Microsoft 365 Business Basic – der Name lässt vielleicht vermuten, dass es sich nur um eine abgespeckte Version der Office-Anwendungen handelt. Aber steckt vielleicht mehr dahinter? Viele Unternehmen fragen sich: Sind Power Apps tatsächlich in diesem kostengünstigen Paket enthalten? Die Antwort ist komplexer, als man denkt, und dieser Artikel wird Licht ins Dunkel bringen.
Zunächst einmal: Ja, Power Apps sind *teilweise* in Microsoft 365 Business Basic enthalten. Aber bevor Sie jetzt euphorisch Ihre IT-Abteilung alarmieren, sollten Sie verstehen, was das genau bedeutet. Es geht nicht darum, uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen von Power Apps zu haben. Stattdessen erhalten Sie Zugriff auf eine *eingeschränkte* Version, die auf bestimmte Anwendungsfälle innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems zugeschnitten ist.
Was bedeutet „eingeschränkter Zugriff” konkret?
Der springende Punkt ist die Konnektivität. Mit Microsoft 365 Business Basic können Sie Power Apps verwenden, um Apps zu erstellen, die sich *ausschließlich* mit den in Ihrem Abonnement enthaltenen Standard-Datenquellen verbinden. Das sind hauptsächlich:
- SharePoint Online: Eine zentrale Drehscheibe für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit.
- Microsoft Lists: Für einfache Listen und Tracking-Aufgaben.
- OneDrive for Business: Ihr persönlicher Cloud-Speicher.
- Microsoft Teams: Die zentrale Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit.
- Outlook: Ihr E-Mail- und Kalender-Client.
Das bedeutet, dass Sie Power Apps nutzen können, um benutzerdefinierte Oberflächen für Ihre SharePoint-Listen zu erstellen, Workflows in Teams zu automatisieren oder Daten aus Outlook in eine zentrale App zu integrieren. Diese Anwendungen können interne Prozesse optimieren, die Dateneingabe vereinfachen und die Benutzerfreundlichkeit verbessern – alles innerhalb der Grenzen des Microsoft 365-Universums.
Was NICHT in Business Basic enthalten ist
Die Einschränkungen werden deutlicher, wenn es um die Konnektivität zu externen Datenquellen geht. Wenn Sie eine Power App erstellen möchten, die sich mit beispielsweise Ihrem CRM-System, Ihrem Buchhaltungsprogramm oder einer anderen Datenbank verbindet, die nicht standardmäßig in Microsoft 365 enthalten ist, benötigen Sie eine separate Power Apps-Lizenz (Power Apps per user Plan oder Power Apps per app Plan).
Hier sind einige Beispiele für Szenarien, die *nicht* mit Power Apps in Microsoft 365 Business Basic abgedeckt sind:
- Verbindung zu SQL Server: Um Daten aus einer lokalen oder Cloud-basierten SQL Server-Datenbank abzurufen oder zu aktualisieren.
- Integration mit Salesforce oder Dynamics 365: Für den Zugriff auf Kundendaten und die Automatisierung von Vertriebsprozessen.
- Verbindung zu Drittanbieter-APIs: Um Daten von externen Diensten abzurufen, z. B. Wetterdaten, Social-Media-Feeds oder Finanzdaten.
- Nutzung von Premium Connectors: Viele Connectors, die den Zugriff auf spezialisierte Datenquellen ermöglichen, erfordern eine Premium-Lizenz.
Darüber hinaus gibt es auch Einschränkungen hinsichtlich der Datenspeicherkapazität und der Anzahl der Power Automate-Flows (ehemals Microsoft Flow), die Sie erstellen können. Diese sind in der Regel ausreichend für kleinere Anwendungen, können aber bei komplexeren Anforderungen schnell an ihre Grenzen stoßen.
Warum diese Einschränkungen?
Microsoft staffelt seine Lizenzen, um sicherzustellen, dass Kunden nur für die Funktionen bezahlen, die sie tatsächlich nutzen. Microsoft 365 Business Basic richtet sich an Unternehmen, die grundlegende Produktivitätstools benötigen und interne Prozesse innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems optimieren möchten. Für komplexere Anwendungen und die Integration mit externen Datenquellen sind erweiterte Lizenzen erforderlich, die einen höheren Preis rechtfertigen.
Anwendungsbeispiele für Power Apps in Business Basic
Trotz der Einschränkungen gibt es zahlreiche Anwendungsfälle, in denen Power Apps in Microsoft 365 Business Basic einen erheblichen Mehrwert bieten können. Hier sind einige Beispiele:
- Benutzerdefinierte SharePoint-Formulare: Erstellen Sie intuitive und ansprechende Formulare für die Dateneingabe in SharePoint-Listen, die die Standard-SharePoint-Formulare ersetzen.
- Mobile Apps für die Datenerfassung: Entwickeln Sie einfache mobile Apps, mit denen Mitarbeiter unterwegs Daten erfassen und direkt in SharePoint oder Lists speichern können.
- Genehmigungsworkflows: Automatisieren Sie Genehmigungsprozesse für Urlaubsanträge, Spesenabrechnungen oder andere interne Anforderungen mithilfe von Power Automate und Power Apps.
- Projektmanagement-Apps: Erstellen Sie einfache Projektmanagement-Apps, die Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten in SharePoint verwalten.
- Bestandsverfolgung: Implementieren Sie eine einfache Bestandsverfolgungs-App, die Daten aus SharePoint-Listen verwendet, um Lagerbestände zu überwachen und Bestellungen zu verwalten.
Die Vorteile der Nutzung von Power Apps mit Business Basic
Selbst in der eingeschränkten Version bietet die Nutzung von Power Apps mit Microsoft 365 Business Basic einige überzeugende Vorteile:
- Kosteneffizienz: Sie erhalten Zugriff auf grundlegende Power Apps-Funktionen, ohne zusätzliche Lizenzkosten.
- Einfache Integration: Die nahtlose Integration mit anderen Microsoft 365-Anwendungen erleichtert die Entwicklung und Bereitstellung von Apps.
- No-Code/Low-Code-Entwicklung: Mit der benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Oberfläche können auch Mitarbeiter ohne Programmierkenntnisse Apps erstellen.
- Mobile Zugänglichkeit: Erstellen Sie Apps, die auf Desktops, Tablets und Smartphones funktionieren, und ermöglichen Sie so den mobilen Zugriff auf Daten und Prozesse.
- Verbesserte Benutzerfreundlichkeit: Gestalten Sie benutzerdefinierte Oberflächen, die die Dateneingabe vereinfachen und die Effizienz steigern.
Wann sollten Sie eine separate Power Apps-Lizenz in Betracht ziehen?
Wenn Ihre Anforderungen über die Möglichkeiten der in Microsoft 365 Business Basic enthaltenen Power Apps-Version hinausgehen, ist es ratsam, eine separate Lizenz zu erwerben. Dies ist der Fall, wenn:
- Sie eine Verbindung zu externen Datenquellen herstellen müssen.
- Sie Premium Connectors benötigen.
- Sie erweiterte Datenspeicher- oder Kapazitätsanforderungen haben.
- Sie komplexere Anwendungen mit umfangreichen Automatisierungen entwickeln möchten.
- Sie Funktionen wie AI Builder oder Portals benötigen.
Microsoft bietet verschiedene Power Apps-Lizenzoptionen an, die auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind. Der „Power Apps per user Plan” ist ideal für Benutzer, die regelmäßig verschiedene Apps nutzen, während der „Power Apps per app Plan” kostengünstiger ist, wenn Sie nur eine oder wenige Apps benötigen.
Fazit: Power Apps in Business Basic – Ein guter Start, aber nicht die ganze Geschichte
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Power Apps *tatsächlich* in Microsoft 365 Business Basic enthalten sind, jedoch mit erheblichen Einschränkungen. Sie können damit interne Prozesse innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems optimieren und benutzerdefinierte Apps für SharePoint, Lists, OneDrive, Teams und Outlook erstellen. Wenn Sie jedoch eine Verbindung zu externen Datenquellen herstellen, Premium Connectors verwenden oder komplexere Anwendungen entwickeln möchten, benötigen Sie eine separate Power Apps-Lizenz.
Betrachten Sie die in Business Basic enthaltene Power Apps-Version als einen guten Ausgangspunkt, um die Möglichkeiten der Plattform kennenzulernen und einfache Anwendungen zu erstellen. Wenn Ihr Unternehmen wächst und Ihre Anforderungen steigen, sollten Sie eine erweiterte Lizenz in Betracht ziehen, um das volle Potenzial von Power Apps auszuschöpfen.