schwer auf einen Blick zu erkennen? Dann bist du hier genau richtig! In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du einen dynamischen Fortschrittskreis (Progress Circle) in Notion erstellst, der sich automatisch aus deiner Datenbank aktualisiert. Und das Beste daran: Es ist einfacher als du denkst!
Wir alle lieben Notion für seine Flexibilität und Anpassbarkeit. Doch manchmal wünscht man sich etwas mehr visuelle Aufbereitung, besonders wenn es um die Fortschrittskontrolle geht. Ein Fortschrittskreis ist eine fantastische Möglichkeit, den Status deiner Projekte oder Aufgaben übersichtlich darzustellen. Aber anstatt den Fortschritt manuell anzupassen, zeigen wir dir, wie du ihn mit einer cleveren Formel automatisierst.
Warum ein automatischer Fortschrittskreis in Notion?
- Visuelle Übersicht: Sofortiger Überblick über den Fortschritt deiner Projekte.
- Automatisierung: Keine manuelle Aktualisierung mehr – die Formel erledigt das für dich.
- Motivation: Der Fortschrittskreis visualisiert deinen Erfolg und motiviert dich, weiterzumachen.
- Zeitersparnis: Weniger Zeit für die Verwaltung, mehr Zeit für die Umsetzung.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So erstellst du deinen dynamischen Fortschrittskreis
Lass uns direkt loslegen! Wir werden uns auf das Erstellen eines Fortschrittskreises basierend auf einer Datenbank konzentrieren, die Aufgaben mit Status-Eigenschaften enthält. Du kannst diese Schritte aber leicht an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen.
Schritt 1: Die Datenbankstruktur
Der erste Schritt ist die richtige Strukturierung deiner Notion-Datenbank. Du benötigst mindestens folgende Eigenschaften:
- Name: (Titel) Der Name der Aufgabe.
- Status: (Select oder Status) Eine Auswahl, die den Status der Aufgabe angibt (z.B. „To Do”, „In Bearbeitung”, „Fertig”).
- Fertig: (Checkbox) Eine Checkbox, die anzeigt, ob die Aufgabe abgeschlossen ist (Optional, kann aber die Formel vereinfachen).
Du kannst natürlich noch weitere Eigenschaften hinzufügen, die für deine Projekte relevant sind, wie z.B. Fälligkeitsdatum, Verantwortlicher, Priorität usw.
Schritt 2: Die magische Formel
Jetzt kommt der spannende Teil: die Formel für den Fortschritt. Hier ist die Grundformel, die wir verwenden werden:
round((prop("Anzahl Fertig") / prop("Gesamtzahl Aufgaben")) * 100) / 100Aber Moment mal! Was bedeutet das alles? Lass uns die Formel aufschlüsseln und an deine Datenbank anpassen:
- `prop(„Anzahl Fertig”)`: Hier musst du die Anzahl der erledigten Aufgaben ermitteln. Wenn du eine Checkbox-Eigenschaft namens „Fertig” hast, kannst du diese nutzen, um die erledigten Aufgaben zu zählen. Du benötigst eine weitere Formel-Eigenschaft, um die Anzahl der „Fertig”-Checkboxen zu zählen:
if(prop("Fertig"), 1, 0). Diese Formel gibt 1 zurück, wenn die Checkbox aktiviert ist, und 0, wenn sie deaktiviert ist. Nenne diese Eigenschaft z.B. „Fertig Zähler”. Dann kannst du in der Hauptdatenbank eine Rollup-Eigenschaft erstellen, die die „Fertig Zähler”-Eigenschaften aller zugehörigen Aufgaben summiert. - `prop(„Gesamtzahl Aufgaben”)`: Auch hier benötigst du eine Rollup-Eigenschaft. Verbinde deine Datenbank mit einer anderen Datenbank, die die Projekte (oder die Aufgabenlisten) enthält. Erstelle dann eine Rollup-Eigenschaft, die die Anzahl aller Aufgaben in der zugehörigen Datenbank zählt.
- `* 100`: Multipliziert das Ergebnis, um einen Prozentsatz zu erhalten.
- `/ 100`: Dividiert das Ergebnis durch 100, um eine Dezimalzahl zwischen 0 und 1 zu erhalten, die wir für den Fortschrittskreis benötigen.
- `round(…)`: Rundet das Ergebnis, um es besser lesbar zu machen.
WICHTIG: Passe die Namen der Eigenschaften in der Formel an deine Datenbank an. Wenn deine Checkbox-Eigenschaft z.B. „Abgeschlossen” heißt, musst du `prop(„Fertig”)` durch `prop(„Abgeschlossen”)` ersetzen.
Hier ist ein Beispiel, wie die gesamte Struktur aussehen könnte (angenommen du hast eine Hauptdatenbank „Projekte” und eine Unterdatenbank „Aufgaben”):
- Aufgaben-Datenbank:
- Name (Titel)
- Status (Select/Status: To Do, In Bearbeitung, Fertig)
- Fertig (Checkbox)
- Projekt (Relation: Verknüpft mit der Projekte-Datenbank)
- Fertig Zähler (Formel: `if(prop(„Fertig”), 1, 0)`)
- Projekte-Datenbank:
- Name (Titel)
- Aufgaben (Relation: Verknüpft mit der Aufgaben-Datenbank)
- Anzahl Fertig (Rollup: Wählt die Relation „Aufgaben” aus, wählt die Eigenschaft „Fertig Zähler” aus, Berechnen: Summe)
- Gesamtzahl Aufgaben (Rollup: Wählt die Relation „Aufgaben” aus, wählt die Eigenschaft „Name” aus, Berechnen: Anzahl)
- Fortschritt (Formel: `round((prop(„Anzahl Fertig”) / prop(„Gesamtzahl Aufgaben”)) * 100) / 100`)
Schritt 3: Den Fortschrittskreis einfügen
Notion bietet standardmäßig keinen Fortschrittskreis. Wir müssen einen Trick anwenden, um einen Fortschrittskreis anzuzeigen.
Option 1: Den Fortschrittskreis mit Emojis erstellen
Diese Methode ist einfach, aber etwas ungenauer. Du verwendest Emojis, um den Fortschritt zu visualisieren.
- Erstelle eine neue Formel-Eigenschaft in deiner Datenbank.
- Füge folgende Formel ein (passe die Anzahl der Emojis nach Bedarf an):
- Erkläre:
prop("Fortschritt") * 10rechnet den Fortschritt (z.B. 0.5 für 50%) in einen Wert zwischen 0 und 10 um. Dann werden so viele gefüllte Quadrate (■) angezeigt, wie der Wert angibt. Der Rest wird mit leeren Quadraten (□) aufgefüllt.
slice("■■■■■■■■■■", 0, round(prop("Fortschritt") * 10)) + slice("□□□□□□□□□□", 0, 10 - round(prop("Fortschritt") * 10))Option 2: Progress Bar Widget von Drittanbietern
Es gibt verschiedene Anbieter von Widgets für Notion, die Progress Bars anbieten. Diese sind oft genauer und optisch ansprechender, erfordern aber möglicherweise ein Abonnement.
- Suche nach einem „Notion Progress Bar Widget” in einer Suchmaschine.
- Befolge die Anweisungen des Anbieters, um das Widget in deine Notion-Seite einzubetten.
- Konfiguriere das Widget, um die Fortschrittsdaten aus deiner Datenbank zu beziehen.
Option 3: Inline-Fortschrittsbalken mit der `style`-Funktion (Experimentell)
Eine neuere Möglichkeit, Fortschrittsbalken direkt in Notion zu erstellen, nutzt die experimentelle `style`-Funktion innerhalb von Formeln. Diese Methode erfordert etwas mehr technisches Verständnis, bietet aber eine sehr flexible Lösung.
Hier ist ein Beispiel, wie du einen Fortschrittsbalken erstellen kannst (Hinweis: Die Unterstützung und Darstellung dieser Funktion kann variieren):
let progress = prop("Fortschritt");
let barWidth = progress * 100; // Berechne die Breite des Fortschrittsbalkens in Prozent
""
WICHTIG: Diese Methode ist abhängig von der internen Unterstützung von HTML/CSS in Notion und kann sich ändern. Teste sie gründlich und informiere dich über aktuelle Updates.
Schritt 4: Anpassung und Optimierung
Dein Fortschrittskreis ist nun funktionsfähig! Aber es gibt noch ein paar Dinge, die du tun kannst, um ihn zu optimieren:
- Farben: Passe die Farben der Emojis oder des Widgets an dein Notion-Design an.
- Formatierung: Füge zusätzliche Informationen hinzu, wie z.B. den Prozentsatz des Fortschritts.
- Bedingte Formatierung: Ändere die Darstellung des Fortschrittskreises je nach Status des Projekts (z.B. rot für überfällige Projekte).
Fazit: Dein persönliches Fortschritts-Cockpit in Notion
Mit diesen Schritten hast du einen dynamischen Fortschrittskreis in Notion erstellt, der sich automatisch aus deiner Datenbank aktualisiert. Egal, ob du deine persönlichen Projekte verwaltest oder im Team arbeitest, ein visueller Fortschrittskreis hilft dir, den Überblick zu behalten und motiviert dich, deine Ziele zu erreichen. Experimentiere mit verschiedenen Formeln und Darstellungsmethoden, um deinen Fortschrittskreis optimal an deine Bedürfnisse anzupassen. Schluss mit Frust, hallo Fortschritt!
Wir hoffen, dieser Artikel hat dir geholfen! Viel Spaß beim Umsetzen und erfolgreichen Projektmanagement in Notion!